Файловете с данни за Outlook могат да станат много големи с течение на времето, особено ако получите много прикачени файлове. Дори ако изтриете стари съобщения, размерът на файла с данни на Outlook не се намалява съответно.
Файловете с данни за Outlook (.pst и .ost) включват всичките ви имейли (във всичките ви папки, включително изпратените имейли), контакти, ангажименти в календара, задачи и бележки, както и свързаните с тях прикачени файлове. Когато изпращате и получавате повече имейли и прикачени файлове, добавяте повече записи в календара си и създавате повече задачи и бележки, файловете с данни за Outlook могат лесно да се увеличат до няколко гигабайта. Моят е един гигабайт, но това все още е доста голямо.
Дори ако изпразните папката "Изтрити елементи" или автоматично я изпразните, когато излезете от Outlook, пространството, заемано във файла с данни, не се освобождава. Можете обаче да възстановите това пространство уплътняване файла с данни за Outlook. Ето как да направите това.
Преди да преминете през процеса на уплътняване, ще искате да минете през Outlook и да изтриете всичко, от което не се нуждаете. Препоръчваме ви да проверите колко големи са различните ви папки, за да знаете кои елементи ще освободят най-много място. Не забравяйте, че освен имейлите можете да изтривате календари, задачи и бележки. За да проверите размерите на папките си, изберете входящата кутия (или друга папка) в акаунта (файл с данни на Outlook), който искате да компресирате, и кликнете върху раздела "Файл".
На екрана зад кулисите кликнете върху "Инструменти" и изберете "Почистване на пощенската кутия" от падащото меню.
В диалоговия прозорец Почистване на пощенската кутия кликнете върху "Преглед на размера на пощенската кутия".
Диалоговият прозорец "Размер на папката" ви показва размера на всяка папка в текущо избрания профил. Превъртете през и вижте кои папки са по-големи, където може да искате да изтриете елементи. Кликнете върху "Затвори", когато сте готови.
За да видите размера на папката "Изтрити", кликнете върху "Преглед на размера на изтритите елементи".
Папката "Изтрити елементи" не е огромна, но трябва да я изпразним, преди да сме смекчи файла с данни. Кликнете върху "Затваряне".
Връщате се в диалоговия прозорец "Почистване на пощенска кутия". Ако искате да изтриете още елементи от профила си, кликнете върху "Затваряне", за да се върнете в профила си. Изберете каквито и да било имейли, календар, задачи и бележки, които не искате, и натиснете Изтриване. Можете също така да натиснете Shift + Delete, за да изтриете окончателно избраните елементи, като заобиколите папката "Изтрити елементи".
Също така ще искате да изпразните кошчето или папката "Изтрити елементи", преди да продължите. Ако все още има елементи в папката "Изтрити", има два начина, по които можете да изпразните папката. Един от начините е да кликнете върху "Празен" в диалоговия прозорец "Почистване на пощенската кутия", ако все още е отворен.
Появява се диалогов прозорец за потвърждение, като се уверите, че искате да изтриете за постоянно елементите в папката "Изтрити елементи". Кликнете върху "Да".
Ако диалоговият прозорец "Почистване на пощенската кутия" не е отворен, можете също така да изпразнете папката "Изтрити елементи" директно в профила си в екрана "Поща". За да направите това, първо се уверете, че прозорецът Mail е активен. Натиснете Ctrl + 1, за да отворите прозореца Mail, ако не е така. След това кликнете с десния бутон на мишката върху папката "Изтрити елементи" в акаунта, който искате да компресирате, и изберете "Empty Folder" от изскачащото меню. Показва се същия диалогов прозорец за потвърждение, показан по-горе.
След като сте изтрили елементи, които не искате и изпразнете папката "Изтрити елементи", е време да ги компактирате. В главния прозорец на Outlook кликнете отново върху раздела "Файл". След това се уверете, че екранът Информация за профила е активен. Ако не, кликнете върху "Информация" в списъка с елементи отляво. Кликнете върху "Настройки на профила" и след това изберете "Настройки на профила" от падащото меню.
В диалоговия прозорец "Настройки на профила" кликнете върху раздела "Файлове с данни".
Изберете файла с данни за Outlook, който искате да компактирате в списъка, и след това кликнете върху "Настройки".
Ако текущо избраният акаунт е POP3 акаунт (.pst файл), се показва следния диалогов прозорец. Кликнете върху "Compact Now".
В противен случай, ако избраният профил е IMAP акаунт (.ost файл), ще видите следния диалогов прозорец. Кликнете върху "Compact Now".
Появява се следният диалогов прозорец, докато файлът с данни на Outlook се уплътнява.
Когато приключите процеса на уплътняване, ще се върнете в диалоговия прозорец на файла с данни на Outlook (или на файловете с данни на Outlook). Кликнете върху "OK" или "Cancel", за да го затворите.
Кликнете върху "Затваряне" в диалоговия прозорец Настройки на профила.
Нашият файл с данни на Outlook премина от около 951MB надолу до около 845MB, така че получихме малко повече от 100MB дисково пространство. Колкото по-голям е файла с данни, толкова повече пространство вероятно ще се върнете.
Компакцирането на файловете с данни за Outlook не само ви помага да пестите място на диска, но може и да подобрите ефективността на Outlook. Големият файл с данни за Outlook може да накара Outlook да отнеме повече време за стартиране, работа и изключване. Така че периодично компактирането на файла с данни в Outlook е умно нещо, което трябва да направите.
