Как да запазвате имейли (и други елементи) като файлове в Microsoft Outlook

Можете да запазвате имейлите си в Outlook, контактите и срещите като отделни файлове. Запазването на тези елементи може да ви помогне да ги достигате по-бързо и лесно по-късно. Това е удобен начин да направите резервно копие или да споделите определени съобщения или просто да ги направите лесно достъпни.

Как да запаметите имейл съобщението като файл

Първо, нека да разгледаме как да запазвате съобщенията като файлове в Outlook. Това може да бъде полезно, ако искате резервно копие на имейла на вашия компютър (или да копирате на друг компютър) или ако искате да използвате съобщението като шаблон за бъдещи съобщения по-късно.

Започнете, като отваряте съобщението, което искате да запазите. В прозореца за имейл кликнете върху менюто "Файл" на лентата.

Изберете командата "Запазване като".

В менюто "Запазване като" отидете до местоположението, което искате да запазите, след което въведете име за файла. По подразбиране, Outlook го наименува с предмета на съобщението, но можете да го промените на каквото искате.

Можете също така да запишете съобщение като различни типове файлове, като използвате падащото меню "Запазване като тип". По подразбиране е форматът на съобщението в Outlook. Ако изберете това, можете просто да кликнете два пъти върху файла, за да го отворите отново в Outlook. Но има и няколко други опции, от които можете да избирате:

• Само текст: Когато запазвате съобщението си като файл само с текст, просто съхранявате думите, а не форматирането или изображенията.
• Шаблон за Outlook: Запазването на вашето съобщение като шаблон на Outlook означава, че можете да приложите форматирането към бъдещи имейли. Когато отворите файла, Outlook създава ново съобщение със съдържанието на файла, което можете да адресирате и изпратите по пътя си.
• HTML: Запазването на съобщението ви като HTML документ означава, че запазвате имейла си, за да се показва в уеб страница. Ще можете да отворите съобщението във всеки уеб браузър.
• MHT: MHT файл е архивен файл на уеб страница. Като HTML файл, той е проектиран да се разглежда в уеб браузър. За разлика от MHT файл, HTML файл записва целия текст, код, изображения и други носители в един и същ файл.

Когато сте готови, кликнете върху бутона "Запазване".

Съобщението ви вече е запазено като файл.

Как да запаметите имейл съобщението като PDF

Можете също така да запазите имейла си като PDF, използвайки вградения PDF принтер на Microsoft Office. Запазването като PDF е чудесен начин да запазите резервно копие на съобщение, което ще можете да прочетете с правилното форматиране.

В прозореца за съобщения кликнете върху менюто "Файл" на лентата.

Кликнете върху командата "Печат".

Кликнете върху падащото меню "Принтер", след което изберете опцията "Microsoft Print to PDF".

Имайте предвид, че ако на компютъра ви е инсталирано друго приложение за създаване на PDF файлове (или ако използвате macOS), опциите тук може да са различни. Например, ако сте инсталирали Adobe, вероятно ще видите опция "Adobe PDF". Това ще работи както добре.

След това кликнете върху бутона "Печат".

В прозореца "Запазване на PDF като", който се отваря, изберете къде искате да бъде запазен PDF файла, въведете име на файл и след това кликнете върху бутона "Запазване".

Вече сте запазили имейла си като PDF файл.

Забележете, че тъй като просто печатате на PDF рендиращ двигател, същият трик работи точно по същия начин, по който можете да записвате в PDF файл всички елементи в Outlook (контакти, срещи и т.н.).

Как да запаметите контакт като файл

Можете също така да запазвате контактите като файлове чрез Outlook. Тя работи почти същите като записването на съобщения и може да бъде полезна за архивиране на отделни контакти или за преместването им към нов компютър. Контактите също се запазват като Vcard Files (CVF) - формат, използван от много други приложения, които работят с контакти. Това също така улеснява прехвърлянето на контакт към друго приложение или изпращането на информация за контакт на някой друг, така че да може да го импортира в каквото и приложение използват.

От прозореца за връзка кликнете върху "Файл" на основната лента.

Кликнете върху командата "Запазване като".

В прозореца "Запазване като" отидете до мястото, където искате файлът за контакти да бъде запазен, и променете името, ако искате.

Както в съобщенията, можете да изберете няколко различни файлови формати от падащото меню "Запазване като тип":

• Само текст: Когато запазвате контакта си като файл само с текст, просто запазвате думите, а не форматирането или изображенията.
• Формат за богат текст: Запазването на контакта ви като файл с богат текст означава, че в своя файл можете да запазите няколко различни типа форматиране, като удебелен и италиански, заедно с изображения. Този формат може да ви бъде полезен, ако имате картина с вашата карта за контакт.
• Формат на съобщенията в Outlook: Когато запазвате контакта си в Outlook Message Format, можете да го отворите в Outlook (дори на друг компютър) и той ще работи като всеки друг контакт в Outlook. Но след това ще се държи по същия начин, ако го запазите във формат VCF по подразбиране, така че няма голяма полза тук.

Когато сте готови, кликнете върху бутона "Запазване".

Вече сте запазили контакта си като файл.

Как да запишете една среща (или целият ви календар) като файл

И както при другите елементи от Outlook, можете също да запазите ангажиментите си като файлове. Макар че не е толкова полезно да архивирате запазени копия на отделни срещи, Outlook поддържа стандарта vCalendar, което означава, че можете да запазите среща, да я изпратите на някой друг и след това да го импортирате в друго поддържано приложение.

Отворете срещата, която искате да запазите. В прозореца за срещи кликнете върху менюто "Файл" на лентата.

Кликнете върху командата "Запазване като".

Придвижете се до мястото, където искате да запазите файла за срещи, и след това дайте име.

Както при съобщенията и контактите, можете да изберете няколко различни файлови формати от падащото меню "Запазване като тип":

• Само текст: Когато запазите вашето събитие като файл само за текст, просто запазвате думите, а не форматирането или изображенията.
• Шаблон за Outlook: Запазването на срещата като шаблон на Outlook означава, че можете да приложите форматирането към бъдещи календари или срещи в календара.
• Формат на съобщенията в Outlook: Когато запазите вашето събитие във формат на Outlook съобщение, можете да го отворите отново в Outlook, дори и на друг компютър.
• HTML: Запазването на съобщението ви като HTML документ означава, че запазвате срещата, за да се разглежда в уеб страница.
• MHT: MHT файл е архивен файл на уеб страница. Като HTML файл, той е проектиран да се разглежда в уеб браузър. За разлика от MHT файл, HTML файл записва целия текст, код, изображения и други носители в един и същ файл.
• iCalendar Формат:iCalendar е друг стандартен календар, който ви позволява да прехвърляте календарна информация на различни календарни приложения.

Изберете дали искате да запазите една среща или целия календар. Запазването на целия ви календар ще запази всички данни в текущия календар на Outlook.

Когато сте готови, кликнете върху бутона "Запазване".

И сега успешно сте запазили назначаването или календара си.