В тази публикация ще разгледаме как по-добре можете да управлявате имейла си в Outlook, като входящата поща автоматично се премества в отделни папки. Ако получавате много ежедневни съобщения, това може да спести много време. Вместо да се налага да прекарвате час веднъж седмично при преместване на имейли от Входящата пощенска кутия към категоризираните си папки, правилата за електронна поща ще ви помогнат да автоматизирате организацията на входящата ви поща. Това е много подобно на използването на етикети и филтри в Gmail.
Правилата за електронна поща може да изглеждат сложни и те могат да бъдат, ако наистина искате да изпълните някои сложни сортиране, но ако просто искате да преместите работни имейли автоматично в папката "Работа", то това е парче торта.
За да бъдат правилата полезни, първо трябва да създадете няколко папки под входящата си поща, за да категоризирате имейла си, като например Проекти, Работа, Семейство и др. Можете да създадете папки, като щракнете с десния бутон на мишката върху Входящи или всяка папка и избиране Нова папка, Следната процедура работи по Outlook 2010, 2013 и 2016.
Сега, за да започнете, отворете Outlook, кликнете върху досие и ще видите Управление на правила и сигнали бутон към дъното.
Ще се покаже главният прозорец "Правила и сигнали" и по подразбиране може да видите едно правило, което вече е създадено в зависимост от вашата версия на Outlook.
Оттук щракнете върху Ново правило за да започнете с първото правило за електронна поща в Outlook. Ще се появи диалоговият прозорец "Wizard" и ще ви покаже някои общи шаблони за правила. Това са най-често срещаните и вероятно всичко, от което някога ще се нуждаете. Най-често срещаното правило е първото, изброено "Преместване на съобщения от някого в папка". Продължете напред и го изберете, след което кликнете върху Напред.
Ще забележите, че долното поле със списъци, наречено "Стъпка 2:", остава в дъното с някои подчертани текстове. В действителност, всички вие трябва да направите, за да настроите правилото, щракнете върху хипервръзките за хора или обществена група и уточнен за да изберете имейл адреса и къде искате тези имейли да отидат. След това можете да кликнете завършек и сте готови. Ако обаче искате да направите правилото по-сложно, след това щракнете върху Напред ще ви даде много повече опции:
Докато проверявате различните условия в полето с най-горния списък, описанието на правилото в долната част също ще се попълва с повече хипервръзки. Можете дори да създадете правила, които търсят конкретни думи в тялото на електронната поща и след това да извършвате действия по тези имейли. Следващата ви задача е да кликнете върху всяка хипервръзка и да изберете свързаните с нея стойности като имейл адреси, папки и т.н. В нашия пример по-горе, ще искате да кликнете върху хора или обществена група и изберете имейл адрес.
След това кликнете върху думата уточнен и прегледайте папката, в която желаете имейлът да бъде преместен или да кликнете върху него нов и ще бъде създадена нова папка под текущо маркираната папка.
Сега ще видите актуалната част, актуализирана с действителните стойности за вашето правило.
Когато кликнете върху "Напред", можете да зададете още действия за правилото. Обикновено можете да оставите това сам, ако това е просто правило, но ако искате да изпълнявате и други действия, като например да възпроизвеждате звук, да изпратите имейла, да направите копие от него, да отпечатате имейла, да стартирате друга програма, да изпълните скрипт и т.н., тогава можете да направите всичко това на този екран.
Кликнете върху "Напред", когато сте готови, и ще бъдете доведени в диалоговия прозорец "Изключения", където можете да изберете какви условия да не искате да обработвате това правило. Освен ако нямате отделни случаи, можете да го оставите празен, което е по подразбиране.
Кликнете върху "Напред" и най-накрая стигнахме до края на съветника за правилата! Дайте на правилото име като "Премести приятелите по имейл", за да знаете какво прави, когато го разгледате по-късно. След това, ако вече имате имейли във входящата си поща, които отговарят на новото Ви правило, поставете отметка в квадратчето "Изпълнете това правило за съобщения, които вече са в "Вх. Поща"". Можете да оставите всичко останало по подразбиране и да кликнете върху Край!
Сега можете да създадете правила за хора, бюлетини, отчети за банкови и кредитни карти и каквото и да е друго, за което можете да мислите, че ще започнете да управлявате електронната си поща по-ефективно!
