Вероятно имате някакъв текст, който пишете често в документите си в Word, например адреси. Вместо да въвеждате отново този текст всеки път, когато се нуждаете от него, можете да поставите този общ текст в един документ на Word и да го препратите в други документи - той автоматично ще се актуализира във всичките ви документи, ако го промените.
Кажете, че искате да поставите адреса си в долния колонтитул на вашите документи, но адресът се променя периодично. Можете да съхранявате адреса в отделен общ документ на Word и да използвате поле в отчета си, за да изтеглите текста от общия документ и да го актуализирате винаги, когато се променя. Ще ви покажем как да направите това.
За да започнете, създайте нов документ на Word, който ще служи като хранилище за адреса, който искате да вмъкнете в други документи на Word. Запишете го на място, което ще бъде достъпно за други документи. Например, не го запишете на мрежово устройство, на което не винаги имате достъп.
Ще използваме отметки, за да се обърнем към адреса в общия ни документ. Въведете низа на текст, който искате да вмъкнете в други документи (в нашия случай адресът). Създайте маркер, като маркирате името и отидете в Insert> Bookmark и му дадете име, като "Address". Вижте нашето ръководство за отметки в Word за информация относно създаването им.
Имайте предвид, че имената на отметките не могат да имат интервали. Препоръчваме да поставите името на маркера над всеки елемент във вашия общ информационен файл, за да можете лесно да знаете кое име да използвате за кой елемент. Това е особено полезно, ако планирате да имате много елементи за многократна употреба в този общ документ. В нашия пример добавихме адреса си към общия информационен документ и поставихме името на маркер "Адрес" над елемента.
След като добавите елемента в общ документ, можете да го запазите и затворите. Отворете документа, в който искате да вмъкнете адреса, и поставете курсора, където искате да отиде този текст. За нашия пример ще добавим долен колонтитул и ще въведем адреса там.
Ще използваме кода на полето INCLUDETEXT, за да се позовем на отметката, която създадохме в общия документ. За да направите това, натиснете "Ctrl + F9", за да вмъкнете скобите за кода на полето.
ЗАБЕЛЕЖКА: Не можете просто да въведете нормални скоби около кодовете на полетата. Трябва да използвате "Ctrl + F9", за да вмъкнете правилния тип скоби.
Курсорът автоматично се поставя между скобите. Въведете следния текст между скобите, замествайки "" с пълен абсолютен път към общото ви Word, съдържащо името, което искате да вмъкнете. Заменете "" с името на маркер, което сте приписали на елемента в общия документ.
INCLUDETEXT ""
ЗАБЕЛЕЖКА: Не въвеждайте скобите в кода на полето.
Например, ние въведехме следното между скобите на кодовите полета:
INCLUDETEXT "C: \ Users \ Lori \ Documents \ Обща информация \ CommonInformation.docx" Адрес
ЗАБЕЛЕЖКА: Трябва да използвате двойни обратно наклонени черти в пътя, както направихме. Също така, не забравяйте да използвате правилни котировки, а не умни цитати, когато въвеждате горния код в полето.
За да вземете адреса от общия документ и го поставете в кода на полето, който току-що сте въвели, щракнете с десния бутон върху кода на полето и изберете "Update Field" от изскачащото меню.
Адресът се показва в документа. Скобите все още се показват около адреса, ако имате опцията "Показване на отметки". Отново вижте статията ни за отметките, за да научите как да изключите тази опция. Кодът на полето също може да бъде затъмнен. Можете обаче да изключите и това.
Ако искате да промените кода на полето, можете да го покажете отново, а не резултата. За да направите това, кликнете с десния бутон на мишката върху резултантния елемент и изберете "Превключване на кодовете на полетата" от изскачащото меню. Текстът, който въведохте в кода на полето, отново се показва и можете да го редактирате. Просто актуализирайте полето, за да покажете новия резултат.
След като създадете общия си документ, можете да го използвате, за да съхранявате други елементи, които често въвеждате в документите си в Word. Просто използвайте отделно поле INCLUDETEXT във вашите документи на Word за всяка информация, която искате автоматично да вмъкнете от общия документ.
