Освен ако не живеете без отговорности, слънцето вероятно се издига и се урежда в ежедневния ви календар. Ако не знаете какво се случва ежедневно, можете бързо да се окажете загубени в лабиринт от пропуснати срещи и изненадващи срещи.
Нека да поговорим за календарите на Outlook, защото извън електронната поща, (може би дори понякога), организираната и продуктивна разчита на способността да управлява събитията и да прави неща. Едно от нещата, които Outlook прави със страхотно апломбиране, може би по-добре от повечето други приложения, е календаризма. Функциите на календара на Outlook са второстепенни по отношение на създаването, промяната и споделянето на събития.
Тази статия ще се съсредоточи главно върху простите неща. Ще ви покажем как да създавате и управлявате календарите си, да добавяте срещи, срещи и да ги споделяте с други хора в адресната книга, за да се улесни сътрудничеството. Докато свършим, ще покажем колко отвъд използването на Outlook за основите като електронна поща или контакти и адресни книги, можете да включите календара в забързания си живот и да подобрите своя дом или малък офис.
Всеки път, когато използвате Outlook, ще имате възможностите за календар на ваше разположение. Дори ако нямате акаунт за електронна поща, все още можете да използвате Outlook за останалите функции. Календарът работи най-добре обаче, ако можете да се възползвате от неговите възможности за съвместна работа, така че използването на имейл акаунт гарантира, че можете да изпращате покани за срещи и да получавате известия от участниците.
Независимо от това, тук е основният ви ежедневен календар, т.е. календал по подразбиране, асоцииран с профила ви по подразбиране в Outlook. Това е месечният изглед, но можете да използвате функциите в раздела Подреждане, за да промените изгледа.
Например, по-долу е изгледът за работната седмица (в сравнение с изгледа на цялата седмица). Това е много проста, с времето (можете да го настроите на вашия град) и поле за търсене. Ако имате срещи или срещи, ще ги видите тук и можете да прескочите до предишната или следващата седмица, като кликнете съответно върху бутоните "Предишно назначаване" или "Следващо назначаване" по ръбовете на календара.
Нека да се преместим малко и да се съсредоточим върху това, как да смените договореността на календара си, за да отговаряте по-добре на вашите конкретни или конкретни нужди
Можете да направите доста, за да промените подредбата и външния вид на календара си. Ако разгледате раздела "Изглед" по-долу, виждате цял асортимент от стилове, които можете да използвате за календар, който отговаря на организационните ви нужди.
Разгледайте следващия календар. Направихме някои малки промени в външния му вид. За един, можете да промените цвета, който е фин, но хубаво докосване.
Разделът "Изглед" ви позволява да добавите няколко други изгледа, за да подчертаете режима, в който се намирате. Например има лентата за задания, която ви позволява да добавяте календари, хора и задачи в дясната колона (вижте по-горе). Тази лента за задачи може да се персонализира според режима, в който се намирате, така че дори и да сте активирали задачите и календара, както в горната екранна снимка, ако превключите във входящата си поща, ще трябва да активирате отново -Do Бар.
Добра идея е да играете с раздела "Изглед" във всеки режим, защото няма да са съвсем същите. Например, прозорецът за четене не е много полезен в изгледа на календара, но определено е чудесно допълнение към вашата пощенска кутия.
По същия начин проверете дневния календарен изглед с включен Дневен преглед на задачите. Тук можете да видите ежедневния си календар с дължимите задачи по-долу.
Ние ще говорим много повече за задачите в една предстояща статия, но сега нека да се съсредоточим върху всичко, което може да искате да знаете за срещи и срещи.
Нека да разгледаме създаването на срещи и срещи. В следващия пример организираме пицария. Субектът, разбира се, е характерът на срещата, а докато една пица партия не е непременно "назначение", вие получавате идеята. След това можете да добавите други подробности, като например мястото, където се провежда пицата, както и началното и крайното време.
Има много пространство (технически неограничено), за да добавите бележки, инструкции или упътвания към събитието. Разбира се, не е много парти, ако нямаш други хора там. Така че ще трябва да поканим някои присъстващи. След като поканите хора, това вече не се счита за среща. Вместо това, Outlook го променя на среща. В следващата снимка на екрана виждаме нашата нова среща, която се е превърнала в среща.
Можете да въведете имена на ръка или да кликнете върху бутона "За", за да добавите участниците от адресната ви книга. Ако все още не сте настроили адресна книга, можем да ви кажем как да добавяте и управлявате контакти, както и да импортирате контакти от други източници, като Gmail.
Можете да изрежете направо в преследването и просто да кликнете върху "Нова среща" от раздела Начало на панделката. Когато каните участниците, имате възможност да заявите допълнителни опции за отговор.
Ако поискате отговор (вместо просто да поставите думата и да я оставяте на това), тогава поканените ще имат шанс за RSVP. Забележете, че това работи чудесно с продукт на Microsoft, като например имейл акаунт в Outlook.bg, където ви се дават опции за отговор директно в съобщението.
В Gmail ще можете да действате по покана по почти същия начин. Вие обаче отговаряте, тя ще бъде изпратена до организатора на събитието и автоматично ще бъде добавена към Outlook.
Сега, когато сме ясни относно назначенията и срещите, ще продължим да ги модифицираме и отменяме, защото промяната е неизбежна и понякога най-добрите ни планове попадат.
Нещо излезе и трябва да преместим пицата си в събота вечер.Това не е проблем за нас, но какво става с нашите участници? Е, плановете им са изцяло зависими от тях, но най-малкото Outlook прави лесно да ги предупреждава за промени.
За да промените среща и да предупредите участниците си, първо отворете събитието от календара на Outlook и направете необходимите промени. В този случай ние просто сменихме срещата един ден. Имайте предвид, че можете да кликнете върху "Изпращане на актуализацията" и поканените ви да бъдат актуализирани по време на промяната.
На този етап, ако някой от участниците вече е приел поканата ви, ще трябва да я приеме отново.
Сега може да е подходящо време, за да покажете как да проследявате напредъка на вашата среща. Кликнете върху бутона "Проследяване" и от тук можете да видите напредъка на срещата ви. В момента само един поканен е приет, така че може би тази събота не е толкова добро време.
О, още нещо е излязло и трябва да отменим срещата. Просто кликнете върху бутона "Отмени срещата". Поканата ви ще се промени и ще получите бутона "Изпращане на анулиране", за да кликнете и да изпратите лошите новини.
Това е толкова лесно, че предишните ви поканени ще получат актуализиран имейл и събитието ще бъде премахнато от календара ви в Outlook.
С въвеждането и запазването на срещите ви, които са се превърнали, ще ги видите в календара си. Когато задържите курсора над него, ще видите съответните подробности. В този момент, ако всичко е добро, можете да го оставите и да преминете към други неща.
Ако обаче искате да го промените или изтриете, можете да го отворите, като щракнете двукратно върху него или използвайки съответното действие върху лентата, която тук е бутонът "Отвори".
Можете да осъществите достъп до много от същия контролен панел от контекстното меню с десния бутон.
С откриването на срещата или срещата си, обърнете внимание на раздела Опции, който ще ви позволи да повлияете на някои промени, като промяна на състоянието ви (Заето, Предварителен, Извън офиса и др.), Задаване на напомняне, промяна на часовата зона и накрая задаване на събитие като повтарящо се.
Повтарящите се събития са често срещани, като седмично събиране или тримесечно събитие за приходи или просто обяд с приятел, така че е добре да знаете как да ги зададете. Както можете да видите от екранната снимка, това трябва да бъде доста лесно да се изработи. Можете да зададете часа на назначаването, шаблона и, разбира се, диапазона или колко време ще възникне повтарянето.
Виждате ли в следващото изображение, ние създадохме повтарящо се събитие за всеки понеделник от 13:00 ч., Което ще продължи безкрайно.
Важно е да запомните, че докато срещите и назначенията имат няколко ключови разлики, те все още изглеждат и могат да бъдат променяни по същия начин, така че всички опции, които виждате за назначенията, ще бъдат едни и същи за срещи.
Нека си представим, че сте назначили среща, например да вземете домашния си любимец на ветеринаря или да промените маслото и в двата случая имате документ или изображение, което искате да прикачите, за да не забравите.
В следващия пример получаваме петрола ни най-накрая и имаме купон за него. Можете да отпечатате талона и да се опитате да го запомните предварително или просто да го прикачите към срещата, така че когато Outlook ви напомня, купонът е точно там, за да можете да го отпечатате, докато мислите за него.
За да направите това, искате да кликнете върху "Прикачи файл" и след това да прегледате мястото, където е запазен. Можете да вмъкнете файла така, както е, да го поставите като текст или да поставите местоположението на файла като хипервръзка. В този случай ние просто ще прикачи PDF, както е.
Разбира се, това ще бъде много полезна функция, ако трябва да споделите документи за работна среща, да изпратите учебни материали на студентите или когато ситуацията може да изисква допълнителна информация.
Управлението на календарите ще ви позволи да постигнете две неща. Можете да отваряте календари от различни източници и можете да създавате и запазвате календарни групи.
Ако кликнете върху бутона "Отваряне на календара", можете да създадете календар от няколко източника, включително от интернет, или можете да създадете празен календар. Едно от предимствата на създаването на празен календар е, че можете да запазите работата и домашния си живот отделно.
В следващата екранна снимка можете да видите няколко календара, които са създадени и създадохме специална група за работа. Можете действително да премествате събития от един календар в друг; виждате как имаме запис за седмична среща в два календара, които сме избрали да покажем.
Да можеш да привличаш събития през календари означава, че ако отделиш време за добавяне на среща или среща, ако по-късно решиш, че трябва да е в различен календар, няма нужда да пресъздаваш събитията.
И накрая, можете да споделяте календари, които би трябвало да са доста очевидни, въпреки че е възможността да изпращате по имейл календар. Ние покрихме това накратко в предишна статия, това е просто още един начин да го постигнем. Тук, в следващата екранна снимка, виждате какво се случва, когато използвате тази опция.
Можете да посочите кой календар споделяте, периодът от време (от един ден до целия календар), нивото на детайлите, които можете да споделите (проста наличност, ограничени и пълни подробности), а след това има няколко разширени опции, които можете да използвате.
Споделянето по този начин означава, че можете бързо, лесно и безпроблемно да разпространявате календарната си информация с други потребители на Outlook, както и да интегрирате календари, изпратени до вас.
Има доста опции за календар, които да се сортират (макар и не толкова, колкото с имейл). Повечето от тези опции са предназначени да конфигурират календара да работи по-ефективно с вашите професионални и лични нужди.
Можете например да промените работното си време и работната седмица, да добавите празниците, да промените часовата зона, да зададете цвета по подразбиране и дори да изберете между Фаренхайт и Целзий. Работете по пътя им през свободното си време и изпробвайте какво работи най-добре за вас.
Функциите на календара в Outlook са първокласни и ако работите в организация с централен сървър на Exchange, вероятно сте запознати с начина, по който можете да си сътрудничите в споделени календари, да виждате събития и др. Всичко това работи безпроблемно в собствената ви локална инсталация на Outlook за допълнителна мощност и удобство.
Вкъщи е хубаво да имате календар с толкова много функции в същата програма. Не е необходимо да превключвате от приложение за електронна поща в календара си, можете да планирате събития и бързо да поканите участниците само с няколко кликвания върху бутона на мишката и много повече.
Но това е достатъчно да говорим от нас. Защо не чуваме от вас сега? Уведомете вашите мисли или дайте своите коментари в дискусионния форум.
