Когато знаете, че ще излезете от кабинета за няколко дни, можете да настроите асистента извън офиса, който да отговаря автоматично и да каже на хората, че сте се наслаждавали на ваканцията си, докато са останали на работа.
За да създадем от офиса отговор в Outlook, ще създадем имейл шаблон със съобщението, което искаме да използваме, и след това ще създадем правило, което ще изпрати отговор с това съобщение на всички имейли, които получаваме по време на определен период от време.
ЗАБЕЛЕЖКА: Outlook трябва да е отворен, за да може правилото да се изпълнява и вашият отговорен от вас офис да бъде изпратен. Така че, не забравяйте да оставите компютъра си и Outlook да работи, докато сте извън офиса.
За да създадете шаблон за съобщения в Outlook, уверете се, че в раздела "Начало" е активен и кликнете върху бутона "Нов имейл" в секцията Нова.
Въведете съобщението, което искате да бъде изпратено като автоматичен отговор в полето за съобщения. Не въвеждайте имейл адрес или предмет. След това кликнете върху раздела "Файл".
Кликнете върху "Запазване като" в списъка с опции отляво на екрана зад кулисите.
В диалоговия прозорец Запиши като изберете "Шаблон на Outlook (* .oft)" от падащото меню "Запазване като тип".
Влизате в папката с шаблони на потребителите. Въведете име за шаблона в полето "Име на файла", запазвайки разширението ".oft" и кликнете върху "Запазване".
Ако искате да копирате шаблона за електронна поща от отговор на задачата на друг компютър или да го архивирате, пълният път към папката на шаблоните на потребителя е C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates , Заменете с вашето потребителско име на Windows.
Затворете прозореца за съобщения, като кликнете върху бутона "X" в горния десен ъгъл.
Показва се диалогов прозорец с въпрос дали искате да запазите чернова на съобщението. Не е нужно, защото сте го запазили като шаблон, но можете, ако искате. Кликнете върху "Да", ако искате да запазите чернова, или "Не", ако не го направите.
В секцията "Преместване" кликнете върху бутона "Правила" и изберете "Управление на правила и сигнали" от падащото меню.
Можете също така да кликнете върху раздела "Файл", за да отворите екрана на задната стена. Уверете се, че екранът "Info" е активен (ако е необходимо, кликнете върху "Info" вляво) и след това кликнете върху бутона "Manage Rules & Alerts".
В диалоговия прозорец "Правила и сигнали" се уверете, че имейл адресът, до който искате да приложите това правило, е избран в падащото меню "Прилагане на промените в тази папка". Ако искате това правило да се прилага за всичките ви профили в Outlook, ще ви покажем как да направите това по-късно в тази статия. Кликнете върху раздела "Правила за електронна поща", ако още не е активен, след което кликнете върху бутона "Ново правило".
На първия екран на диалоговия прозорец "Съветник за правила" кликнете върху "Прилагане на правилото за получените от мен съобщения" в секцията "Стартиране от празно правило". Опцията се добавя към полето "Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилата (кликнете върху подчертана стойност)". Няма нищо за редактиране на тази част от правилото, така че кликнете върху бутона "Напред", за да продължите.
Вторият екран в диалоговия прозорец "Съветник за правила" ви позволява да изберете условията, за да проверите кога получавате имейли. За да изпратите своя извън офиса отговор по време на определен период от време, поставете отметка в квадратчето "Получени в определена дата" в полето "Стъпка 1: Изберете условия". Състоянието се добавя към полето "Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото (кликнете върху подчертана стойност)", както и преди, но този път има част от описанието, което да редактирате. За да добавите период от време, кликнете върху връзката "в определен период от време" в полето "Стъпка 2".
В диалоговия прозорец "Получена дата" поставете отметка в квадратчето "След", кликнете върху падащото меню и кликнете върху датата, след която искате да изпратите автоматичния отговор извън офиса. Например, ако искате да започне изпращането на отговорите ви от офиса на 8 февруари, изберете 7 февруари за датата След.
След това поставете отметка в квадратчето "Преди", изберете дата от падащото меню за дата вдясно от квадратчето Преди. Датата, която избирате, трябва да бъде денят, след който искате да не се изпраща изпращането на отговора отвън. Например, ако искате 15 февруари да бъде последният ден, в който е изпратен отговорът ви извън офиса, изберете 16 февруари като датата преди.
Датите, които сте избрали, се добавят към условието в полето "Стъпка 2". Кликнете върху бутона "Напред" в диалоговия прозорец "Съветник за правила", за да продължите.
На третия екран в диалоговия прозорец "Съветник за правила" вие избирате какво искате да правите с входящите имейли по време на периода от време. Искаме да отговорим на всички имейли, използвайки шаблона, който създадохме в първата секция, затова проверяваме квадратчето "отговори с конкретен шаблон" в полето "Стъпка 1: Изберете действие". За да изберете шаблона, който създадохме, кликнете върху връзката "конкретен шаблон" в полето "Стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото (кликнете върху подчертана стойност)".
В диалоговия прозорец Избор на шаблон за отговор изберете "Шаблони на потребителите в файловата система" от падащото меню "Търсене в".
Изберете шаблона, който сте създали (в нашия случай шаблон "Отговор отвън") и кликнете върху бутона "Отваряне".
Пълният път към избрания шаблон се добавя към избраното действие. Кликнете върху бутона "Напред", за да продължите.
В четвъртия екран "Съветник за правила" можете да изберете всички изключения, които искате да приложите към правилото, например ако искате да изключите определени хора или групи ("освен ако не е от хора или обществена група"). Няма да добавим никакви изключения от нашето правило, така че кликнете върху бутона "Напред", за да продължите.
Въведете име за правилото в полето "Стъпка 1: Посочете име за това правило". По подразбиране е поставена отметка в квадратчето "Включване на това правило", така че правилото автоматично ще бъде включено. Не се притеснявайте обаче. Той няма да работи до датата, посочена от вас.
Не искаме да изпълняваме правилото за съобщенията, които вече се намират в нашата пощенска кутия, така че полето "Изпълни това правило сега върху съобщенията, които вече са в пощенската кутия", не е отметнато. Ако искате да изпълните това правило за всичките си имейл акаунти в Outlook, поставете отметка в квадратчето "Създаване на това правило за всички профили". Кликнете върху бутона "Завършване".
Правилото се добавя към списъка. Кликнете върху "OK", за да затворите диалоговия прозорец "Правила и сигнали".
Когато някой ви изпрати имейл по време на посочената от вас дата, той автоматично ще получи съобщението в създадения от вас шаблон за електронна поща.
Въпреки че изпращачът получи автоматичен отговор, че сте извън офиса, все още получавате имейла си с икона, показваща, че е изпратен автоматичен отговор. Въпреки това, можете да почувствате оправдание да го игнорирате, докато не се върнете.
След като е изтекъл периодът от време за правилото, правилото няма да се прилага за входящите имейли. Въпреки това, пак можете да изключите правилото. За да направите това, отворете отново диалоговия прозорец Правила и предупреждения, както е описано по-горе, и махнете отметката от квадратчето вляво от правилото в списъка. Кликнете върху "OK", за да затворите диалоговия прозорец.
Когато използвате това правило, за да изпратите автоматичен отговор извън офиса, отговорът се изпраща веднъж на всеки изпращач по време на една сесия на Outlook. Сесия е, когато отворите Outlook, докато излезете от приложението. Това предотвратява изпращането на дублирани отговори на същия изпращач, който ви изпраща няколко съобщения. Outlook проследява, който е получил автоматичен отговор по време на всяка сесия, но този списък се нулира, когато излезете от Outlook. Така че, оставете Outlook отворен (не излизайте и не го отваряйте отново), така че правилото ще се изпълни и автоматичният отговор извън офиса ще бъде изпратен на всички, които ви изпращат имейли, така че изпращачите не получават множество отговори от офиса.
