Ако сте използвали Outlook за значителен период от време, вероятно имате няколко правила, създадени, за да ви помогнат да управлявате приливната вълна от имейли. Ако имате нов компютър или преинсталирате Windows, не е нужно да ги настройвате отново - просто ги експортирайте.
Правило в Outlook е поредица от стъпки, които сте настроили да предприемат конкретни действия по имейл съобщенията, когато те са получени. Например, можете автоматично да извеждате известие, когато получавате важни имейли, да премествате подобни имейли в определена папка или да сигнализирате за последващо съобщение в определено време.
За щастие, Outlook има начин да подкрепи тези правила. Това е полезно, ако трябва да преинсталирате Windows, да настроите Outlook на нов компютър или да споделите вашите правила с други хора.
За начало се уверете, че е активен раздел "Начало". В секцията "Преместване" кликнете върху "Правила" и изберете "Управление на правила и сигнали" от падащото меню.
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да получите достъп до правилата и сигналите, като кликнете върху раздела "Файл" и след това върху бутона "Управление на правила и сигнали" на екрана "Информация за профила".
Появява се диалоговият прозорец "Правила и предупреждения". В раздела "Правила за електронна поща" кликнете върху "Опции" в лентата с инструменти над списъка с правила, които сте създали.
ЗАБЕЛЕЖКА: Всички правила, изброени тук, ще бъдат архивирани, не само избрани правила.
В диалоговия прозорец "Опции" кликнете върху "Правила за експортиране".
Появява се диалоговият прозорец "Запазване на експортираните правила". Придвижете се до папката, в която искате да запазите файла с резервни копия на правила. Въведете име за резервния си файл в полето за редактиране "Име на файл". Типът "Правила на съветника за правилата (* .rwz)" е избран по подразбиране в падащия списък "Запазване като тип" и разширението .rwz автоматично се добавя към файла. Ако споделяте правилата си с други хора, използващи същата версия на Outlook като вас, кликнете върху "Запазване". Ако споделяте файла с правила с някой, който използва по-стара версия на Outlook, ще трябва да изберете друг тип файл с правила, преди да го запазите, както е описано по-долу.
Освен файловия формат за текущата версия на Outlook, падащият списък "Запазване като тип" предоставя три допълнителни формати за файла с правила, за хора, които все още използват Outlook 2002, 2000 или 98. Изберете един от тези опции, както е необходимо, и след това кликнете върху "OK", за да запазите файла с правила.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако споделяте правилата си с няколко души, които използват различни по-стари версии на Outlook, изберете най-ранната версия, защото по-старите правила могат винаги да бъдат отворени в по-новите версии на Outlook.
След като експортирате файла с правила, кликнете върху "OK" и в диалоговите прозорци "Опции" и "Правила и предупреждения", за да се върнете към главния екран "Поща" (или "Информация за профила" в зависимост от това, откъде сте започнали).
Сега можете да направите резервно копие на получения .rwz файл на всяко външно или мрежово устройство или да го споделите с други хора.
Сега, да речем, че сте настроили новия си компютър, сте инсталирали Office, сте въвели файла с данни на Outlook, който сте архивирали (правилата не са запазени в файловете с данни на Outlook) от стария ви компютър и сте готови да проверите имейл. Нека импортираме тези правила, които сте създали и архивирали, така че Outlook може автоматично да предприеме действия по имейл, когато дойде. Отворете диалоговия прозорец "Правила и предупреждения" по един от двата начина, по които разгледахме по-рано. Обърнете внимание, че списъкът с правила е празен. За да коригирате това и да импортирате правилата си, кликнете върху "Опции".
В диалоговия прозорец "Опции" кликнете върху "Импортиране на правила".
Появява се диалоговият прозорец "Правила за внос от". Придвижете се до папката, в която сте запазили файла с резервно копие на правилата, изберете файла .rwz и след това кликнете върху "Open".
Ще забележите, че списъкът с правила в диалоговия прозорец "Правила и предупреждения", зад все още отворения диалогов прозорец "Опции", изпълва обичайните си правила. Кликнете върху "OK" в диалоговия прозорец "Опции", за да го затворите и да се върнете в диалоговия прозорец "Правила и сигнали".
Ако сте проверили електронната поща, преди да импортирате правилата си, сега можете да пуснете вашите правила на имейла, който вече сте получили. За да направите това, кликнете върху "Изпълни правила сега" на лентата с инструменти над списъка с правила в диалоговия прозорец "Правила и сигнали".
В диалоговия прозорец "Изпълни правила сега" изберете правилата, които искате да изпълните и кликнете върху "Изпълни сега". След като правилата са изпълнени, кликнете върху "Затваряне" и след това върху "OK" в диалоговия прозорец "Правила и сигнали", за да го затворите. Сега вашите правила ще се изпълняват автоматично, проверка на имейлите, които получавате и извършване на посочените от вас действия, всички зад кулисите.
ЗАБЕЛЕЖКА: Някои правила може да не работят на други компютри, ако има определени папки, хора и т.н., използвани в правилата, създадени на оригиналния компютър, но не са достъпни на другите компютри.
