Понякога искате да включите данните в електронна таблица на Excel в документа си в Microsoft Word. Има няколко начина да направите това, в зависимост от това дали искате да поддържате връзка с изходния лист на Excel. Нека да погледнем.
Всъщност имате три възможности за включване на електронна таблица в документ на Word. Първият е просто да копирате тези данни от електронната таблица и след това да ги поставите в целевия документ. В по-голямата си част това работи само с много прости данни, защото тези данни просто се превръщат в основна таблица или набор от колони в Word (в зависимост от опцията за поставяне, която избирате).
Макар че това може да е полезно понякога, другите две опции - свързване и вграждане - са много по-мощни и това, което ще ви покажем как да направите в тази статия. И двете са доста сходни, защото в крайна сметка вмъквате в таблицата си целеви документ в Excel. Той ще изглежда като лист Excel и можете да използвате инструментите на Excel, за да го манипулирате. Разликата е в това, как тези две опции третират връзката им с оригиналната електронна таблица на Excel:
Има предимства и за двата метода, разбира се. Едно от предимствата на свързването на документ (различно от поддържането на връзката) е това, че запазва размера на файла на документа на Word, тъй като данните в повечето случаи все още се съхраняват в лист Excel и се показват само в Word. Един недостатък е, че оригиналната електронна таблица трябва да остане на едно и също място. Ако не го направите, ще трябва да го свържете отново. И тъй като се основава на връзката към оригиналната електронна таблица, не е толкова полезно, ако трябва да разпространявате документа на хора, които нямат достъп до това местоположение.
Вграждането на документ, от друга страна, увеличава размера на документа ви в Word, защото всички данни от Excel действително са вградени в Word файла. Има обаче някои ясни предимства за вграждането. Например, ако разпространявате този документ на хора, които може да нямат достъп до оригиналния лист на Excel, или ако документът трябва да покаже лист на Excel в даден момент (вместо да се актуализира), вграждането връзката с оригиналния лист) има повече смисъл.
Така че, имайки предвид всичко това, нека да разгледаме как да свържете и вградим Excel Sheet в Microsoft Word.
Свързването или вграждането на работен лист в Word в Word е всъщност доста лесно и процесът на изпълнение е почти идентичен. Започнете, като отворите и работния лист в Excel, и документа на Word, който искате да редактирате едновременно.
В Excel изберете клетките, които искате да свържете или вградите. Ако искате да свържете или вградите целия работен лист, кликнете върху квадратчето в редиците и колоните в горния ляв ъгъл, за да изберете целия лист.
Копирайте тези клетки, като натиснете CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Можете също да кликнете с десния бутон на мишката върху всяка избрана клетка и след това да изберете опцията "Копиране" в контекстното меню.
Сега преминете към документа на вашия Word и кликнете, за да поставите точката на вмъкване, където бихте искали свързаният или вграденият материал да отиде. В раздела Начална страница на лентата кликнете върху стрелката надолу под бутона "Поставяне" и след това изберете командата "Поставяне на специални" от падащото меню.
Това отваря прозореца "Поставяне на специални". И това е мястото, където ще намерите единствената функционалност различна в процесите на свързване или вграждане на файл.
Ако искаш закрепвам в електронната си таблица, изберете опцията "Поставяне" вляво. Ако искаш връзка в електронната си таблица, вместо това изберете опцията "Поставяне на връзката". Сериозно, това е всичко. Този процес е иначе идентичен.
Която и да е опция, ще изберете "Обект на работния лист на Microsoft Excel" в полето отдясно, след което щракнете върху бутона "OK".
И ще видите вашия лист Excel (или клетките, които сте избрали) в документа на Word.
Ако ти свързан на Excel, не можете да го редактирате директно в Word, но можете да щракнете двукратно върху която и да е част от него, за да отворите файла с оригиналната електронна таблица. Всички актуализации, които правите в тази оригинална електронна таблица, след това се отразяват в документа ви в Word.
Ако ти вградени на Excel, можете да го редактирате директно в Word. Щракнете двукратно навсякъде в електронната таблица и ще останете в същия прозорец на Word, но Word Ribbon ще бъде заменен от Excel Ribbon и ще имате достъп до цялата функционалност на Excel. Това е страхотно.
И когато искате да спрете редактирането на електронната таблица и да се върнете към контролите на Word, просто кликнете някъде извън електронната таблица.
Забележка: Ако работите върху документ в Word и искате да включите електронна таблица, която все още не сте създали, можете да го направите. Всъщност можете да вмъкнете електронна таблица в Excel точно от падащото меню Таблица на лентата.
