Няма нужда да се разбърквате около един и същ компютър или да изпращате файлове назад и напред по имейл, ако искате да си сътрудничите с други хора. Можете да редактирате едно и също копие на документа - дори можете да го редактирате заедно в реално време.
Препоръчваме Google Документи, защото това е по-зряло решение за сътрудничество и ние имаме най-много опит с него. Офисът на Microsoft Office наскоро спечели в съавторство функции за съавториране в реално време, така че може да си струва да се погледнете.
Google Документи е офис пакетът на Google. Както повечето услуги на Google, това е безплатно приложение, с което имате достъп в уеб браузъра си. Файловете, които създавате в Google Документи, се запазват в Google Диск и се свързват с профила ви в Google. Тъй като тези файлове живеят онлайн, а не на компютъра ви, лесно можете да споделяте документа с други хора. Google контролира документа и може да даде достъп на други хора до него.
За да използвате Google Документи за сътрудничество, се отправете към уеб сайта на Google Диск и влезте с профила си в Google. Кликнете върху бутона Създаване и изберете типа документ, върху който искате да работите, за да създадете нов документ. Можете също да отворите съществуващ документ, съхраняван в Google Диск, или да качите документ от компютъра си.
Когато документът е отворен, кликнете върху бутона Споделяне. Можете да задържите курсора на мишката над този бутон, за да видите кой има достъп до този документ.
Въведете имейл адресите на хората, с които искате да сътрудничите в документа. Хората, които добавите, имат разрешение за редактиране по подразбиране, но можете също така да ги ограничите само да коментират или разглеждат документа. Разрешението "Може да видите" е полезно, ако искате просто да покажете документ на хора.
По подразбиране хората ще получат имейл, когато споделите документа с тях. Имейлът съдържа връзка към документа, така че да може да го редактира заедно с вас. Ако не работите върху документа, това е добре - той може да го редактира и ще видите промените, когато се върнете към документа по-късно.
Когато много хора работят върху документ, ще видите няколко курсора за въвеждане на текст. Ще видите в реално време какви други хора пишат в документа, за да можете да си сътрудничите по сложен документ, без да се блъскате един в друг и да решавате по-късно конфликтните промени. Има дори функция за чат, която можете да използвате, за да говорите с вашите съавтори.
За да видите списък с документи, споделени с вас, можете да кликнете върху категорията Споделени с мен в Google Диск.
Офисът на Microsoft Online беше известен преди като Office Web Apps. Това е напълно безплатна уеб базирана версия на Microsoft Office, с която имате достъп във вашия браузър. Тъй като това е уеб приложение, това не е пълната версия на Microsoft Office и е по-ограничено. Можете да направите известно сътрудничество с настолните версии на Microsoft Office, но то просто не е толкова зряло решение за сътрудничество, каквото предлага Google Документи. Например, само едно лице може да работи по един и същ абзац по време на сътрудничество с Office 2013.
Office Online можете да намерите на Office.com. Той изисква акаунт на Microsoft и съхранява вашите документи в Microsoft OneDrive (известен преди като SkyDrive) услуга за съхранение на файлове.
За да започнете, посетете сайта на Office Online и отворете избраното от вас приложение или посетете сайта OneDrive и отворете съществуващ документ. При отворен документ кликнете върху бутона Споделяне в горната част на страницата. Можете също да кликнете върху менюто FILE на лентата, да кликнете върху Споделяне и да изберете Споделяне с хора.
Въведете имейл адресите, с които искате да споделите, и изберете разрешенията, които искате да предоставите. Можете да изберете дали хората, с които споделяте документа, да могат да редактират документа и дали ще имат нужда от такъв.
Хората, с които споделяте документа, ще получават покани за електронна поща с връзка към вашия документ. Те могат да отворят документа, да кликнат върху бутона "Редактиране" и да изберат "Редактиране в Word Online", за да работят върху него. Можете да управлявате списъка с хора, които имат разрешение да преглеждат или редактират документа от панела за споделяне.
Има редица други начини да работите по същите документи в реално време по интернет, но вероятно сте по-добре да се придържате към тези функции за сътрудничество. Google Документи и Office Online правят това просто и включват възможности за работа с офиса, с които да работите.
