Снимка от uniinnsbruck
Професорите са едни от най-натоварените хора наоколо. Те трябва да изнасят лекции, да заемат служебни часове, да работят с завършили студенти и колеги, да посещават конференции и други обществени събития, да провеждат, публикуват и представят изследвания. Но въпреки че те не разполагат с достатъчно време, има начини да комуникират с тях по имейл и да получат навременен отговор, за да можете да продължите да работите с по-малко неуспехи.
Идеално е да се срещнете с вашия професор лично, преди да изпратите първия си имейл. Въведете себе си през първата седмица на училище. Нека вашия професор знае за вашите интереси, вашите въпроси или нещо друго, уникално за вас. Показвайки, че се грижите достатъчно, за да ги опознаете по-лично, ги насърчава да реагират навреме, когато става въпрос за вашите искания. По-доброто впечатление, което излизате, толкова по-добре те могат да ви запомнят.
Когато дойде време за изпращане на първия имейл с въпроси относно дадена задача, вашият професор ще може да сложи вашето лице на ваше име. Това им помага да поставят своя имейл в контекст. Ако вече са успешно комуникирали с вас в миналото, те ще бъдат по-склонни да комуникират отново без колебание. И може би те вече ще се доверят, че сте сериозен студент.
Въпросната линия е всичко, когато става дума за получаване на навременна реакция по имейл. На първо място, когато хората получават имейли от подателите, които не знаят, те гледат към темата за улики. Въз основа само на тема, те могат да изтрият пощата, която изглежда нежелана или просто незначителна за тях.
Сега професорите са задължени да отговорят на студентския имейл за административни и свързани с класа въпроси. Но темата е все още важна, за да стигнете бързо до вашия професор. Запознайте се с тема, така че след като го видите, вашият професор се отваря и го прочита веднага - вместо да я подаде за по-късно четене. (Следващата цел е да изработим електронната поща по такъв начин, че веднага след прочитането, вашият професор незабавно да отговори, но ние ще стигнем до това в по-късен раздел.)
Така че, преди да изпратите имейла си, тя да се намали до специфичната му цел. Посочете тази цел възможно най-директно в предмета.
Вместо да използвате "Искам да се запиша във вашия клас", посочете конкретно името на класа и как те могат да ви помогнат да се запишете:
Колкото по-конкретно може да бъдете, толкова по-лесно ще го направите за вашия професор. Много конкретна заглавка им позволява да разберат с един поглед какво се очаква от тях.
След като сте използвали добра тема, трябва да сте сигурни, че отварянето ви не пречи на професора ви да чете цялото съобщение. Вие не искате да кажете "Хей" и след това продължете с вашето послание. Това поставя непрофесионален тон, който може да бъде бариера пред ефективната комуникация. Искате да се заблудите от страна на учтивост.
Напишете посланието си учтиво и с уважение, колкото можете, дори ако това означава да допуснете някаква неточност. Например, да приемем, че приемате през лятото общността на колежа, за да изпълните общите изисквания. Вашият инструктор не е технически професор, но току-що започна да преподава на непълно работно време тази година.
Все още искате да се обърнете към тях като "професор", защото това е формално, учтиво и показва, че сте готови да установите добра комуникация. Грешка от страна на учтивост до поправяне - когато вашият инструктор настоява да се отнесете към тях като "Господин Боб "или" Джоуи ".
Ето някои други начини да запазите посланието си любезно:
Както вече сте посочили, използвайте подходящи етикети в рамките на конкретната си тема и се обърнете към вашия професор учтиво. Уверете се, че етикетите, номерата, датите и часовете са правилни. Ако не сте наясно с време за срещи или случайно сте посочили грешен тест, вашият професор ще трябва да отдели повече време, за да провери отново и евентуално да ви изпрати имейл отново за по-голяма яснота. Това обръща потенциално бърз отговор на разговор, който обхваща множество имейли.
Когато отивате на танген в електронна поща или разкривате повече (лична) информация, отколкото е необходимо за задачата в ръка, тя в крайна сметка губи ценното време за четене на професора - както и вашето собствено време. Придържането към точката е един от няколкото начина да се намали времето, прекарано в изпращането на имейли, и да се намали нуждата от писане на допълнителни имейли за изясняване.
Заличете ненужните думи и фрази като "Чудех се дали" или "Смятате ли, че бихте могли ..." Вместо това просто задайте въпроса. Може да е смущаващо да бъдете толкова откровено с вашия професор, но с практика няма да е така за дълго. Защото ще се научите да получите точката по професионален начин, и това изгражда увереност.
Ето пример за послание, което отнема по-дълго време, за да се чете и е по-разсейващо в по-дългата му форма:
Както можете да видите, съкратената форма получава посланието по-ефективно:
Поддържането му кратко е подобно на оставането на точка. В идеалния случай не искате повече от три до четири изречения в един параграф. И вие не искате да изпълнявате едно съобщение с твърде много параграфи. Освен ако не споделяте обратна връзка или лична история, която ще помогне на вашия професор да ви опознае и да разбере по-добре как те могат да ви помогнат.
Дори ако имате страхотна тема, все пак трябва да проследите в самата съобщение. Направете това, като направите заявката си директно. Може да е по-ясно, ако формулирате искането като въпрос. Или ако използвате отварящото устройство "Моля, [...] поискайте тук." Имайте предвид, че ако изпращате имейл до вашия професор, за да получите мнение по дадена тема, това все още е молба, защото искате да отделят време за споделяне какво знаят.
Направете молбата си толкова ясно, че вашият професор няма да има въпроси относно това, което искате от тях. Ако успеете да осъществите тази важна стъпка, можете да помогнете на професора да предприеме действия веднага след като прочетете имейла си. И не само ще получите бърз отговор от тях, но и вие ще получите в този изчакайте изброени клас много по-рано.
Дори ако успешно приложите горните принципи в изпращане на имейл до вашия професор и не получите навременна реакция, може да се окаже, че вашият професор още не е стигнал до имейла ви или в момента не е достъпен за известно време. Не се притеснявайте за причините, просто уважавайте внимателно, ако не сте ги чули повече от два дни. Различните кампуси имат различни политики или култури (дори и неписани) за това, което се счита за своевременна реакция, така че може да варира в зависимост от вашата институция или контекст.
Прилагайте примерните принципи, изброени по-горе, в последващия си имейл. Ако по някаква причина все още не сте успели да постигнете това, може да се наложи да използвате друг следващ имейл след още три до четири дни (отново в зависимост от ситуацията). Или може да е време да говорите лично с професора си. Ако това е така, не забравяйте да разберете от тях как най-добре да комуникирате чрез електронна поща.
Ефективното общуване с вашия професор, ако е необходимо, значително подобрява шансовете ви за успех в определен клас. Поддържайте тази комуникация навременна, гладка и продуктивна, така че да можете да се фокусирате върху работата си.
