Правилата от страна на сървъра се изпълняват по-скоро на сървъра, отколкото в клиентския интерфейс на Outlook, така че те ви позволяват да прилагате правила, преди съобщенията да са достигнали до системата ви. Ето как работят и какво можете да правите с тях.
Когато настройвате нормални правила в Outlook, те работят само когато приложението Outlook е отворено в системата ви. Те се наричат правила на клиента защото работят в приложението Outlook клиент. Те са чудесни за неща като филтриране на имейли в различни папки, защото правилата се изключват при отваряне на Outlook или когато съобщения се появи във входящата ви поща.
Но какво ще стане, ако искате правила, които да се изключат, когато Outlook бъде затворен, като например изпращане на съобщения до колега, докато сте на почивка? За това имате нужда правила на сървъра, които работят на сървъра, който обработва вашата поща, независимо дали имате отворен Outlook на вашия компютър. Outlook ви позволява да създавате и такива, така че нека стъпваме в процеса.
Протест: Правилата от страна на сървъра работят, ако използвате Microsoft Exchange за вашия сървър за електронна поща (или O365 на базата на клауд или локален Exchange сървър), но не и ако използвате Outlook за обработка на поща от доставчик като Gmail или Yahoo !. Все още можете да настроите отговор извън офиса и правила за сметка, която не е на Microsoft, но ще трябва да оставите Outlook да работи. Ако това ви е необходимо, ние имаме инструкции за вас.
Създавате нормални правила (от страна на клиента) в Правилата за правилата, като отидете в Home> Rules, но не ги използваме. Вместо това отидете в File> Options и кликнете върху бутона "Автоматични отговори".
За да започнете да създавате правило от страна на сървъра, кликнете върху бутона "Правила".
Това показва панела за автоматични отговори и, както можете да видите, няма какво да направите, освен да кликнете върху бутона "Добавяне на правило".
Прозорецът Редактиране на правила, който се отваря, е мястото, където можете да образувате новото правило от страна на сървъра.
Ще видите, че опциите за тези правила са много по-прости, отколкото в правилата. Това е така, защото сте ограничени до действия, които могат да бъдат изпълнени от сървъра. Ако искате Outlook да възпроизвежда определен звук, когато пристигне имейл от шефа ви, можете да го направите само с правило от страна на клиента.
Да приемем, че един от екипа е настрана и искат да бъде преместен в определена папка и да бъде препратен към конкретен човек. Първо щяха да изберат опцията "Изпратено директно до мен". След това те щяха да влязат в заглавието "How-To-Geek". След това щяха да изберат опцията "Копирай" и да изберат папка. И накрая, те щяха да проверят опцията "Препращане", да изберат получателя от адресната книга и след това да кликнат върху "OK".
Правилото се добавя към списъка на правилата на сървъра и след това ще се стартира независимо дали Outlook е отворен.
Можете да добавите колкото се може повече от тези правила. И очевидно можете да направите повече с тях, отколкото с простия пример, който показахме тук. Можете да ги използвате, за да промените важността на съобщенията от конкретни контакти или които съдържат определени думи в темата. Или можете да имате правило от страна на сървъра, за да изтриете определени типове съобщения, преди да стигнат до входящата ви поща.
