Много от нас искат организация и производителност. Ако вече използвате Microsoft Office, вече разполагате с най-добрия инструмент за отстраняване на тая жажда: Outlook 2013.
Изгледът е жизненоважен в много организации, не само за очевидните му умения по имейл, но и за календари, задачи и таланти за контакти. Типична фирма може да свърже Outlook с Exchange сървър и всеки може да споделя един и същ адресен указател и календари, което го прави чудесен инструмент за сътрудничество на ниво предприятие.
За съжаление, повечето хора не разполагат с Exchange сървър, създаден в дома им и вероятно дори не знаят какво е това. Но това е добре, Outlook функционира също така добре на вашия домашен компютър и все пак ще осигури всички функции, които го правят толкова мощен инструмент за производителност: електронна поща, задачи, срещи, адресни книги и много други!
Outlook няма да ви заслепява, когато я отворите за първи път. За всички цели и цели, това е друго приложение в екосистемата на Microsoft Office и като такава ще има доста познати елементи.
За разлика от други популярни приложения на Office обаче, Outlook е до голяма степен изграден около различните си функции - Word е преди всичко за създаване на текстови документи, Excel е всичко за електронни таблици, PowerPoint прави презентации - но Outlook е приложение на много шапки.
Изгледът по подразбиране на Outlook е входящата поща, а в горната част е лентата, която е скрита в този изглед, за да се спести място на екрана.
Обичайте ги или ги мразите, панделките са навсякъде в офиса. Не е нужно повече време да прекарваме относителните заслуги на тяхното съществуване, очевидно те са тук, за да останат. Казано, винаги помнете, че ако искате бързо да скриете или покажете лентата, трябва само да използвате CTRL + F1.
Ако кликнете върху някоя от функциите на менюто в горната част, лентата се показва и можете да изберете функции и инструменти. Ако искате лентата да продължи, можете да използвате "CTRL + F1" или да кликнете върху малката иконка на мишката в долния десен ъгъл.
Разделът Начало на лентата се променя контекстно в зависимост от режима, в който се намирате. В горната екранна снимка виждаме опциите ни за "Поща".
По-долу раздела Начало е променен, за да отрази опциите на Календар. Забележете, че лентата е закрепена така, че скобата е променена на стрелка, в случай че искате да я свиете отново (или използвайте "CTRL + F1").
Оставащите раздели "Панделка" - "Изпращане / получаване", "Папка", "Преглед" и, разбира се, "Файл" - са в голяма степен съвместими за режима, в който се намирате. Ще разгледаме по-подробно всички от тях в следващата секция.
Нека да разгледаме бързо как да се движим между режимите и да променим изгледа си. Покрай левия край виждате панела на папките. В долната част на този прозорец са команди за бърз достъп до режимите на Outlook. В този пример виждате икони за "Входящи", "Календар", "Хора", "Задачи" и т.н.
Ако кликнете върху стрелката в горната част на навигационния екран, ще се разшири прозорецът, в който ще се показва дървото на папките за вашия имейл акаунт.
По същия начин, ако преминете в режим Календар, ще видите съответния изглед в панела на папките.
Кликнете върху трите точки, за да осъществите достъп до други режими на Outlook, като например бележки, папки и преки пътища за Outlook. Изберете "Опции за навигация" и можете да промените реда, в който се появяват елементите за навигация.
Изключването на "Компактна навигация" ще привлече потребителите с по-големи разделителни способности. Можете също така да увеличите или намалите колко елемента се показват и реда, в който се показват.
Разделът "Изпращане / получаване" е насочен конкретно към функциите "Входящи", но също така ще се появи и в другите режими (Календар, Задачи и др.), Въпреки че няма да имат същата функционалност.
Например, тук виждаме раздела Изпращане / получаване на календара, който избягва секцията "Сървър".
В зависимост от вида на използвания протокол за поща (в първата екранна снимка работим с IMAP акаунт), може или няма да имате възможност да изтегляте само заглавки или да маркирате / демаркирате съобщения за изтегляне и т.н.
По този начин опциите "Изпращане / получаване" зависят от начина, по който настройвате имейл акаунтите си, но кратката история е кратка: ние силно препоръчваме IMAP.
Като цяло, разделът "Папка" е сравнително последователен във всички режими, с изключение на календара. По-долу виждате раздела "Папка входящи", който ви позволява да правите всякакъв вид администриране на папки (ако не използвате IMAP акаунт, тогава няма да видите раздела IMAP).
Бутонът "Настройки за автоматично архивиране" е малко объркващ, тъй като в действителност не се отразява как входящата ви поща автоматично архивира старата поща. Ако искате да запазите отпечатък на пощата си по-малък и по-лесен за управление, ще трябва да отворите опциите и да присъствате на настройката за автоматично архивиране там. Отворете опциите и изберете категорията "Разширени".
След като намерите опцията Автоматично архивиране, кликнете върху бутона "Автоматични настройки за архив ...", за да отворите много по-полезен диалог от това, което сте дали от лентата.
Както споменахме, по-голямата част от разделите Папка са сравнително последователни в Outlook, с изключение на календара, който обслужва специфичните за календара функции. Например, не копирате или премествате папки, копирате или премествате календари и т.н.
В по-голямата си част ще направите много администрация на папки по отношение на вашата пощенска кутия, защото очевидно електронната поща бързо може да стане тромава и преобладаваща, ако нямате добра папка структура и организация.
Опциите за преглед съдържат следните основни функции. Това е раздел "Изглед", както се вижда от "Вх. Поща".
Обърнете внимание на бутона "Напомнящи прозорци", който можете да отворите по всяко време, за да проверите напомнянията си, като например, ако сте пропуснали някого или сте отхвърлили друго.Ако сте имали показване на напомняния, можете да изберете да отхвърлите всеки един от тях, да натиснете бутона за отлагане или просто да отхвърлите всичко с едно движение.
Другите раздели "Изглед" ще варират в зависимост от режима. Следното се приписва на Календара, което добавя способността да променяте текущия изглед, подреждането, цвета и оформлението. Отново секцията за оформление има много същите неща в Outlook, но е важно да се отбележи, че това не е универсално, така че това, което активирате в режимите "Задачи" или "Календар" или "Имейл", няма да се повтаря в цялото приложение.
Също така, важно е да се обърне внимание на раздел "Споразумение". Ето как изглежда секцията Arrangement в режим Задачи. Забележете как можете да сортирате и променяте изгледа на задачите за максимално въздействие.
Използването на раздела "Изглед" според вашите предпочитания ще ви позволи бързо да изрежете и сортирате информацията, тъй като тя се увеличава и се изгражда с течение на времето. Вашият календар няма да остане празен, вашите задачи ще се размножават, купчината поща, и така с помощта на различни аранжименти и оформления може да ви помогне да бъдете много по-продуктивни вместо сляпо.
Нека сега обсъдим как вашите опции се променят от функция до функция. Ето всичко, което трябва да извлечете основно имейл съобщение, добавете прикачени файлове, тагове и форматирайте текста си. Няма нищо прекалено сложно и би трябвало да можете да създадете невероятно имейл съобщение.
Сравнете това с лентата за задачи, която е достъпна чрез стартиране или отваряне на задача. Отделете малко време, за да отбележите колко различно е от лентата за послания.
Сравнете това с раздела Вмъкване. Разделът Вмъкване е статичен през Outlook, ще можете да повлияете на съдържанието на съобщението, задачата, събитието в календара и т.н., като използвате същите опции и функции.
Съобщенията по имейл добавят раздел "Опции", който има доста полезни функции. Отвъд темите, които могат или не могат да ви бъдат полезни, има опция BCC (сляпо въглеродно копие, защото искате да скриете получателите от заглавката на имейла) и функциите за проследяване. Като цяло тук няма нищо особено важно, но ако някога трябва да поискате разписка за доставка или четене, разделът "Опции" е мястото, на което да отидете.
Разделът "Форматиране на текст" е същият, без значение каква функция сте ангажирани и няма какво да говорите. Този раздел има забележителна прилика с функциите за форматиране, намиращи се в Word, така че ако използвате Word за писане и форматиране на документи, тези контроли вероятно ще ви бъдат познати.
Накрая, разделът "Преглед" е вашият раздел "за всеки случай". Можете да използвате инструментите за проверка на този раздел, за да проверите правописа и граматиката, да намерите по-добра дума и просто да разберете колко думи има във вашия имейл / задача / среща.
Разделът "Преглед" е същият в цялото приложение на Outlook. Забележете също, че тя съдържа Езикови функции, тук можете да зададете предпочитанията си за езика и предпочитанията за проверка. Можете също така да превеждате елементи, например ако отговаряте на чуждестранен партньор или някой изпраща малко текст на друг език.
Това до голяма степен е свързано с допълнителната функционалност в Outlook. Очевидно е, че прескочихме много специфични неща, но смятаме, че щом разберете естеството на системата на лентата. Когато искате да използвате функция, знаете къде да я потърсите.
Нека да обсъдим накратко създаването на имейл акаунт автоматично и ръчно. Когато стартирате за първи път Outlook, ще ви накара да създадете профил.
Имате избор, можете да настроите Outlook веднага с имейл акаунт или можете да пропуснете тази част и да добавите сметка по-късно.
Ако изберете "Не", след това предупредително съобщение ще доведе до основно да ви кажа, че Outlook е доста куцо, без поне един имейл акаунт. Разбира се, можете да го използвате, за да проследявате задачи, бележки, да пазите календар и други неща, но Outlook наистина е опит, ориентиран към електронната поща.
Имайки предвид това, ще настроим Outlook с имейл акаунт. Първоначално можете да опитате да го направите автоматично, където ще въведете кратка информация за профила си и приложението ще се опита автоматично да открие настройките.
Понякога това работи, нещо, което не. Ако това стане, то вие печелите и можете да прескочите към следващата секция. Ако това не е или знаете, че трябва да настроите допълнителен тип сървър, изберете опцията "Ръчна настройка" и кликнете върху "Напред", за да продължите.
За по-голяма целесъобразност ще създадем съществуващ профил, използвайки автоматичния метод. Ние ще опишем ръчните методи само за малко. Ако трябва да настроите ръчно профил, ви предлагаме да прескочите до тази секция. Междувременно просто използвахме профил в Outlook.bg, предоставихме нашата парола и виждате резултата по-долу.
Използването на Outlook.com е вид лесен изход, ако искате да настроите имейл, който не е на Microsoft, вероятно ще трябва да го конфигурирате ръчно. Ако не знаете как да направите това, ви препоръчваме да потърсите как да настроите Outlook с конкретния си имейл.
Това каза, в нашия лесен пример, ние кликнем върху "Finish" и Outlook след това се отваря до нашата лъскава нова пощенска кутия.
Сега, когато имате доста добра представа за основните функции на Outlook, нека се върнем и обсъдим как да настроите допълнителни имейл акаунти. Има шанс да сте като много други хора и да имате два или повече имейл акаунта. За щастие, можете да настроите Outlook да работи с много различни имейл акаунти, включително POP и IMAP, и можете да имате толкова много сметки, колкото можете лично да се справите.
Какво означава да говорим за POP и IMAP?
Протоколът POP или Post Office е бил навсякъде и ако някога сте използвали клиент за електронна поща, за да се свържете с имейла, предоставен от ISP или да изтеглите вашата поща от услуга за електронна поща, шансовете са може би сте свързани чрез POP. POP е страхотно за изтегляне на вашите съобщения.
Ако сте настроили профила си да работи с IMAP, Outlook ще копира онлайн структурата на папките ви и обикновено ще синхронизира само няколко седмици с имейли в даден момент. Имейлите ви няма да бъдат премахнати от сървъра и можете просто да изтеглите само заглавията на съобщения, което е фантастично, ако имате 1000 съобщения в папките си.
Така че имате POP, което е остаряло и нещо като да вземете мачете в имейла си, а след това има IMAP, който е по-изтънчен, модерен и по-подходящ, ако искате да поддържате същата пощенска кутия онлайн и офлайн.
Както казахме, смятаме, че IMAP е най-добрият метод.
Добавянето и управлението на няколко имейл акаунта в Outlook е много проста. Ако искате да добавите нов имейл адрес, кликнете върху раздела "Файл" на лентата и кликнете върху "Добавяне на профил". Ще се появи екранът "Автоматична настройка на профила". Ако искате (или е необходимо) ръчно да настроите профила си, изберете "Ръчна настройка" и кликнете върху "Напред".
Както споменахме по-рано, вашият избор между типовете профили вероятно ще бъде POP или IMAP, а настройването на профила ви като един или друг обикновено ще бъде подробно описано от вашия доставчик на електронна поща. Това означава, че ако използвате Gmail или Yahoo !, или дори имейл, който ви дава вашият доставчик на интернет услуги, трябва да се консултирате с тях или с Интернет за конкретни инструкции и настройки, които ще трябва да използвате с Outlook.
От друга страна, ако използвате Outlook.com или друга услуга тип Exchange ActiveSync, тогава информацията ще бъде доста проста.
След като добавите профилите си, ако някога трябва да ги управлявате, можете да изберете профила, от който искате да се справите, от селектора за падащи менюта в горната част на страницата с информация за профила, която се намира в раздела Файл.
Кликнете отново върху "Настройки на профила" и "Настройки на профила". От получения прозорец можете да създадете нов акаунт, да поправите текущ, да го премахнете, да го зададете по подразбиране (ако имате повече от един) и, разбира се, да промените настройките, ако е необходимо.
Тук виждаме настройките за профил в Outlook.com. Не можем да направим много, но ако наскоро сте сменили паролата си, можете бързо да го коригирате тук.
По-долу има настройка за IMAP, която е конфигурирана ръчно според настройките, предоставени от Google.
Има много неща, които се случват там и дори трябва да се впишем в "Още настройки ...", за да се занимаваме със сървърните портове.
Не забравяйте, че трябва само да правите такива неща веднъж и после да ги забравите. Освен ако не промените по-късно паролата си или искате да добавите / премахнете профил, работата ви с настройките за имейл акаунт приключи.
Ако искате да научите повече за добавянето на Gmail IMAP акаунти към Outlook, ние разполагаме с удобен малък наръчник, който ще ви помогне с това.
Докато може да сте доволни само от Gmail или само от Yahoo! Поща за ежедневна употреба, ако използвате няколко акаунта за електронна поща, като личен, професионален и / или работен, а след това с пощенски клиент като Outlook може да елиминира превключването между профили, включването на срещи в календара ви или задачите за управление ,
Това е реално, жизнеспособно решение "всичко в едно", и като се има предвид обновеният фокус на Microsoft върху Office пакета, остава релевантна част от ежедневните практики на всеки потребител.
След като вашите имейл акаунти са настроени и готови, можете да започнете да използвате Outlook и да проучите всичките му функции. Вероятно ще го намерите доста лесен за използване и има много повече, които могат да ви помогнат с предишните статии или просто да попитате в дискусионния ни форум.
