Понякога искате да включите данните в електронна таблица на Excel в презентация на Microsoft PowerPoint. Има няколко начина да направите това, в зависимост от това дали искате да поддържате връзка с изходния лист на Excel. Нека да погледнем.
Всъщност имате три възможности за включване на електронна таблица в презентация в PowerPoint. Първият е просто да копирате тези данни от електронната таблица и след това да ги поставите в целевия документ. Това работи добре, но всичко, което наистина прави, е да конвертирате данните в проста таблица в PowerPoint. Можете да използвате основните инструменти за форматиране на таблици в PowerPoint, но след преобразуването не можете да използвате функциите на Excel.
Макар че това може да е полезно понякога, другите две опции - свързване и вграждане - са много по-мощни и това, което ще ви покажем как да направите в тази статия. И двата вида са доста сходни, защото в крайна сметка внасяте актуална електронна таблица в целевата си презентация. Той ще изглежда като лист Excel и можете да използвате инструментите на Excel, за да го манипулирате. Разликата е в това, как тези две опции третират връзката им с оригиналната електронна таблица на Excel:
Има предимства и за двата метода, разбира се. Едно от предимствата на свързването на документ (различно от поддържането на връзката) е това, че запазва размера на файловете на презентацията на PowerPoint, тъй като данните се съхраняват предимно в лист Excel и се показват само в PowerPoint. Един недостатък е, че оригиналната електронна таблица трябва да остане на едно и също място. Ако не го направите, ще трябва да го свържете отново. И тъй като разчита на връзката към оригиналната електронна таблица, не е толкова полезно, ако трябва да разпространявате презентацията на хора, които нямат достъп до това местоположение.
Внедряването на тези данни, от друга страна, увеличава размера на презентацията, защото всички данни от Excel всъщност са вградени във файла на PowerPoint. Има обаче някои ясни предимства за вграждането. Например, ако разпространявате тази презентация на хора, които може да нямат достъп до оригиналния лист на Excel, или ако презентацията трябва да покаже, че листът на Excel в даден момент (вместо да се актуализира), вграждането връзката с оригиналния лист) има повече смисъл.
Така че, имайки предвид всичко това, нека да разгледаме как да свържете и вградите Excel Sheet в Microsoft PowerPoint.
Свързването или вграждането на работен лист на Excel в презентация в PowerPoint е всъщност доста ясна и процесът на изпълнение е почти идентичен. Започнете с отваряне на работния лист в Excel и на презентацията в PowerPoint, която искате да редактирате едновременно.
В Excel изберете клетките, които искате да свържете или вградите. Ако искате да свържете или вградите целия работен лист, кликнете върху квадратчето в редиците и колоните в горния ляв ъгъл, за да изберете целия лист.
Копирайте тези клетки, като натиснете CTRL + C в Windows или Command + C в macOS. Можете също да кликнете с десния бутон на мишката върху всяка избрана клетка и след това да изберете опцията "Копиране" в контекстното меню.
Сега преминете към презентацията си в PowerPoint и кликнете, за да поставите точката на вмъкване, където искате да отидете свързания или вграден материал. В раздела Начална страница на лентата кликнете върху стрелката надолу под бутона "Поставяне" и след това изберете командата "Поставяне на специални" от падащото меню.
Това отваря прозореца "Поставяне на специални". И това е мястото, където ще намерите единствената функционалност различна в процесите на свързване или вграждане на файл.
Ако искаш закрепвам в електронната си таблица, изберете опцията "Поставяне" вляво. Ако искаш връзка в електронната си таблица, вместо това изберете опцията "Поставяне на връзката". Сериозно, това е всичко. Този процес е иначе идентичен.
Която и да е опция, ще изберете "Обект на работния лист на Microsoft Excel" в полето отдясно, след което щракнете върху бутона "OK".
И ще видите лист Excel (или клетките, които сте избрали) във вашата PowerPoint презентация.
Ако ти свързан на Excel, не можете да го редактирате директно в PowerPoint, но можете да щракнете двукратно върху която и да е част от него, за да отворите файла с оригиналната електронна таблица. Всички актуализации, които правите в тази оригинална електронна таблица, след това се отразяват във вашата PowerPoint презентация.
Ако ти вградени на Excel, можете да го редактирате директно в PowerPoint. Щракнете двукратно навсякъде в електронната таблица и ще останете в същия прозорец на PowerPoint, но панелът на PowerPoint ще бъде заменен от Excel Ribbon и ще имате достъп до цялата функционалност на Excel. Това е страхотно.
И когато искате да спрете редактирането на електронната таблица и да се върнете към контролите си в PowerPoint, просто кликнете някъде извън електронната таблица.
