Функцията Намиране и замяна на Microsoft Word не е само за замяна на текст. Можете също така да използвате Find and Replace, за да намерите конкретни типове форматиране в целия документ и дори да замените това форматиране с нещо друго.
Има много начини да използвате "Намери" и "Замени" за форматиране, но кога трябва да помислите да използвате "Намиране и замяна", вместо да приложите ръчно промяна на форматирането или да използвате други опции като "Форматор"?
Понякога има смисъл ръчно да се прилагат промени във форматирането. Например, ако трябва да промените цвета на целия текст или да премахнете всички копия на удебелен текст в документа си, можете да направите това, като изберете всички (Ctrl + A) и след това приложите желаната от Вас промяна. Ако трябва да контролирате какво се променя и какво не е по-точно, може би е по-добре да преминете през документа си и да направите тези промени на ръка.
Има обаче случаи, когато намиране и замяна може да ви помогне да спестите време, като приложите промени във форматирането по-бързо и по-лесно, отколкото ръчно форматиране. Можете да използвате "Намиране и замяна", за да търсите и промените форматирането на знака и абзаците.
Ето няколко примера, когато е полезно:
Сега, с известно прогнозиране, бихте могли да настроите стиловете на знаците и абзаците и след това да ги прилагате строго в целия си документ. Това би променило някои от тези неща по-лесно. Но когато прозорливостта се превръща в назад, Find and Replace може да ви помогне да свършите работата.
Готови ли сте да го видите в действие?
Когато става въпрос за намиране и замяна на форматирането, можете да създадете търсене само за определени типове форматиране, или можете да го направите в комбинация с търсене на текст (дори можете да получите фантазия и да го комбинирате с заместващи символи, за да прецизирате търсенията си).
Ако искате да търсите форматиране без придружаващ текст, това е лесно. Да вземем примера от по-рано, когато решихме, че искаме да премахнем появяванията на курсив текст. Задействайте диалоговия прозорец Find and Replace (намерете и смени), като отидете на начална страница> Замяна или натискане на Ctrl + H.
В раздела "Замяна" кликнете, за да поставите точката за вмъкване в полето "Намиране на какво". След това кликнете върху падащото меню "Форматиране" и изберете опцията "Шрифт".
В прозореца "Намиране на шрифт" кликнете върху опцията "Курсив" (или каквото и да е форматиране, което искате да търсите), след което щракнете върху "OK".
Назад в прозореца Find and Replace можете да видите, че изборът за форматиране е изброен в полето "Find What", за да ви помогне да следите какво търсите.
Сега поставете вашата точка за вмъкване в полето "Replace With", назад Format> Font и този път изберете опцията "Regular". Когато приключите, ще видите, че форматирането се показва под полето "Замени с".
Забележете как се казва "Not Bold" и "Not Italic". Не можете да използвате тази техника, за да промените от един тип форматиране в друг - само за да добавите или премахнете форматирането.
Във всеки случай вече сте готови да търсите. Натиснете бутона "Намиране на следващия", за да откриете Word и да подчертаете следващата поява на всичко, което търсите. Тук е намерена нашата следваща курсирана дума. Кликнете върху бутона "Замяна", за да извършите промяната. Натиснете "Намери Напред", за да намерите следващата поява и повторете. Ако се чувствате щастливи, можете също така да натиснете бутона "Замяна на всички", за да може Word да продължи и да замени всичко, което намира, без да трябва да проверявате всеки, но преди да направите това, ви препоръчваме да запазите или направите копие на документа си.
Лесно, но какво, ако искате да работите едновременно с форматирането и текста? Да вземем по-голям пример.
Кажете, че току-що сте завършили въвеждането и форматирането на отчет, а за името на фирмата "Lorem Incorporated", вие сте приложили удебелен, курсив и син цвят на шрифта. Вашият документ изглежда по следния начин:
Вашият мениджър преглежда отчета ви и ви моли да премахнете син цвят, получер шрифт и курсив. Също така, трябва да промените "Lorem Incorporated" на "Lorem Inc." Трябва бързо да направите промените и след това изпратете повторно преработения отчет до мениджъра си възможно най-скоро. Можете да направите всичко това лесно чрез Find and Replace.
Задействайте диалоговия прозорец Find and Replace (намерете и смени), като отидете на начална страница> Замяна или натискане на Ctrl + H.
Въведете "Lorem Incorporated" в полето "Find What". Кликнете върху бутона "Още", за да разгънете опциите Намери и Замени, ако те още не са показани.
След това кликнете върху бутона "Форматиране" в долния ляв ъгъл и след това върху опцията "Шрифтове".
В прозореца "Намиране на шрифт" кликнете върху стиловия шрифт "Bold Italic". В падащото меню "Цветен шрифт" изберете син цвят (който в момента се прилага към текста). Кликнете върху "OK", когато сте готови.
Забележете, че избраните от вас формати се показват под полето "Намери какво".
Следващ тип "Lorem Inc." в полето "Replace With". Кликнете отново върху бутона "Форматиране" и след това върху "Шрифт".
Изберете "Редовен" стил на шрифта и в падащото меню "Цветен шрифт" изберете "Автоматично" (което по подразбиране е черно). Кликнете върху "OK", когато сте готови.
Сега можете да използвате бутоните "Намиране на следващ" и "Замяна" на свой ред, за да преминете през всеки случай в документа си или можете да кликнете върху бутона "Замяна на всички", за да промените всички събития наведнъж. Ако използвате "Replace All", препоръчваме първо да запазите или да създадете копие на вашия документ.
Можете също така да използвате функцията Намиране и замяна, за да работите с форматиране на ниво на абзац и работи почти по същия начин, както работа с форматиране на ниво знак. Можете дори да го използвате, за да намерите и замените форматирането на символи и абзаци едновременно, ако искате.
Но нека да вземем по-ясен пример, за да видим как работи. Да приемем, че сме копирали и поставили някои параграфи от друг документ на Word, който да се използва в нашия документ. В нашия документ използваме стандартно отстояние между редовете, където няма допълнително място преди параграфите и 8 градуса след раздели.
По някаква причина документът, от който извличаме абзаци, е настроен да използва разстояния от 18pt както преди и след параграфи. Поставяме текста с форматиране, защото искаме да задържим форматирането на ниво знаци като получер текст.
Резултатите не изглеждат чудесно, защото параграфът, който копирахме и поставихме, има много повече пространство преди и след това, отколкото другите ни параграфи.
Сега един от начините да се определи това е да натиснете Ctrl + A, за да изберете целия документ и след това да зададете разстоянието между редовете за всички параграфи в документа до техните стойности по подразбиране. Но какво би станало, ако имахме някои параграфи, в които бяхме нагласили разстоянието между редовете и искахме да запазим това?
Предположихте го - Намерете и Заменете за спасяването. Запалете го отново от Начало> Замяна или като натиснете Ctrl + H.
Поставете точката за вмъкване в полето "Намиране на какво", отворете падащото меню "Форматиране" и изберете опцията "Параграф".
В прозореца Find Paragraph изберете форматирането, за което искате да търсите. В нашия случай търсим параграфи, където разстоянието преди и след това е 18pt. Когато сте настроени, кликнете върху "OK".
Вече ще видите това форматиране, посочено в полето "Намиране на нещо".
Сега поставете точката за вмъкване в полето "Replace With", отново отворете падащото меню "Format" и кликнете върху "Paragraph".
Този път задайте форматирането, което искате да използвате като заместител. Ще тръгваме по подразбиране на Word, без никакви разстояния преди и след 8 сек., Както в останалата част от документа ни. Кликнете върху "OK", когато сте го настроили.
Сега сте готови да търсите. Натиснете бутона "Намиране на следващия", за да откриете Word и да подчертаете следващата поява на всичко, което търсите. Тук е намерен нашият странен абзац. Кликнете върху бутона "Замяна", за да извършите промяната. Натиснете "Намери Напред", за да намерите следващата поява и повторете. Можете също така да натиснете бутона "Замяна на всички", за да може Word да върви напред и да замени всичко, което намира, без да се налага да проверявате всеки от тях, но ви препоръчваме да запазите или направите копие на документа си, преди да направите това.
И след като извършихме подмяната ни, сега имаме параграф, който е точно като другите ни.
Можете да получите много по-сложни с вашите търсения, отколкото простото примери, които сме ви предоставили тук. Можете да комбинирате няколко различни типа форматиране на знаци и абзаци в едно търсене. Можете дори да използвате заместващи символи и други специални знаци, за да получите по-голяма креативност с конкретния текст, който намирате. Но това трябва да бъде достатъчно, за да започнете!
