Няколко удобства в модерния дигитален работен поток са толкова широко достъпни, но толкова широко пренебрегвани (или напълно насилвани) като функцията за електронна поща на BCC. Ако сте виновни за злоупотреба или пренебрегване на нейната власт (и има голяма вероятност да сте), е време да се покаете и по този начин да намалите спама и да защитите поверителността на приятелите и семейството си.
Има три слота за адреси във всеки клиент за електронна поща: TO, CC и BCC, които представляват съответно "[доставка]", "въглеродно копие" и "сляпо копие". Тези обозначения са запазени от света, предхождащи електронната поща: физически букви и бележки.
В бизнес бележките от средата на века например ще има слот за ТО за основния получател, слот за CC за лица, които трябва да са в комуникацията, но които не са били основните получатели, и трети слот, BCC, за лицата, които трябваше да се включат в комуникацията, но по каквато и да е причина, тяхната самоличност ще бъде задържана от бележките, разпространявани до получателите в слотовете за адресиране на адресите и адресите.
При появата на електронната поща същите конвенции, използвани в хартиената поща и бележки, бяха копирани както от познато, така и защото те останаха полезни, въпреки че съобщението вече не беше физически копирано и доставено.
Ако тези конвенции съществуват в продължение на десетилетия преди появата на електронната поща и продължават да съществуват през следващите половин век, къде тогава възникват неприятностите? Има две форми на злоупотреба с БКК: пасивно-агресивно сляпо въглеродно копиране (злонамерената форма на неприятности) и небрежност да се използва копиране със слепи въглерод, за да се защити неприкосновеността на личния живот (неприятности, които произтичат от невежеството). Нека да разгледаме как и защо да избягваме всеки от тях.
Най-лошото използване на слепия въглероден екземпляр е пасивно агресивно да завладее колега. Този вид злоупотреба с BCC нараства, когато служителите прибягват до използването на функцията на БКК като начин за непряко разтърсване на колегите им, засмукване на шефа си или по друг начин ангажиране в нефункциониращи работни места.
Снимката е предоставена от EC Comics.
Служител например може да постави шефа си като адресат на BCC по имейл, който изпраща на друг служител, така че шефът му да види, че той комуникира с другия служител или че другият служител не изпълни някакво задължение или краен срок. Този вид тайно-катерица комуникация обикновено се намръщва на работното място и ние не сме готови да подкрепим всяко поведение, което поражда дребна и пасивна агресивна работна среда.
Единственият ни съвет по този въпрос е: Спрете го.
Освен ако вашият HR отдел или шефът ви изрично дойде при вас и ви инструктира да изпратите вашите съобщения на БКК, трябва да избягвате практиката.
Ако хората извън първичната комуникация трябва да се държат в цикъл, дори по-високи, най-добрата практика е да ги включи като адресати на ЦК и да уведоми адресатите на ТО за това кой е включен и по каква причина.
Не само това изгражда по-зрял диалог на работното място, но също така ви помага да избегнете особено неудобно събитие: ако вашият шеф или друг получател на BCC използва функцията на отговор - всички те ефективно се разкриват и разкриват, че са били запознати със съдържанието от предишния имейл. Опитайте да обясните това на колегата, с когото сте заговорничили срещу водния охладител.
За щастие, броят на хората, които злоупотребяват с функцията BCC, е малък, което ни води към онези, които съставят по-голямата част от злоупотребите: незнайното.
Ако по-голямата част от хората не използват злонамерено функцията на БКК като част от кампания за психологическо воюване срещу техните колеги, тогава къде ни оставя това? Оставя ни смилиони от хората, които несъзнателно пренебрегват дори да използват функцията BCC на първо място.
Снимката е предоставена от Обществената библиотека в Денвър, Колекция "Западна история".
Защо функцията BCC е толкова важна? Той ви позволява да изпратите имейл до някой, без това лице да вижда всички останали, които получават имейла, като ефективно защитават личната си информация. Ето пример за изпращане на електронна поща, извлечена от нашите собствени имейл архиви:
Всяко синьо замъгляване в изображението, филтрирано поверително, е по-горе. Не само, че имаше над 40 имейл адреса в списъка с получатели, към които бяхме включени, но в препратения имейл (посочени по-горе) има два набора от оставащи блокове напред, които съдържат съответно 13 и 8 имейл адреса. Това означава, че в целия текст на имейла има над 60 имейл адреса.
Сега може би се питате: "А какво? Какво значение има? "Това има значение по няколко причини. Първо и най-вече има прост въпрос за неприкосновеността на личния живот и зачитане на уважението на личността на хората в списъка ви с контакти (независимо дали са приятели, семейство или бизнес партньори). От само себе си се разбира, че хората, които изстрелват напред и масовите имейли с десетки свои приятели и сътрудници, не отделят време да се свържат лично с всеки един от тези десетки получатели и да попитат дали биха искали тяхната информация за връзка да бъде споделена с всички останали на списък на адресатите. Изключително неуважително е да споделяте информация за контакт без разрешението на въпросното лице.
Тя става още по-неуважителна и обезпокоителна, колкото по-разнообразна е тълпата от хора, на които сте имейл. Ако изпращате по имейл десет души в малка гражданска организация, която вече се познава, проблемът може да е неразбираем.Ако сте учител и изпращате десетки (ако не и стотици) студенти на допълнителен материал, внезапно споделяте личната информация за контакт на много хора с много други хора, с които може да не искат да споделят ,
Още по-лошо е, ако някой случайно удари "Отговор всички" на някой от имейлите, които изпращате с напълно заредени TO и CC слота,всяко лице от първоначалния списък с получатели получава отговора.В най-добрия случай, това е сравнително безобидно, но със сигурност губи времето на всички останали, тъй като те отварят имейла, за да видят какво е новото в дискусията. В най-лошия случай, както се случва многократно в корпорации по целия свят, електронната поща може да поеме собствен живот, тъй като стотици служители отговарят, спорят и по друг начин си взаимодействат с имейла. Такъв отговор - всички верижни реакции могат да обхванат хиляди имейли и дори да предизвикат планетарни войни (в тандем компютрите има една такава пламъчна война в края на 20 век, която продължигодини).
На второ място, и по-практически загрижени за онези от вас, които биха могли да се грижат по-малко за добрия e-mail етикет и защитата на личния живот на приятелите ви, този вид групови имейли по невнимание създават чисти списъци с имейл адреси за злонамерен софтуер и спамерите за прибиране на реколтата. Ако вашият имейл адрес завършва с огромен имейл напред изпратен около пословичния свят, можете да бъдете сигурни, че някъде по линията ще се окажете в списъка със спам. Още по-лошо е, ако някой от потребителите, който завърши с препратения ви имейл, който се намира в сърцето на входящата си пощенска кутия, се оказва нападнат от злонамерен софтуер, който се репликира чрез списъците за контакт и имейл адресите, намиращи се във входящата поща, най-вероятно ще се окажете с злонамерен имейл намирайки си път към теб.
Ако сте в последния лагер, тези, които игнорират функцията BCC, вероятно се питате какво можете да направите, за да избегнете неприкосновеността на личната неприкосновеност и сигурността, които описахме по-горе. Не се притеснявайте, щом сте наясно колко ужасно е да пренебрегнете функцията BCC, става ясно какво трябва да направите, за да се измиете от предишното си лошо поведение на електронната поща.
На първо място и преди всичко започвате да питате себе си: "Трябва ли наистина да изпратя този имейл на всички в списъка ми за контакти? Тридесет? Всеки от тях? "Отговорът на тези въпроси за повечето имейли е: Не. Не, не е нужно да издавате личен имейл или да препращате на всички в списъка си с контакти.
На второ място, когато виеправя намерете себе си с легитимна причина да изпратите имейл до много хора наведнъж. Подобно на това, например, преминавате към нов доставчик на електронна поща или искате да изпратите новия си пощенски адрес на стоте си приятели и роднини, единственото нещо, което трябва да направите, е да поставите адресите си в слота за BCC. Това гарантира, че всички злини на масово изпращане към електронна поща ще бъдат премахнати: имейл адресите на всички получатели са запазени, няма шанс за спам бот или злонамерен софтуер на компютъра на един получател, който събира имейла на друг получател и ако някой от тях трябва да ви отговори, за да зададете въпрос или нещо подобно, те няма да взривят своя въпрос или коментар на всеки друг човек.
БКК увеличава неприкосновеността на личния живот, повишава сигурността и намалява входящата пощенска кутия, която приятелите и сътрудниците ви трябва да претърпят. Няма абсолютно никаква причина да не го използвате, когато правите това е толкова просто, колкото поставянето на адресите в различно слот за адреси.
