Microsoft OneNote 2016 е чудесен инструмент за записване на бележки, не само за себе си, но и ако искате да си сътрудничите по бележки и проекти с други хора като колеги или членове на семейството си. Ще ви покажем няколко различни начина, по които можете да споделяте вашите Notebooks OneNote.
За да споделите вашите бележки и преносими компютри в OneNote 2016 с други, уверете се, че вашият преносим компютър е синхронизиран с вашия OneDrive акаунт онлайн, така че другите да имат достъп до него. Това ще го синхронизира с интернет, но няма да го направи автоматично достъпно за другите. За да направите това, трябва ръчно да го споделите с други хора, за да могат да го видят и, ако искате, да го редактирате.
За достъп до различните инструменти за споделяне на бележки и преносими компютри в OneNote 2016 кликнете върху раздела "Файл".
На екрана на задната стена кликнете върху "Споделяне" в списъка с елементи отляво.
Можете да поканите хора да преглеждат или редактират ноутбука, като им изпращат имейл по опцията Споделяне с хора на екрана Share Notebook. Само хората, които специално каните, ще имат достъп до вашия преносим компютър. Опцията Споделяне с хора е по подразбиране, така че е избрана автоматично на екрана Share Notebook.
Въведете име или имейл адрес в полето "Въведете имена или имейл адреси". Ако въведете име, което е в адресната книга на Outlook, ще получите подкана с контакти, които съответстват на името или имейл адреса, който сте започнали да въвеждате, за да можете лесно да изберете желаното от вас лице. Можете също да кликнете върху бутона "Търсене в адресната книга за контакти" вдясно от полето Име на типове или имейл адреси. За да споделите ноутбука си с няколко души, поставете точка и запетая между всеки имейл адрес.
Когато споделяте бележник с други хора, можете да изберете да им позволите да преглеждат бележника или да им позволят да редактират преносимия компютър. За да укажете дали те могат да редактират ноутбука, изберете "Мога да редактирам" или "Мога да видя" от падащия списък отдясно на полето Тип имена или имейл адреси.
Ако искате да включите съобщение за получателите на имейли, въведете бележка в полето под имейл адреса.
Кликнете върху "Споделяне", за да изпратите връзка към хората, с които сте избрали да споделяте ноутбука.
Лицето, с което сте споделили ноутбука, се добавя в списъка Shared with в долната част на екрана.
Ако решите да отмените достъпа на човек, с когото сте споделили бележник, щракнете с десния бутон върху човека в списъка Shared with и изберете "Remove User" от изскачащото меню. Можете също да промените разрешението за този човек в това меню.
Хората, до които изпратихте покани, ще получат имейл, съдържащ бутон "Преглед в OneDrive".
Когато кликнат върху бутона "Преглед в OneDrive" в имейл съобщението, тетрадката се отваря в OneNote Online, където може да преглежда и редактира в зависимост от разрешението, което сте задали за тях.
Ако позволявате на хората, с които сте споделили лаптопа си, за да го редактирате, бутонът "Редактиране в браузър" е налице в OneNote Online.
Споделянето на ноутбук на OneNote с помощта на връзка е подобно на споделянето с хората чрез имейл. Основната разлика е, че когато споделяте бележник с хора чрез електронна поща и след това решите, че искате да отмените достъпа до тетрадката, трябва да премахнете всеки потребител поотделно, както е описано в предишната секция. Но споделянето на бележник с помощта на връзка ви позволява да отмените достъпа до всички, на които сте споделили преносимия компютър с едно кликване.
За да получите връзка за споделяне, отворете екрана Share Notebook, както е описано в началото на статията. Кликнете върху "Получаване на връзка за споделяне" в "Споделяне".
За да получите връзка за споделяне, която ще позволи на потребителите да преглеждат бележника, но не и да го редактира, кликнете върху "Създаване на връзка" вдясно от "Преглед на връзката".
В полето "Преглед на връзката" се показва връзка. Изберете текста на връзката и натиснете Ctrl + C на клавиатурата, за да я копирате.
Можете да изпратите по имейл връзката до хората, с които искате да споделите тетрадката. Можете също да споделяте връзката с други, които използват социални медии, софтуер за незабавни съобщения, софтуер за съвместна работа, публикуване на връзката в уебсайт или каквито и да е други методи, които работят за вас.
Когато кликнат върху връзката в имейл съобщението, тетрадката се отваря в OneNote Online, точно както при използването на опцията Споделяне с хора в предишната секция. Забележете, че тъй като сме споделили ноутбука с Link View, няма бутон Редактиране в браузъра и тетрадката не може да бъде редактирана.
Ако искате да сътрудничите с тетрадка с някого и да им позволите да правят промени в ноутбука, кликнете върху бутона "Създаване на връзка" вдясно от "Редактиране на връзката".
Точно както при връзката Преглед, ще получите връзка, която можете да копирате и изпратите на някого.
За да отмените достъпа до ноутбука, просто кликнете върху бутона "Деактивиране на връзката" до типа връзка, който искате да спрете да споделяте. Всеки, който има такава връзка, няма да има достъп до преносимия компютър.
И в двата случая хората, с които споделяте бележника, получават достъп до целия преносим компютър. Може би искате да споделите само определена секция или само някои от бележките в бележника. Можете да създадете PDF файл, съдържащ бележки, секции или целия ноутбук, и да го изпратите на всеки, с когото искате да споделите преносимия компютър. Кликнете върху връзката за инструкции за експортиране на бележка в PDF формат.
Вече не е нужно да си водите бележки в срещи. Можете да споделяте тетрадка OneNote с останалите присъстващи на срещата и да ги записвате. По този начин можете да сте сигурни, че не пропускайте важна точка от действие или важно решение, направено по време на срещата.
Ако присъствате на онлайн среща в Skype или в Lync, която е насрочена с помощта на Outlook, можете да споделяте тетрадка с останалите участници на срещата, като използвате опцията Споделяне със среща на екрана Share Notebook. Щом кликнете върху бутона "Споделяне със среща" и изберете заседанието, което посещавате, ще бъде изпратена връзка с преносимия компютър на всички присъстващи на срещата. Те имат достъп до ноутбука и всеки може да добави към тетрадката едновременно.
Можете също така да използвате един от методите, разгледани в предишните раздели, за да споделите бележник OneNote с други хора на среща.
Ако сте споделили бележник и сега трябва да преместите тетрадката на друго място, можете да преместите преносимия компютър, но това не е толкова лесно, колкото просто да изберете ново местоположение. Ще трябва да уведомите всички, на които сте споделили преносимия компютър, и да следвате този процес, за да преместите тетрадката на ново място.
OneNote е чудесна програма за събиране на информация, мозъчна атака, споделяне на бележки с вашите приятели или колеги и достъп до вашите бележки и документи на почти всяко устройство. Ако сте използвали Evernote и искате да превключите към OneNote, поради по-ограничения план за свободна практика или по-скъпите платени планове, сега Microsoft предлага безплатен инструмент за лесно преминаване от Evernote към OneNote.
