Ако искате да запазите Outlook 2010 чист и да работите по-бързо, един от начините е да настроите функцията за автоматично архивиране. Днес ви показваме как да конфигурирате и управлявате функцията в Outlook 2010.
Използването на функцията за автоматично архивиране ви позволява да управлявате пространството във вашата пощенска кутия или в сървъра за електронна поща, като преместите старите елементи на друго място на вашия твърд диск.
Активиране и конфигуриране на автоматичен архив
В автоматичното архивиране на Outlook 2010 не е разрешено по подразбиране. За да го включите, кликнете върху раздела Файл, за да влезете в изглед "База", след което кликнете върху "Опции".
Отваря се прозорецът Опции на Outlook, след което кликнете върху Разширени, след това върху бутона Настройки за автоматично архивиране.
Прозорецът AutoArchive се отваря и ще забележите, че всичко е сиво. Поставете отметка в квадратчето до Стартирайте AutoArchive всеки ...
Забележка: Ако изберете опцията Постоянно изтриване на стари елементи, писмата няма да бъдат архивирани.
Сега можете да изберете настройките за това как искате да управлявате функцията AutoArchive. Изберете колко често искате да се изпълнява, подсказва преди пускането на функцията, къде да се преместят елементи и други действия, които искате да се слушат по време на процеса. След като направите избора си, кликнете върху OK.
Ръчно конфигуриране на отделни папки
За повече контрол върху отделните папки, които са архивирани, кликнете с десния бутон върху папката и кликнете върху Properties ("Свойства").
Кликнете върху раздела Автоаларми и изберете настройките, които искате да промените за тази папка. Например може да не искате да архивирате определена папка или да премествате архивирани данни в конкретна папка.
Ако искате ръчно да архивирате и архивирате елемент, кликнете върху раздела Файл, Инструменти за почистване и след това Архивиране.
Кликнете върху бутона за избор до Архивирайте тази папка и всички подпапки, Изберете папката, която искате да архивирате. В този пример искаме да архивираме тази папка на нейно собствено местоположение.
Файловете .pst се запазват в папката ви с документи и ако трябва да имате достъп до тях по-късно, можете.
След като настроите AutoArchive, можете да намерите елементи в архивираните файлове. В панела за навигация разширете папката Архиви в списъка. След това можете да прегледате и да получите достъп до съобщенията си.
Можете също така да имате достъп до тях, като кликнете върху раздела Файл \ Отвори, след това Отворете файла с данни на Outlook.
След това можете да прегледате архивирания файл, който искате да отворите.
Архивирането на стари имейли е добър начин да поддържате хубава чиста пощенска кутия, да спомогнете за ускоряване на работата с Outlook и да спестите място на сървъра за електронна поща. Другото хубаво нещо е, че можете да конфигурирате своите имейл архиви и конкретни папки, за да отговаряте на вашите нужди.
