Търсите ли начин да проследявате промените, направени в електронна таблица в Excel? Има много случаи, когато трябва да разпространявате файл на няколко човека и да следите какви промени са били направени. Може да искате да проследите кога е направена промяната, кой е направил промяната, в коя клетка се е появила промяната и кои данни са променени.
Excel има вградени функции за проследяване, които могат да се справят с всички горепосочени случаи. Можете лесно да преглеждате всички промени директно в работния лист и също така можете да приемете или отхвърлите всяка промяна. Има няколко неща, които трябва да запомните за функциите за проследяване на Excel:
1. Включването на проследяването не означава, че можете да върнете електронната таблица назад във времето до предишно състояние, като отмените промените. Това е основно лог файл, който записва всичко и това е всичко. Можете ръчно да отидете и да видите какви данни са били изтрити или добавени, но ще трябва да направите сами промените в електронната таблица.
2. Включването на проследяването не означава, че всяка направена от вас промяна ще бъде записана. Всички данни, съхранени в клетка, се проследяват, но други промени като форматирането не са. Други промени, които не са проследени, включват скриване / премахване на редове и колони, коментари и стойности на клетките, които се променят до преизчисляване на формула.
3. Историята на промените се запазва само за 30 дни по подразбиране. Ако направите промени в работен лист на Excel и след това отворите работната книга отново 45 дни по-късно, ще можете да видите историята на промените за всичките 45 дни, докато затворите работната книга. Когато го затворите, всяка история на промените, по-стара от 30 дни, ще изчезне. Това означава, че следващия път, когато го отворите, няма да можете да видите тази промяна, която сте направили преди 45 дни.
4. Винаги, когато включите проследяването, работната книга се превръща в споделена работна книга. Това означава, че много потребители ще правят промени в документа.
Сега, когато знаете някои основни неща за проследяването в Excel, нека да поговорим за това как да го активирате, да промените настройките и да следите промените!
Да вървим напред и да включим проследяването. Отворете Excel и кликнете върху преглед на лентата. Най-отдясно трябва да видите опция, наречена Проследяване на променитепод Промени секция.
Кликнете върху бутона и изберетеМаркирайте промените, Ще получите диалогов прозорец, в който сега трябва да отмените опцията "Проследяване на промените при редактиране. Това също така споделя работната ви книга ".
Имате няколко възможности тук, включителноКога, Кой, и Където, За Кога, всичко означава, че всяка промяна ще бъде подчертана. Също така имате възможност да маркирате промените от последния запис на документа, тъй като дадена конкретна дата или промени, които все още не са прегледани.
Ако проверитеКой, можете да изберете да проследявате промените, направени от всеки, или промените, направени от всички освен вас. Най- Където опцията ви позволява да проследявате промените само за конкретна част от електронната таблица. Просто кликнете върху бутона отдясно и изберете диапазона от клетки, за които искате да следите.
И накрая, можете да проверите Маркирайте промените на екрана ако не искате другите да знаят, че проследявате промените. По подразбиране, след като започнете да проследявате и тази опция е избрана, всяка променена клетка ще покаже малка стрелка в горния ляв ъгъл, за да покаже, че е променена.
Също така, ако кликнете върху променена клетка (с Маркирайте промените на екрана включен), ще получите малко изскачащ прозорец, показващ каква е била стойността, която е била променена и променена и кога. Ако премахнете отметката от опцията Маркиране на промените на екрана, този малък черен триъгълник няма да се покаже.
Така че това, което можете да направите, например, е да скриете промените на екрана, като не проверявате полето, изпращате файла си на всеки, който трябва да направи промени, и когато го върнете, просто отидете на Проследяване на промените и проверете отново кутията.
Следващата стъпка е да разгледате настройките за проследяване и да ги настроите така, че да отговарят на вашите нужди. За да направите това, кликнете върху Споделете работна книга който е директно вляво от Проследяване на промените бутон. Кликнете върху напреднал когато на Споделете работна книга диалога се появи.
Тук можете да промените броя на дните, за да запазите историята на промените на нещо, различно от 30 дни. По подразбиране промените се актуализират, когато файлът се запазва, но можете да го направите така, че да се извършва автоматично на всеки няколко минути. И накрая, можете да изберете как искате да се справите с конфликтите: или като ги попитате или просто оставите последната промяна, когато запазите файла, спечелете.
След като активирате проследяването и направите няколко промени, можете да кликнете отново върху бутона Проследяване на промените, да кликнете върху Маркирайте промените и ще забележите, че Показване на промените в нов лист кутията вече не е сива.
Проверете дали и щракнете върху OK. Създаден е нов работен лист история които ще ви позволят да видите всички промени, направени в тази работна книга.
В един момент ще трябва или да одобрите, или да отхвърлите промените. Можете да прегледате всички промени, след което изберете и изберете кои искате да запазите или отхвърлите.
Просто кликнете върху Проследяване на промените отново и избирам Приемане / Отхвърляне на промените, Изберете опциите, за да изберете кои промени искате да приемете или отхвърлите. Ако искате да прегледате всички промени, просто оставете Кога проверете и се уверете, че е зададено Не е прегледано.
Кликнете върху OK и Excel ще започне да ви показва всяка направена промяна и ви дава възможност приемам или Отхвърляне, Можете също Приемам всичко или Отхвърлете всички ако желаете.
Ако отхвърлите промяна, тя веднага ще се върне обратно към онова, което е било първоначално в тази клетка.Струва си да се отбележи, че ако друга клетка препраща към съдържанието на отхвърлената клетка, тогава тази стойност също ще се промени, когато стойността на референтната клетка се върне обратно. Това може да доведе до прекъсване на формули и т.н., така че бъдете внимателни.
Това е! Сега можете лесно да проследите направените промени във вашата електронна таблица в Excel, като използвате тази вградена функция. Ако имате някакви въпроси, публикувайте коментар. Наслади се!
