Понякога може да искате да създадете писмо, което ще изпращате до много различни хора, но бихте искали определени части от него да бъдат индивидуализирани за всеки адресат: части като поздрав, име, адрес и т.н. В Word Това означава, че трябва да създадете писмо от форма, което е наистина лесно да се направи.
Преди да започнете с формуляри, трябва да сте сигурни, че вече сте настроили база данни с всички полета, които бихте искали да включите. Базата данни може да бъде толкова проста, колкото електронна таблица в Excel, с колони за собствено име, фамилия, адрес и т.н. Word може да импортира данни от Excel, Access и текстови документи. Ако все още нямате настройка на база данни, винаги можете да го създадете в Word, което ще ви покажа как да го направите.
За да започнете, създайте документ, който има стандартния текст в него, като например примерното писмо за коледно послание по-долу:
Забележете как няма поздрав, адрес и т.н., защото всички те ще бъдат добавени по-късно като поле в нашето писмо. Първото нещо, което трябва да направите, е да кликнете върху Изберете Получатели на Mailings раздел:
Тук добавяте хората, които ще получават писмото, или импортирате списък от файл с база данни.
Можете да кликнете върху Въведете нов списък ако искате да създадете списъка в самата програма Word. За да импортирате, кликнете върху Използване на съществуващ списък, В този пример ще напишем списъка.
Забележка: Когато отидете, за да запазите списъка си с получатели, Word ще ви подкани за местоположение на твърдия ви диск, за да запазите файла с данни, който ще бъде създаден.
След като запазите списъка си с получатели, ще забележите, че много от иконите, които са на Mailings лентата могат да се кликнат сега. За да започнете да добавяте полета във формуляра си, щракнете върху едно място в документа, за да укажете къде искате да бъде поставено полето и след това върху него Блок за адрес.
Това ще доведе до Поставете блок за адреси диалогов прозорец.
Кликнете Добре за да отидете с формат по подразбиране и трябва да получите нещо, което изглежда така:
След това добавете Въведете След Блок за адрес за да преместите текста си на линия, след което кликнете върху Поздравителна линия икона:
Това ще доведе до Поставете поздравителна линия диалогов прозорец.
Още веднъж, нека да отидем с формат по подразбиране и просто кликнете върху Добре бутон.
След това подчертайте къде се казва, щракнете с десния бутон на мишката, изберете параграф и след това поставете отметка в квадратчето доНе добавяйте интервал между абзаци от същия стил, Това ще направи адресното блокиране да се свърже правилно, вместо да има празна линия между всяка част от него.
След това кликнете върху Преглед на резултатите икона, разположена в раздела "Поща" в лентата.
Вместо индикатора за поле на адресния блок трябва да видите действителното съдържание, посочено в документа на Word.
Когато приключите с визуализирането, кликнете върху Преглед на резултатите за да изключите визуализацията. След това, за да видите как да добавите други полета, кликнете направо върху текста в документа, за да направите текущата си позиция, след което кликнете върху Поставете поле за сливане икона.
Трябва да получите нещо подобно:
Избирам Държава или регион, след това кликнете върху Insert бутон.
Опитайте да кликнете върху Преглед на резултатите икона отново, за да видите как изглежда. Ето моя пример:
Сега, когато писмото за формуляр е настроено правилно, можете да правите по-усъвършенствани неща като настройка на правила. Правилата ще ви позволят да покажете текст за определени получатели и да го скриете за другите. За да започнете, кликнете върху правилник бутон.
Ще видите разгъващо се меню с няколко опции като Ask, Fill-in и др.
За нашия пример, нека изберем Ако ... тогава ... друго, което ще ни доведе до следния диалог:
Променете Име на полето: да се Държава или регион, и тип САЩ в Сравни с: област. След това добавете текст в полетата, където се казва Въведете този текст и В противен случай вмъкнете този текст. В този пример, ако получателят живее в САЩ, той ще получи текстаВесела Коледа в писмото си, докато всички останали ще получат съобщениетоСезони поздравления.
Ето какво ще изглежда след като кликнете върху Добре и след това Преглед на резултатите бутон.
След това отбележете Преглед на резултатите раздел:
Тук можете да кликнете върху бутоните със стрелки (когато Преглед на резултатите е включен) отляво и отдясно на номера, за да превъртите всички букви, които ще бъдат изпратени. По този начин можете да се уверите, че всичките ви букви ще изглеждат точно преди печат или изпращане по имейл.
Забележка: Изборът на менюто за полетата на мача в Правилата е за съвпадение на имена на полета в база данни с имена на заглавията в списъка ви с получатели.
Също така, за да улесните видимостта на полетата в документа, използвайте връхна точка Обединяване на полетата бутон.
Това е превключване, което можете да включвате и изключвате по свое усмотрение. Накрая, когато сте доволни от писмото си, кликнете върху Завършване и сливане икона:
Трябва да получите това падащо меню с три опции.
Избирам Редактиране на отделни документи за да получите Word да обедини всичките ви букви заедно в един голям документ, който можете да разгледате преди да отпечатате или изпратите като имейл.
Както можете да видите, създаването на формуляри с формуляри с Word вече не е това, което някога е било, и можете бързо и лесно да създавате и изпращате документи. Ако имате някакви въпроси, можете да коментирате. Наслади се!
