Почистване на пощенска кутия в Outlook е набор от инструменти, предназначени да се отърват от боклука от вашата пощенска кутия. Можете да го използвате, за да прегледате размера на пощенската си кутия, да почистите елементите автоматично по размер и дата и да изпълните няколко други функции. Позволете да минете през тях и да погледнете.
Първо, трябва да отворите инструмента. Отворете инструмента> Инструменти и кликнете върху Почистване на пощенска кутия.
Има няколко налични инструмента и ще започнем да разглеждаме количеството данни в пощенската си кутия.
Вашата пощенска кутия в Outlook се състои от папки - "Вх. Поща", "Изпратени", "Архив" и т.н. - и познаването на размера на папките ви помага да видите къде са всичките ви имейли. За да разберете, кликнете върху "Преглед на размера на пощенската кутия".
Това отваря прозореца за размера на папката, който ви показва размера на всяка папка. По подразбиране тя се отваря в раздела Локални данни. Локалните данни са данните, съхранени на вашия компютър във вашите .pst и.ost файлове.
Колоните показват името, размера и общия размер на папката (което е размерът, включително всички под-папки). Най-хубавата част от този изглед е, че той ви показва папки, които обикновено не смятате, като календара. Ако имате няколкогодишни запитвания и срещи, можете лесно да имате приличен брой килобайти в календара, който можете да почистите, като изтриете стари събития.
Ако искате да видите размера на папките на пощенския сървър, кликнете върху раздела "Данни за сървъра". Първият път, когато отворите този раздел, може да отнеме известно време данните да се запълнят. Това е така, защото Outlook се свързва с сървъра на Exchange, като поиска данните за вашите файлове (които се изчисляват в движение) и след това да изтеглят и покажат резултатите.
Всеки следващ път, когато отворите този раздел, извличането на данни ще бъде много по-бързо, тъй като Exchange трябва да извърши анализ на разликите и повечето папки не променят толкова много. След като се зареди разделът, ще видите размерите на папките на сървъра на Exchange. Това може да не е същото като размера в раздела "Данни за местните данни", защото Outlook не е необходимо да изтегля всички съобщения на вашия компютър.
Например в раздела "Местни данни" папката "Общ размер на архива" е 116805 kb, но в раздела "Данни за сървъра" Общият размер е 363399 kb - разлика от 246594 kb (265 MB). Това е много поща, която не се вижда в местните данни. Какво става?
По подразбиране, Outlook поддържа само определено количество поща на вашия локален клиент, за да се уверите, че вашият имейл не заема твърде много място. На компютри с твърд диск, който е по-голям от 64 GB (което днес е по-голямата част от тях), Outlook ще запази имейли само от последната година на вашия компютър. По-старите писма се съхраняват на сървъра за електронна поща и имате достъп до тях. Можете да изтеглите по-старите пощи и да промените това по подразбиране, ако искате. Имайте предвид, че можете да промените по подразбиране така, че да се изтеглят по-малко така че ако се борите за пространство, може да искате да промените стойността по подразбиране от 1 година на 6 месеца (или по-малко).
(Забележка: Това засяга само профили, които използват сървър на Microsoft Exchange, като Hotmail, live.com, O365 и някои корпоративни профили. Ако използвате Outlook за изтегляне на имейли от други доставчици като Google или Yahoo, тази настройка се игнорира и всички мейл се изтегля.)
Сега, когато знаете колко данни съдържат папките ви, можете да зададете кои приоритети да почистите.
Ако имате поща в много различни папки, можете да търсите в цялата пощенска кутия за по-стари или по-големи поща.
Това е много полезно, ако искате да намерите имейли с големи прикачени файлове, които можете да изтриете или да преместите от Outlook на твърд диск или услуга за облаци. Например, ако искате да намерите всички писма над 5 MB, можете да промените полето "Намиране на елементи по-големи от" на 5000 kb и след това да кликнете върху бутона "Намери".
Стандартният панел за търсене в Outlook се връща със списък от съобщения, които са поне 5 MB.
Тези резултати връщат само имейли, но можете да промените полето "Look" на всеки конкретен тип файл, ако искате да хвърлите по-широка мрежа.
От резултатите от търсенето можете да отворите всеки от имейлите и да ги изтриете или да премахнете прикачените файлове. Не забравяйте да запазите прикачените файлове, преди да ги изтриете или изтриете, ако трябва да ги запишете.
Можете да зададете автоматично архивиране на параметрите за всяка отделна папка в Outlook, нещо, което сме разгледали преди, като част от по-широк поглед върху поддържането на Outlook безпроблемно. Ако сте настроили авторхивически правила, можете да ги изстреляте в Почистване на пощенската кутия, като кликнете върху бутона "Автоматично архивиране".
Този процес се променя през всички папки в Outlook и прилага всички правила за автоматично архивиране, които сте настроили. Ако не сте настроили нищо, тогава може да се притеснявате да не удряте този бутон случайно, но не се безпокойте - авторското правило по подразбиране е да не правите нищо.
Ако искате да "изтриете меко" пощата си, като го преместите в папката "Изтрити елементи" и рядко я изпразвате, тази опция е за вас.
Забележка: Някои хора обичат да използват папката "Изтрити теми" като някакъв архив, като хвърлят нещата там и никога не изпразват папката. Това не е добра идея, защото има много начини, по които можете лесно да изпразните папката "Изтрити елементи". Вместо това, ако трябва да запазите съобщение, създайте архив!
Кликнете върху "Преглед на размера на изтритите елементи", за да видите колко място се зарежда вашите изтрити елементи, след това поемете дълбоко въздух и кликнете върху "Empty".
Това ще изтрие всички елементи от папката "Изтрити елементи". Ако това ви плаши, по всякакъв начин отделете малко време, за да преместите първо важни писма в архива си, но наистина трябва да изпразвате изтритите си елементи редовно и не да го използвате като архив.
Крайната опция в Почистване на пощенска кутия е да изтриете съобщенията за конфликти. Това са имейли, които Outlook смята за конфликт с съществуващ имейл, защото имат една и съща информация за заглавката. Обикновено това се дължи на временни проблеми при синхронизирането с Exchange сървъра и би трябвало да можете да ги изтриете без проблем. За да видите дали имате имейли в папката "Конфликти", щракнете върху бутона "View Conflicts Size", за да видите филтрирана версия на прозореца Sizes на папката.
Ако има там някакви имейли, затворете прозореца "Папка" и след това кликнете върху бутона "Изтриване" в прозореца Почистване на пощенската кутия.
Това е инструментът за почистване на пощенската кутия. Това не е особено блестящо, но е ефективно и полезно.
