Ако сте един от онези хора, които имат бяла дъска или бележник с непрекъснато развиващ се списък със задачи или бюрото и мониторите ви са украсени с Post-it® напомняйки ви за важни събития, тогава тази статия за вас.
Outlook ще ви позволи да направите списъци със задачи, които се състоят от задачи, които можете да правите, като например задаване на дати, напомняния, категории и др. Цялата цел е да създадете по-активен вид списък със задачи, с който можете да си взаимодействате и ще ви държим честни.
Ние обсъждахме наскоро различните тънкости на Outlook 2013, така че ако сте нови, препоръчваме Ви да прочетете въведението ни.
В противен случай отворете Outlook до изгледа на задачите и погледнете наоколо. На пръв поглед ще забележите, че това е доста празно и безплодно. Това е така, защото все още трябва да го изпълним с множеството неща, които трябва да направим, и поръчките да бягаме.
Нека да преминем и да ви покажем как да използвате Задачи като професионалист и допълнително да организирате живота си с Outlook. С малко време и работа ще имате пълен набор от задачи, които можете да настроите, за да ви напомнят, когато им се наложи, или дори да ги присвоите на друг човек!
За да започнете, ще искате да добавите задачи. Ще забележите, че там е познатата папка на папките от лявата страна. Можете да добавяте нови папки в този изглед, ефективно след това да организирате задачите си в категории. Можете дори да създадете нова група от папки, за да можете отново да разделите задачите между професионалния и личния си живот, ако е необходимо.
За да започнете, ще забележите, че има една задача група папки повикване Моите задачи и две под-задачи папки: задачи списък и задачи. Ако кликнете с десния бутон на мишката върху най-голямата папка, можем да създадем "нова група папки", която ще наречем Работни задачи.
Можете да добавите бърза задача, като кликнете върху "Кликнете тук, за да добавите нова задача" или можете да кликнете върху "Нова задача" на лентата за дома. Проверете следната без заглавие задача, към която можете да приложите няколко опции, да показвате задачата, неговите подробности, както и да го управлявате.
Нека да изпълним задачата си с някои основни детайли и след това да кликнем върху "Запазване и затваряне". Можете да изберете начална дата, крайна дата (ако е приложимо), статус, приоритет и процент на завършване. Можете също така да поставите отметка в квадратчето "Напомняне" и Outlook да ви уведоми кога ще стане задачата ви.
След като създадем няколко задачи, можем да ги видим в изгледа на задачите. Можете да направите някои основни dingering тук, като например промяна на дължимата дата или определяне на категория, но ако наистина искате да видите и редактирате, трябва да щракнете двукратно, за да го отворите.
Това е нашата задача още веднъж. Можем да направим промени в него, като статуса или приоритета, или можем да кликнете върху бутона "Детайли".
Ако има други подробности, свързани със задачата, можете да ги попълнете тук. Макар че това може да не е от значение за повечето хора, ако работите с независими изпълнители или консултанти, това е чудесно място, за да следите колко те струват приблизително.
Има няколко други неща, които можем да споменем, преди да преминем към рецидиви. Докато се занимавате с интерфейса на задачите, отделете малко време, за да отбележите, че можете да изтриете или препратите задачата, ако решите, че не си заслужава да преследвате, или имате нужда от информация от някой друг по него.
Можете също така да управлявате задачата, като маркиране, завършване, задаване и изпращане на отчет за състоянието. По-скоро ще говорим повече за това. Засега нека разгледаме накратко как да настроим повтарящи се задачи.
Създаването на повтаряща се задача е същата като създаването на повтаряща се среща или повтаряща се среща. Диалоговият прозорец, който виждате, когато кликнете върху бутона "Повторение", вероятно ще изглежда доста познат.
Така че тук е задачата ни "говорим за работа", която се повтаря всяка седмица в сряда, без да има край. Обърнете внимание също така, че дори и да не изпълнявате задачата до момента, в който задачата се повтори, пак ще бъде генерирана друга.
Можете да промените това, като изберете опцията "регенериране на нова задача", която вместо автоматично да се повтаря на x ден, няма да регенерира задачата, докато текущата не е маркирана за завършена.
Имаме нашата задача "говорим за работа!" Задача, всичко е наред, сега просто трябва да я заложим на някой друг! Кликнете върху бутона "Задаване на задача" в раздела "Управление на задачите" на лентата.
Това ще отвори задачата като електронна поща, която можете да адресирате до други хора. В този случай ние просто ще възложим задачата да говорим за работа с някой друг, така че ще ги изпратим по електронна поща до тях.
Ако искате да въведете адреса в полето "За", можете или можете да извадите щастливото име от адресната книга. Нямате ли създаден адресен указател? Прочетете как да създавате и управлявате контакти, включително как да импортирате контактите си от Gmail директно в Outlook.
Този получател ще получи имейл с опцията "Приеми" или "Откажи". Не искаме шефът да се разстрои, затова просто ще продължим и ще приемем задачата. Освен това, говоренето за работа не е лоша идея!
И накрая, ако правомощията - които искат да знаят напредъка (или липсата му) по зададената понастоящем задача. Можете да им изпратите отчет за състоянието.
Като цяло, средният домашен потребител на Outlook е по-вероятно да използва задачи като средство за получаване на поръчки или за извършване на задачи вкъщи, но е полезно да знаете пълния набор от способности за създаване на задачи. Нека сега да продължим към останалата част от домашната лента и да поговорим за това какво можете да направите, за да управлявате задачата оттам.
По време на вашата седмица, някои задачи ще бъдат направени, а някои няма. Тези, които завършите, можете да отбележите като пълни и да забравите. Но тези, до които не стигате, ще трябва да бъдат управлявани по някакъв начин или просто ще имате непрекъснато нарастващ списък от разтърсени задачи.
Има няколко начина да ги управлявате. Нека да разгледаме тази област на панделката и след това да ви покажем как да се възползвате максимално от тези инструменти.
Кликването върху бутона "Премахване от списъка" ще го маркира като завършен и ще го премахнете от списъка. Ако Outlook срещне проблем, например ако задачата се повтаря или е непълна, тя ще ви попита какво искате да направите.
Можете също да работите директно с задачите, които виждате в списъка със задачи. Разгледайте следващата екранна снимка за повече подробности. Виждате, че можете просто да кликнете върху иконата на флага, за да го означите като завършен или да кликнете с десния бутон на мишката, за да видите опциите за последващи действия.
Виждате тук на следващата екранна снимка, че задачата ни "да седнем да гледаме футбол с краката си нагоре" трябва да бъде утре, но също така я маркирахме и за следващата седмица. Създаването на последваща задача основно я дублира за времето, което най-добре ви подхожда, за да я завършите. В този случай можем да отбележим утрешната задача като пълна или да я премахнем, но тази дублираща се задача все още ще се дължи следващата седмица.
Забележете, че можете да проследявате задачите от един от петте предварително зададени интервала или да създадете персонализирани последващи действия.
И накрая, промяната на изгледа ви може да помогне за изрязването на голям брой задачи. Ако не се показва на лентата, можете да кликнете върху бутона "Промяна на изгледа" и ще видите тези опции.
Ето какво може да изглежда един обикновен списък. Изгледът не прави разлика между състояния на завършване или категории или нещо друго. То просто представя всичките ви минали, настоящи и бъдещи задачи в един прост поглед.
От друга страна, ако сортираме възгледа си чрез активни задачи, виждаме, че нещата се стесняват много за нас.
Винаги помнете да промените изгледа на задачите, така че бързо да ги сортирате или скривате за максимален потенциал за производителност!
И накрая, нека да се запознаем или да се запознаем отново с опциите за задачи. Опциите за задачи ще ви позволят да промените настройките и да промените тяхното поведение и външен вид. Можете да ги достигнете от менюто "Файл", като кликнете върху "Опции -> Задачи".
Можете да зададете опции за напомняния за задачи с дължими дати, просрочени и завършени цветове на задачите, работно време и други прости ощипвания. Така че сега, ако искате закъснели задачи да са блестящо сини или искате по подразбиране напомняния в края на деня, вместо да започнете, можете да направите промените тук.
Както можете да разберете, Outlook се разкрива като много добре закръглено приложение и все още не сме говорили за календари и бележки! Надяваме се, че сте в състояние да използвате задачите, за да подобрите организационните си умения с няколко кадъра. Те наистина са лесни за настройка и присвояване, и е хубаво да имате тези напомняния и да гледате какви неща от списъка ви бавно се проверяват.
Междувременно се интересуваме да чуем от вас. Имате въпрос или коментар, който искате да напуснете при нас? Влезте в нашия дискусионен форум и отминете.
