Microsoft Office ви позволява да шифровате вашите документи на Office и PDF файлове, позволявайки никой да не вижда файла, освен ако няма парола. Съвременните версии на Office използват защитено криптиране, на което можете да разчитате, ако приемем, че сте задали силна парола.
Инструкциите по-долу се отнасят за Microsoft Word, PowerPoint, Excel и Access 2016, но процесът трябва да е подобен в други скорошни версии на Office.
Функциите за защита на паролата на Microsoft Office са получили лош рап в миналото. От Office 95 до Office 2003, схемата за шифроване беше много слаба. Ако имате защитена с парола документ с Office 2003 или по-ранна версия, паролата може лесно и бързо да бъде заобиколена с широко достъпен софтуер за крекинг на пароли.
С Office 2007, Microsoft има по-сериозно отношение към сигурността. Office 2007 превключи на Advanced Encryption Standard (AES) с 128-битов ключ. Това е широко считано за сигурно и означава, че Office вече използва истинско, силно криптиране, за да защити вашите документи, когато зададете парола. Тествахме функцията за PDF криптиране и установихме, че тя използва 128-битово AES криптиране и на Office 2016.
Има две големи неща, които трябва да внимавате. Първо, само паролите, които напълно криптират документа, са защитени. Office също така ви позволява да зададете парола за "Ограничаване на редактирането" на файл в теория, която позволява на хората да преглеждат файл, но да не го редактират без парола. Този тип парола може лесно да бъде пречупен и премахнат, което позволява на хората да редактират файла.
Също така, криптирането на Office работи добре, само ако записвате в съвременни формати на документи, като .docx. Ако запазите в по-стари формати на документи, като .doc, които са съвместими с Office 2003 и по-рано, Office ще използва по-старата, не-защитена версия на криптирането.
Но докато запазвате файловете си в съвременни формати на Office и използвате опцията "Шифроване с парола" вместо опцията "Ограничаване на редактирането", вашите документи трябва да бъдат защитени.
За да защитите с парола документ на Office, първо го отворете в Word, Excel, PowerPoint или Access. Кликнете върху менюто "Файл" в горния ляв ъгъл на екрана. В информационния екран кликнете върху бутона "Защитете документа" и изберете "Шифроване с парола".
Бутонът се нарича само "Защитете документа" в Microsoft Word, но той е наречен нещо подобно в други приложения. Потърсете "Защитете работната книга" в Microsoft Excel и "Защитете презентацията" в Microsoft PowerPoint. В Microsoft Access просто ще видите бутона "Шифроване с парола" в раздела "Инфо". В противен случай стъпките ще работят по същия начин.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако искате да ограничите само редактирането на документа, можете да изберете "Ограничаване на редактирането" тук, но както казахме, това не е много сигурно и лесно може да бъде заобиколено. По-добре е да шифровате целия документ, ако можете.
Въведете паролата, с която искате да шифровате документа. Вие ще искате да изберете добра парола тук. Слабите пароли могат лесно да бъдат познати чрез изкривяване на софтуера, ако някой получи достъп до документа.
Внимание: Ще загубите достъп до документа, ако някога сте забравили паролата си, затова го пазете в безопасност! Microsoft ви съветва да напишете името на документа и паролата му и да го съхранявате на сигурно място.
Когато документът е шифрован, на екрана с информация ще видите съобщението "Необходима е парола за отваряне на този документ".
Следващият път, когато отворите документа, ще видите полето "Въведете парола за отваряне на файл". Ако не въведете правилната парола, изобщо няма да можете да я прегледате.
За да премахнете защитата с парола от документ, кликнете върху бутона "Защитете документа" и отново изберете "Шифроване с парола". Въведете празна парола и кликнете върху "OK". Office ще премахне паролата от документа.
Също така можете да експортирате документ на Office в PDF файл и парола да защитите този PDF файл. PDF документът ще бъде шифрован с предоставената от вас парола. Това работи в Microsoft Word, Excel и PowerPoint.
За да направите това, отворете документа, кликнете върху бутона "Файл" и изберете "Експортиране". Щракнете върху бутона "Създаване на PDF / XPS", за да експортирате документа като PDF файл.
Кликнете върху бутона "Опции" в долната част на диалоговия прозорец за запазване, който се показва. В долната част на прозореца с опции активирайте опцията "Шифроване на документа с парола" и кликнете върху "OK".
Въведете паролата, която искате да шифровате PDF файла, след което кликнете върху "OK".
Когато сте готови, въведете име за PDF файла и кликнете върху бутона "Публикуване". Office ще експортира документа в защитен с парола PDF файл.
Внимание: Няма да можете да прегледате PDF файла, ако забравите паролата. Не забравяйте да го следите или ще загубите достъп до вашия PDF файл.
Ще трябва да въведете паролата за PDF файла, когато я отворите. Ако например отворите PDF файла в PDF по подразбиране на Microsoft Edge-Windows 10, ще бъдете помолени да въведете паролата, преди да го видите. Това работи и в други PDF четци.
Тази функция може да ви помогне да защитите особено чувствителни документи, особено когато ги съхранявате на USB устройство или в онлайн услуга за съхранение като Microsoft OneDrive.
Цялостното шифроване на диска като шифроване на устройства и BitLocker на компютър с Windows или FileVault на Mac е по-сигурно и безболезнено за защита на всички документи на компютъра ви, особено ако компютърът ви е откраднат.
