Търсенето в Outlook е доста лесно, но защо се притеснявате да избирате същите търсения отново и отново, ако ги изпълнявате редовно? Папките за персонализирано търсене ви позволяват да запазите тези персонализирани търсения, за да можете да ги върнете с едно кликване или две.
И докато е изкушаващо просто да мисля за папките за персонализирано търсене като запазено търсене, те всъщност са по-хладни от това. Тъй като те се актуализират автоматично, те всъщност работят по-скоро като виртуални папки, подобно на функцията за етикети в Gmail, с изключение на по-мощните. Искате папка, която показва само съобщения, които са непрочетени, от определено лице и имате един или повече прикачени файлове? Няма проблем.
Нека да разгледаме как да ги настроите.
Outlook вече има няколко предварително дефинирани папки за търсене, които можете да използвате. Не можете по-нататък да персонализирате никое от тези неща, но си струва да се погледнете на първо място само в случай, че покрият вашите нужди.
За начало ще намерите папките за търсене в долната част на списъка с папки във файла с данни от Outlook в лявата част на прозореца. Всеки файл с данни има собствена папка за търсене, така че ако използвате Outlook за проверка на повече от един акаунт, можете да настроите различни папки за търсене за всяка от тях.
Няма да можете дори да изберете папката "Търсене на папки", докато не създадете първата си папка за търсене. За да създадете папка за търсене, преминете към раздела "Папка" на лентата, след което щракнете върху бутона "Нова папка за търсене".
Това отваря прозореца Нова папка за търсене. Ще видите куп предварително дефинирани папки за търсене, организирани в категории като Четене на поща, Поща от хора и списъци и Организиране на поща. Повечето от папките са доста ясни, така че няма да ги покрием подробно - можете просто да ги разгледате.
Тук създаваме нова папка за търсене, която показва непрочетена поща. Това е супер удобна папка за търсене, за да има около, защото показва цялата си непрочетена поща, без значение каква папка е в нея. Просто щракнете върху папката за търсене, която искате да създадете, а след това натиснете бутона "OK".
Доста проста, нали? Сега, нека да разгледаме създаването на ваши собствени папки за персонализирано търсене, които са много по-мощни.
Персонализираните папки за търсене ви позволяват допълнителни критерии, които не са включени в предварително дефинираните папки за търсене - можете да търсите почти по всяко поле, съдържащо се в Outlook. По-важното е, че можете да създадете папка за персонализирано търсене, която използва няколко критерия за избор на съобщения. Например може да имате само едно съобщение от определени хора и да имате конкретни думи в темата.
За да създадете папка за търсене, преминете към раздела "Папка" на лентата, след което щракнете върху бутона "Нова папка за търсене".
В прозореца Нова папка за търсене превъртете до края на списъка, изберете опцията "Създаване на папка за персонализирано търсене" и след това кликнете върху бутона "Избиране", който се показва.
В прозореца Персонализирано търсене папка въведете име за вашата папка.
След това ще настроите критериите за търсене, така че натиснете бутона "Критерии".
Прозорецът "Критерии за папка за търсене" ви позволява наистина да персонализирате търсенето си и можете да изберете колкото се може повече от наличните критерии, колкото искате.
Разделът "Съобщения" съдържа основни критерии, които ви позволяват да търсите конкретни думи в обекта или тялото на съобщенията, изпращачите и получателите. Можете също така да ограничите търсенето до съобщенията, където сте единственият човек в линията "До" или в "За" или "Скрита" линия с други хора.
И дори можете да посочите времеви диапазон за съобщенията въз основа на това кога са били получени, изпратени, променени и т.н. Така например, можете да показвате само съобщения, получени през последните седем дни.
Разделът "Още опции" предоставя още повече критерии за стесняване на търсенето ви. Можете да търсите съобщения в конкретни категории, такива, които са непрочетени или имат прикачени файлове, важността на съобщението, тези, които са маркирани или не, както и дори от действителния размер на съобщението. Тази последна може да бъде полезна за намиране и изтриване на големи прикачени файлове, между другото.
Разделът "Разширени" ви позволява да добавяте критерии въз основа на всички полета, които обектът на Outlook може да съхрани. Има много от тях, така че няма да ги покрием тук. Но ако трябва да търсите по нещо, което не сте намерили в другите раздели, шансовете са да го намерите, като щракнете върху този бутон "Поле" и ще разгледате менютата.
Когато приключите с задаването на всички критерии, които искате да направите на тези три раздела, продължете напред и кликнете върху бутона "OK", за да се върнете в прозореца на Папката за персонализирано търсене. Има още едно нещо, което може да искате да конфигурирате тук, преди да сте готови.
По подразбиране персонализираното търсене, което създавате, ще се изтегли от всички папки във файла с данни на Outlook. Ако искате да го ограничите само до определени папки, кликнете върху бутона "Преглед".
В прозореца Избор на папки изберете папките, които искате да включите в търсенето, и след това кликнете върху бутона "OK".
След това обратно в главния прозорец Персонализиране, продължете напред и кликнете върху "OK" отново.
Outlook създава папката за персонализирано търсене и я добавя към изгледа на папката ви.
Щом я получите, функцията Персонализирана папка за търсене е доста мощна. Ето няколко примера за неща, които бихте могли да използвате папките за търсене за:
И това само надрасква повърхността. И така, какви папки за търсене създавате? Кажете ни в коментарите!
