Outlook 2013 ви позволява да зададете категории на неща и да персонализирате посочените категории. Работата по категории е, че те са универсални в Outlook и можете да присвоите всяка категория на комбинация от клавиатури. Така че, можете да категоризирате имейли, календарни събития и бележки с няколко бързи клавишни удара.
През последните няколко месеца говорихме много за Outlook 2013 и различните му части. Говорихме за овладяването на най-важните му функции, като например как да композирате и изпращате имейли, както и да създавате и управлявате контакти и дори да импортирате контактите си в Gmail. Ние също така покрихме другите неща на Outlook, като например как можете да създавате списъци със задачи, за да ви пазят добре на задачата. И, разбира се, има най-важният календар, който е от съществено значение за всеки, който иска да поддържа ефективно график.
Това, което означава всичко, е, че можете да направите много неща с него, за да ви помогнем да управлявате по-добре натоварената си работа и дори личния си живот. Преди да затворим поглед към Outlook 2013, обаче, ние почувствахме, че трябва само да обхванем само два останали аспекта, за които си струва да се отбележи: категории и търсене.
За да персонализирате категориите си, кликнете върху бутона "Категоризиране" и след това изберете "Всички категории ..." от падащото меню. Използвайки този диалогов прозорец, можете да създадете нови категории, да изтриете стари, да преименувате, да промените цветовете и да зададете клавишни комбинации.
Забележете в следващата екранна снимка, как сме присвоили "CTRL + F2" в синята категория.
Сега, например, можете да приложите категории към всичко, което искате. Направете нашия глупав пример по-долу, ние имаме нашата задача да "живеем la vida loca" и я маркирахме с лични (лилави) и спешни (червени) категории.
Запомнете този много полезен съвет: след като зададете клавишите за бърз достъп до категориите си и сте ангажирали категориите си с паметта, те могат бързо да работят, за да организират поща, срещи и други елементи от Outlook.
Например, тук е заглавие на имейл съобщение от съобщение в нашата пощенска кутия, маркирахме го с категорията Работа. От сега нататък, ако трябва да търсим това конкретно съобщение, можем да използваме категории, за да филтрираме несвързани съобщения.
Имайте предвид също така, че можете бързо да маркирате задачи, имейли и други елементи от Outlook бързо с по подразбиране категория, например в следващата екранна снимка. Тук отбелязахме няколко задачи като "УРИГЕНТ", като щракнете върху малкото поле в колоната "КАТЕГОРИИ".
Ясно е, че категориите могат да бъдат много полезни и те са до голяма степен ненадминат функция в Outlook. Научете се да ги използвате ефективно и ще можете да организирате всичките си неща в свързаните с тях категории.
Нека приключим това, като накратко говорим за търсене на елементи в Outlook. Това означава, че това се отнася главно до пощата, но търсенето се разпростира в цялата заявка. Когато кликнете върху панела за търсене, например във входящата поща (или в друга пощенска папка), лентата ще се промени, за да ви предостави множество инструменти за търсене.
Защо всички тези неща са тук? Просто, колкото повече начини можете да търсите съобщение, толкова по-добри са шансовете ви да го намерите. Вижте тук на следващата екранна снимка, щракнете върху бутона "Subject" и можем да попълните съответното място с това, което искаме темата да съдържа. В този случай искаме да намерим всички теми, свързани с "Работа".
Забележете, че резултатите, които се появяват всъщност са Задачи, което показва как Outlook връща резултатите от търсенето от всичко, което съхранява.
Ако максимизирането на вашите умения за търсене в Outlook ви интересува, можете бързо да пресечете бъркотията, като отделите малко време и изпробвате опциите на търсачката. Имайте предвид, че ако резултатите ви са твърде големи и разнообразни, винаги можете да прецизирате обхвата си, като използвате подходящо озаглавените инструменти за обхват.
И накрая, ако усетите нуждата от власт и крайния контрол върху търсенето, опитайте да използвате формуляра за разширено търсене, като кликнете върху бутона "Инструменти за търсене" в секцията Опции.
Използването на формуляра за разширено търсене е далеч и най-добрият, безсмислен начин за търсене в Outlook, но независимо от метода, който използвате, ние сме сигурни, че ще разберете как да намерите вашите неща за нула време.
Outlook работи с Windows Search, за която написахме цяла серия малко след това. Тези опции засягат начина, по който се търсят елементи както в Windows, така и в Outlook.
Забележете, че ако кликнете върху "Опции за индексиране ...", ще отворите контролния панел "Опции за индексиране", където можете да коригирате как или дали Outlook се индексира от индекса за търсене в Windows. Останалите опции разглеждат предимно резултатите от търсенето, като например как се показват и откъде се показват резултатите.
Категориите и търсенето са две невъоръжени функции, които можете да добавите към вашия репертоар на Outlook, който ще заобиколи нашия опит в офиса доста добре. Ако широко използвате Outlook, получавате много електронни писма, създавате много календарни срещи или генерирате дълги списъци със задачи, а след това не само да ги организирате е важно, но след това да имате възможност да търсите нещо, особено ако знаете това, което търсите, е безценно.
