Дори и в тези времена на бързи интернет връзки, огромни твърди дискове и много свободно съхранение в облака, размерът на файловете понякога има значение. Възможно е да имате ограничение на размера на файловете, които можете да изпращате или получавате по имейл, или може да се окаже, че имате малко място на палеца на диска. Независимо от причината, ако имате документи на Office, които включват изображения, може да сте в състояние значително да намалите размера на тези файлове.
Office вече работи зад кулисите, за да поддържа малките размери на файловете. По-новият тип DOCX файл по същество действа като ZIP файл, като компресира съдържанието на файла. Картините и текстът, които се показват повече от веднъж в документ, се съхраняват само веднъж в реалния файл. Така че, поне в по-новите версии на приложенията за Office, ще откриете, че големите размери на файловете обикновено са резултат от наличието на много различни снимки във вашите документи.
Добрата новина е, че приложенията на Office също предлагат някои удобни инструменти за запазване на тези размери на изображението. В тази статия ние използваме Office 2016 (по-конкретно Word 2016) като пример за нас. Но ще намерите същите инструменти, които обсъждаме в други приложения на Office, като Excel и PowerPoint, както и в предишни версии на Office, които се връщат най-малко на Office 2010.
Първата стъпка, която трябва да предприемете, когато се опитвате да намалите размера на файла със снимки, е да ги компресирате. Всяко приложение за Office предлага удобен инструмент за това. Използваме Word тук (и затова ще разгледаме стъпките по-долу), но ще намерите функциите на едно и също място в други приложения на Office.
В документа кликнете върху която и да е снимка, за да я изберете. Щракнете върху менюто Форматиране, което се появява в лентата с инструменти на Office, когато изберете снимка.
В менюто Формат кликнете върху бутона Компресиране на снимки.
В прозореца "Компресиране на снимки" кликнете върху "Прилагане само на тази снимка", ако искате да компресирате само избраната от вас картина. Когато тази опция не е отметнато, действията ви ще важат за всички снимки в документа. Изберете "Изтриване на изрязани области от снимки", ако сте орязали снимки в документа и искате да премахнете зоните, които сте изрязали. Имайте предвид, че ако изберете тази опция, няма да можете да отмените изрязването по-късно, освен ако не повторите оригиналната снимка. Можете също така да изберете разделителна способност, с която да компресирате картини. Изберете най-ниската резолюция, която ще покрие вашите нужди. Кликнете върху OK, когато сте готови.
В зависимост от броя на снимките в документа ви Word може да отнеме няколко минути, за да ги компресира всички. Когато приключи, запазете документа и проверете новия размер на файла. Ако не сте сигурни, че искате да се придържате към промените, винаги можете да запазите документа си като нов файл и след това да сравните размерите на файловете с оригиналната версия.
Офис приложенията предлагат всички видове чудесни инструменти за редактиране на карти, вградени в тях. Когато ги използвате, Word запазва оригиналната картина и следи промените, които сте направили, за да можете да ги отмените или да се върнете към оригиналната снимка, ако имате нужда , Ако сте доволни от начина, по който сте форматирали вашите изображения, всичко, което е запазило информацията за редактиране, просто увеличава размера на вашия файл. Ако компресирането на снимките в документа ви не доведе до достатъчно голям размер на файла, можете също така да изтриете Word запазената информация за форматирането. Отново можете да запазите документа като нов файл, преди да започнете, за да можете да се върнете към оригинала, ако е необходимо.
С отворения документ кликнете върху менюто Файл.
В менюто Файл щракнете върху Опции.
В прозореца "Опции за Word" от селекциите вляво кликнете върху Разширени.
В прозореца "Разширени опции за Word" превъртете надолу до секцията "Размер и качество на изображението" отдясно. Изберете опцията "Отхвърляне на данните за редактиране", за да може Word да отхвърли информацията за форматиране, когато запазва файла. Другите опции в този раздел ви позволяват да запазите документа, за да не сте компресирани и да изберете разделителна способност по подразбиране, когато изображенията са компресирани (въпреки че винаги можете да изберете нова резолюция, когато правите компресирането).
Когато го направите, запазете файла си (или го запазете като нов файл) и след това проверете новия размер на файла. Вероятно ще е понижило малко.
В нашия пример взехме файл на Word ("Файл 1.docx" в следващото изображение), който съдържа около 20 изображения с добро качество и се претегля с размер почти 48 MB. Много от тези изображения са изрязани, някои са преоразмерени, а някои са редактирани по други начини. След компресиране на изображенията и премахване на запаметената информация за форматиране, новият файл ("Файл 2 (компресиран) .docx" в следното изображение) вече е малко под 35 MB, с около 27% намаление на размера на файла. И за да илюстрираме вградената компресия във формат DOCX, ние също компресирахме този файл. Както можете да видите, разликата в размера между файловете с компресиран и разглобен файл е незначителна.
И това е! Изображенията са големи и те бързо могат да увеличат размера на вашите документи в Office. Но като използвате вградените инструменти за компресиране в приложенията за Office и премахвате старата информация за редактиране, можете значително да намалите размера на документите на Office, които съдържат изображения, без много усилия.
