Винаги е ужасна трагедия, когато някой загуби нещо важно, за което работи, защото не спази правилно документа си. Това се случва по-често, отколкото бихте мислили за потребители на Excel и Word!
За щастие, Microsoft е добавил много функции в последните няколко версии, които помагат за намаляване на шансовете за загуба на данни поради катастрофи, прекъсвания на захранването, случайни изтривания и т.н. Една функция се нарича AutoRecover и втората, по-малко позната характеристика, се нарича AutoBackup.
В тази статия ще говоря за това как да конфигурирате и двата варианта, така че вашите данни да са възможно най-сигурни. Бих искал също така да спомена, че най-новите версии на Office ви позволяват да запазвате документи директно на OneDrive, което е добра възможност да разгледате, защото все още ще имате достъп до работата си, дори ако твърдият ви диск не успее.
Функцията Auto Recover е включена по подразбиране и основно автоматично запазва документа ви на временно място след определен интервал от време. За да видите настройките за автоматично възстановяване, кликнете върху досие и тогава Настроики.
Кликнете върху Запази в менюто отляво и ще видите опцията Автоматично възстановяване под Запазване на работни книги.
По подразбиране информацията за автоматично регенериране се запазва на всеки 10 минути. В допълнение към интервала, Excel трябва да бъде празен за 30 секунди, преди данните да бъдат запазени. Също така, информацията за автоматично зареждане се запазва в Автоматично възстановяване на местоположението на файла изброени тук. Как действа? По принцип, да кажем, че имате работен лист като този по-долу и го запазвате.
Сега добавете следните данни в електронната таблица на Excel и изчакайте около 10 минути без да запишете документа. Тъй като интервалът за автоматично регенериране е зададен за 10 минути, трябва да изчакате поне толкова време, за да се запазят данните.
В моя случай симулирах катастрофа в Excel, като отворих диспечера на задачи и убих процеса Excel. След това отворих отново Excel и веднага видях опция, наречена Показване на възстановените файлове.
Ако кликнете върху това, той ще изведе списък на Excel файлове, които могат да бъдат възстановени. В моя случай имаше оригиналния файл, който имаше данни само на A1 и A2, и имаше и файла AutoRecovered, който включваше данните, които не бях запазил на диска.
При кликване върху някой от елементите в списъка ще се отвори друг екземпляр на Excel, показващ данните в този конкретен файл. Като цяло, това е наистина полезна функция за онези времена, когато не сте запазили цялата си работа, но Excel завършва неочаквано.
Основният недостатък на тази функция е, че данните от автоматичното възстановяване се съхраняват на същия твърд диск като вашия файл, така че ако нещо се случи на вашия твърд диск, всичко ще изчезне. Можете да промените местоположението в горните настройки на отделен твърд диск или дори на мрежово местоположение, което силно препоръчвам.
Обърнете внимание, че информацията за автоматичното възстановяване също така се изтрива автоматично от Excel при следните обстоятелства:
Така че основно, всеки път, когато запазвате файла, той се отървава от данните за автоматичното възстановяване. Освен това, ако ръчно излезете от Excel и изберете да не запазвате данните, той ще изтрие данните за автоматично регенериране. Просто имайте предвид това, когато използвате тази функция. Ако сте голям потребител на Excel, бих препоръчал да настроите интервала за автоматично възстановяване до нещо като 2 или 3 минути вместо 10.
Друга особеност, която не много хора наистина знаят за това е AutoBackup. За да го използвате, първо трябва да отидете и да запазите файла си, за да стигнете до Запази диалогов прозорец. Ако вече имате запазен документ в Excel, отидете на досие и тогава Запази като и изберете място. Когато го направите, това ще доведе до това Запази като диалогов прозорец.
В диалоговия прозорец кликнете върху Инструменти който е вляво от Запази бутон. Ще видите няколко опции, една от които е Общи опции, Когато кликнете върху това, ще се появи малък прозорец с още няколко опции.
Продължете напред и проверете Винаги създавайте резервно копие кутия. Кликнете върху OK и сега, когато запазите файла, ще се създаде и резервен файл в Excel с разширение .XLK. Имайте предвид, че първият път, когато направите това, файловете ще бъдат същите. Ако направите промени в оригиналния файл и го запазите отново, архивираният файл ще остане същият (оригиналните данни). Третият път, когато го запазите, архивният файл ще бъде актуализиран с информация до второто запазване.
По принцип архивиращият файл винаги е една версия зад текущата версия. Така че, ако сте направили куп промени, запазите файла си и след това искате да се върнете към версията, която не е имала тези промени, просто можете да отворите резервния файл.
Файлът е запазен на същото място като оригиналния файл и не изглежда да има начин да го промените. Тази функция не добавя много сигурност към Вашия документ, но е добра при определени обстоятелства.
Активирането на тези функции за архивиране и възстановяване в Excel ще ви спести от загуба на важни данни. Винаги е добра опция за използване на облачно хранилище (като OneDrive) като допълнителна предпазна мрежа в случай, че компютърът ви не успее катастрофално. Ако имате някакви въпроси, можете да коментирате. Наслади се!
