Microsoft Office 2016 подобри функциите си за сътрудничество, така че множество автори могат да работят върху документ в реално време. Можете да споделяте документ в OneDrive и да видите кой работи върху него и дори да получите връзка, за да изпратите на други хора за лесен достъп до документа.
Ще използваме думата в тази статия, за да илюстрираме как да си сътрудничим с документите; Тази функция за сътрудничество в реално време обаче е налице и в Excel и PowerPoint.
За да започнете, отворете документа, който искате да споделите, и кликнете върху бутона "Споделяне" на лентата с лента в горния десен ъгъл на прозореца на Word.
ЗАБЕЛЕЖКА: Преди да настроите документа си за споделяне, трябва да се уверите, че имате споделена папка в профила си в OneDrive. Или можете да използвате папката "Обществен", която съществува в профила ви по подразбиране.
Появява се екранът "Споделяне". За да запазите документа в папката, която споделите в профила си в OneDrive, кликнете върху "Запазване в облака".
На екрана "Запиши като" зад кулисите изберете споделеното местоположение, на което искате да запазите документа си, или кликнете върху бутона "Преглед", за да изберете местоположение в профила си в OneDrive, който не е в последния списък.
Ако е необходимо, отворете споделената папка в диалоговия прозорец "Запиши като". Ако искате да промените името на файла, въведете ново име в полето за редактиране "Име на файла". Кликнете върху "Запазване".
Върнете се в документа и прозореца "Споделяне" се свързва и ви позволява да поканите хора да гледат или редактират файла или просто да го видят. За да поканите някой да сътрудничи на документа, въведете имейл адреса на този потребител в полето за редактиране "Покани хора". Изберете дали да могат да "редактират" или "да виждат" от падащия списък. Ако искате да изпратите персонализирано съобщение, въведете го в полето "Включи съобщение". За да споделите документа, кликнете върху "Споделяне".
Потребителят е добавен към списъка с хора, с които сте споделили документа.
Можете също да посочите дали да се споделят автоматично промените автоматично или да се поиска ("Питай ме") всеки път, когато се направи промяна, като изберете опция от падащия списък "Автоматично споделяне на промените".
Потребителят, с когото сте споделили документа, получава имейл, подобен на следващото изображение. Те щракват върху "View in OneDrive" за достъп до документа.
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете лесно да получите връзка към споделения документ, за да можете да го изпратите по имейл до потребители, като кликнете върху "Получаване на връзка за споделяне" в долната част на екрана "Споделяне".
Два бутона се показват в панела "Споделяне". Ако искате да изпратите връзка, която позволява на потребителя да преглежда и редактира документа, кликнете върху бутона "Създаване на връзка за редактиране". За да изпратите връзка, която позволява на даден потребител да преглежда документа и да не го редактира, кликнете върху бутона "Създаване на връзка само за преглед".
Показва се полето "Редактиране на връзката", съдържащо URL адреса за достъп до документа със съответните разрешения. Кликнете върху бутона "Копиране" отдясно на полето, за да копирате URL адреса, за да можете например да споделите връзката в имейл.
Кликването върху връзката, която потребителят получава в електронната поща, отваря документа в онлайн версията на съответното приложение Office 2016.
Когато потребителят започне да редактира документа, се появява изскачащ прозорец, който ви казва, че "Гост редактира този документ".
Промените, направени от другото лице, се показват като подчертан текст в примера ви на документа.
Ако сте позволили на потребителя да редактира документ и след това промени мнението ви, лесно можете да промените разрешенията за този потребител. Кликнете с десния бутон върху името на потребителя в списъка и изберете "Промяна на разрешението за: може да се види". Също така можете да отидете в другата посока, като дадете на потребителя разрешение да редактира документа, след като само му позволи да го прегледа.
Ако сте готови да споделите документа с потребител, можете да спрете да позволявате на потребителя да преглежда или редактира документа. Кликнете с десния бутон върху името на потребителя в списъка и изберете "Премахни потребител" от изскачащото меню.
За да затворите прозореца "Споделяне", кликнете върху "Х" в горния десен ъгъл на прозореца.
Независимо дали работите върху голям или малък проект, тази нова функция за сътрудничество в Office 2016 с редактиране в реално време и интегриране в облак с OneDrive е мощна.
