Бяхте изпратен по имейл на документ и трябва да го подпишете и да го изпратите обратно. Можете да отпечатате документа, да го подпишете, след което да го сканирате отново и да го изпратите по имейл. Но има по-добър, по-бърз начин.
Ще ви покажем как бързо да добавите подписа си към всеки PDF документ, запазвайки го като стандартен PDF файл, който може да се чете навсякъде. Можете да направите това на Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux, независимо от предпочитаната от вас платформа.
Първо, нека изясним някаква терминология. Тази статия се занимава с електронен подписи, не дигитален подписи, които са нещо съвсем друго. Цифровият подпис е криптографски защитен и потвърждава, че някой с ваш личен ключ за подпис (с други думи, вие) е видял документа и го е упълномощил. Това е много сигурно, но и сложно.
Електронният подпис, от друга страна, е само образ на вашия подпис, върху който е поставен надпис на PDF документ. Можете да го направите с всички видове приложения и това е, което повечето хора ще изискват, когато ви изпратят документ, който да подпишете. Изпратете им PDF файл с цифров подпис и те няма да знаят какво да правят от него. За много фирми просто приемането на подписани документи по имейл, вместо да ви принуждава да ги изпращате по факс, е огромен технологичен скок.
Така че, долупосочените методи не са напълно сигурни, но нито пък отпечатват нещо, залепват върху тях с писалка и след това ги сканират отново. Поне това е по-бързо!
Въпреки че Adobe Reader не е най-лекият PDF изглед, той е един от най-богатите на функции и всъщност има отлична поддръжка за подписване на PDF документи. Другите PDF четци на трети страни могат да предлагат тази функция, но те обикновено изискват да закупите платена версия, преди да използвате характеристиките си за подпис.
За да подпишете документ с помощта на Adobe Reader, първо отворете PDF документа в приложението Adobe Acrobat Reader DC. Кликнете върху бутона "Запълване и вписване" в десния панел.
Кликнете върху бутона "Регистрация" в лентата с инструменти и изберете "Добави подпис", за да добавите подписа си към Adobe Acrobat Reader DC.
Ако трябва да добавите друга информация към документа, можете да използвате другите бутони от лентата с инструменти, за да го направите. Например можете да въведете текст или да добавите отметки, за да попълвате формуляри, като използвате бутоните в лентата с инструменти "Попълване и подпис".
Можете да създадете подпис по един от трите начина. По подразбиране Adobe Reader избира "Type", за да можете да въведете името си и да го превърнете в подпис. Това няма да изглежда като вашият истински подпис, така че вероятно не е идеален.
Вместо това вероятно ще искате да изберете "Draw" и след това да изчертаете своя подпис с помощта на мишката или сензорния екран. Можете също да изберете "Изображение", ако искате да подпишете лист хартия, да я сканирате със скенер и след това да добавите своя писмен подпис към Adobe Reader. (Да, това изисква сканиране, но трябва само да направите това веднъж, след което можете да използвате този подпис върху всички документи, които електронно подпишете в бъдеще.)
След като създадете подпис, кликнете върху "Прилагане", за да го приложите към документа. Оставете отметката в квадратчето "Save Signature" и можете бързо да добавите този подпис в бъдеще.
Поставете подписа си там, където искате, с мишката и кликнете, за да го приложите. Ако сте избрали да запазите подписа си, в бъдеще ще го намерите лесно достъпен в менюто "Sign".
За да запазите подписания документ PDF, кликнете върху Файл> Запазване и изберете място за файла.
Потребителите на Mac са по-щастливи от потребителите на Windows. Приложението за преглед, включено в MacOS, има интегрирани функции за подписване на документи. Благодарение на отличните trackpads, вградени в MacBooks, можете действително да привлечете своя подпис на тракпада с един от пръстите си, за да го въведете в Preview. На нов MacBook с Trackpad "Force Touch" това дори е чувствително към натиска, което позволява още по-точни подписи.
Можете също така да подпишете лист хартия и да я "сканирате" с уеб камерата си, ако предпочитате да създавате своя подпис по старомодния начин (или ако имате iMac без тракпад).
За да подпишете документ, отворете PDF документ в Preview (това трябва да е приложението по подразбиране, което се отваря, когато кликнете два пъти върху PDF файл, освен ако не го промените). Кликнете върху бутона с инструменти "Показване на лентата с инструменти за маркиране" и след това върху бутона "Регистрация" в лентата с инструменти, която се показва.
Ще бъдете подканени или да създадете подпис, като плъзнете пръста си над тракпада, или като подпишете лист хартия и го сканирате с уеб камерата си. Снимайте подписа си веднъж и Preview ще го запомнят за в бъдеще.
След като запишете подпис, можете да го изберете в менюто, което се показва, след като кликнете върху бутона "Регистрация". Подписът ви се прилага като изображение, което може да се влачи и да се преоразмерява, за да се побере в документа.
Другите опции на лентата с инструменти ви позволяват да въвеждате текст и да рисувате форми върху документа, като ви позволява да попълвате формуляри, ако е необходимо.
Когато сте готови, кликнете върху Файл> Запазване, за да съхраните PDF файла, като приложите подписа си във файла. Също така можете да кликнете върху Файл> Дублиране, за да създадете копие на PDF файла и да запазите промените в ново копие на файла, без да променяте оригинала.
Ако не ви харесва Преглед по каквато и да е причина, можете да използвате Adobe Reader DC на Mac. Тя ще работи точно като подписването на документ на Windows, затова вижте инструкциите в секцията Windows за информация за това.
На iPhone или iPad можете да подпишете документи, като използвате функцията за маркиране в приложението Mail iOS. Ако имате Mac и използвате Preview за подписване на документи, подписът ви действително ще се синхронизира от вашия Mac към вашия iPhone или iPad, така че не е нужно да го създавате за втори път.
Тази функция е удобна, но работи само ако искате да подпишете документи в приложението Mail. Например, може да ви бъде изпратен по имейл документ PDF и може да се наложи да го подпишете и да го изпратите обратно по имейл.
За да направите това, ще трябва да получите имейл с приложен PDF файл, да докоснете прикачения файл към PDF и да кликнете върху иконата "Маркиране и отговор" в долния десен ъгъл на екрана, докато гледате PDF файла.
След това ще можете да добавите подпис, като докоснете бутона за подпис в долния десен ъгъл на екрана. Можете също така да въвеждате текст и да рисувате върху документа, ако искате.
Когато докоснете "Готово", приложението Mail автоматично ще отговоря на имейла с прикачения към вас подписан документ. Можете да въведете имейл съобщение и след това да изпратите подписания документ.
Докато това е удобно, работи само в приложението Mail, така че е много ограничено. Ако искате да направите това от всяко друго приложение, ще ви е необходима приложение за подписване от трета страна.
Има доста опции тук, но ние харесваме Adobe Adobe Fill & Sign app, което ви позволява да подпишете неограничен брой документи безплатно. Той дори може да заснема снимки на хартиени документи с вашия фотоапарат, така че да можете да създавате цифрови копия на хартиени формуляри. Можете да подпишете документ, като напишете на допирния екран с пръст или стилус и те също така ви позволяват да въвеждате текст в PDF документи, за да ги запълните.
За да получите PDF документ от друго приложение в Adobe Fill & Sign, намерете PDF файла в друго приложение, докоснете бутона "Споделяне" и изберете приложението Adobe Fill & Sign. След това можете да докоснете бутона за подпис, за да подпишете документа лесно. Когато сте готови, докоснете бутона "Споделяне" в Adobe Fill & Sign, за да изпратите подписания документ в друго приложение.
Ако сте фирма, която търси по-пълнофункционален инструмент или ако просто не харесвате Adobe Sign & Fill, особено ни харесва SignNow. Тя работи много добре и ви позволява да подпишете документи с пръст. Можете да се регистрирате до пет документа месечно безплатно, но след това се изисква месечна абонаментна такса. Това обаче е добра алтернатива.
Android не идва с вградено приложение, което може да направи това. Вместо това ще трябва да използвате приложение от трета страна. Подобно на iPhone и iPad, харесваме Adobe Fill & Sign, който ви позволява да подписвате неограничен брой документи месечно безплатно. Той може също да заснема снимки на хартиени документи с вашия фотоапарат, за да можете да ги подпишете по електронен път.
След като инсталирате приложението, можете да отворите PDF документи в приложението и да докоснете бутона за подпис, за да ги подпишете. След това можете да споделите подписания документ с друго приложение, като докоснете бутона "Споделяне".
Точно както в iOS, препоръчваме също така SignNow, ако искате нещо по-изпълнено с функции и готово да платите (тъй като предлага само до пет подписа месечно безплатно).
На Chromebook ще намерите разнообразни услуги за подписване на уеб, които работят за вас. Харесваме HelloSign, който предлага добър уеб интерфейс, както и приложение за Chrome, което се интегрира с Google Диск. Тя ви позволява да се регистрирате до три документа месечно безплатно.
Основният уеб интерфейс на HelloSign ви позволява лесно да качвате PDF документи и да ги подписвате, като изготвите своя подпис или качите изображение. След това можете да изпратите по имейл подписания документ директно на някого или да изтеглите документа и да направите каквото искате с него.
Ако не харесвате HelloSign, DocuSign работи добре и на Chromebook, като предлага приложение, което се интегрира с Google Диск за подпис, и разширение на браузъра, което ви позволява да подпишете документи от Gmail. Но DocuSign не предлага безплатни подписи. SignNow също предлага приложение за Chrome за Google Диск и разширение за Gmail, но приложението и разширението не са толкова добре прегледани.
Това е малко по-трудно за Linux, тъй като официалната версия на Adobe Reader за Linux е преустановена. Дори старите, остарели версии, налични за Linux, нямат тази функционалност, нито популярните интегрирани PDF изгледи като Evince и Okular.
Може да искате да опитате уеб-базиран инструмент като HelloSign, обсъден в секцията за Chromebook по-горе, за най-лесната работа.
Ако искате да използвате приложение за настолни компютри, Xournal е може би най-удобният инструмент за подписване на PDF файлове на Linux. Той може да анотира PDF файлове и да добавя изображения към тях. Първо, ще трябва да създадете изображение на своя подпис - подпишете лист хартия, да го сканирате във вашата Linux система и да го почистите. Можете потенциално просто да заснемете снимка от нея с уеб камерата или камерата на вашия смартфон. Може да искате да го промените в GIMP, така че да има прозрачен фон или просто да сте сигурни, че подписвате бяло парче хартия и че фонът е изцяло бял.
Инсталирайте Xournal от инструмента за инсталиране на софтуера за дистрибуция на Linux, отворете PDF файла и кликнете върху опцията Инструменти> Изображение. Това ще ви позволи да вмъкнете изображението на своя подпис и можете да го премествате и преоразмерявате, ако е необходимо, така че да се побере в полето за подпис.
Необходимостта от действително сканиране и създаване на файл с изображения е малко досадно, но можете да използвате този метод, за да подписвате бързо документи в бъдеще, след като получите добър образ на вашия подпис.
Image Credit: Тим Пиърс на Flickr
