Ако работите в офис, тогава шансовете са да прекарвате много време в работа с имейл, най-вероятно в Microsoft Outlook. Струва си да отделите малко време, за да накарате Outlook да покаже информацията, от която се нуждаете. За имейли най-добрият начин да направите това е с изгледите на папки. Ето как работят те.
Всяко място, в което съхранявате имейла си в Outlook - независимо дали е входящата поща, изпратените елементи, архив, изтрити елементи или всяко друго място - е папка. Всяка от тези папки изглежда по подразбиране една и съща, с колони, съдържащи метаданни за имейла, като например изпращача, предмета, получената дата и час и т.н. Outlook групира имейлите по дата (с най-новата в горната част), оформя непрочетените съобщения в получер син текст и показва съобщенията, които сте чели в обикновен черен шрифт.
Това е изглед по подразбиране.
Но можете да промените този изглед, ако искате. Можете да създадете различен изглед за всяка папка или да създадете изглед на папки, който харесвате, и да го приложите във всяка папка. Outlook дори има някои алтернативни вградени изгледи, от които можете да започнете.
За начало, нека преминем към един от другите вградени изгледи, като кликнете върху Преглед> Промяна на изгледа.
Изгледът "Компактен" е изгледът по подразбиране, който използва всяка папка, но можете да промените до другите два:
Можете да персонализирате текущия изглед на папките, като кликнете върху Преглед> Преглед на настройките.
Това отваря прозореца за разширени настройки за показване, където можете да променяте всички неща за изгледа.
Ще променяме показаните колони и настройките за сортиране като пример. Кликнете върху "Графи", за да отворите прозореца "Показване на графи".
Изберете "Посочване" в дясната колона, кликнете върху бутона "Премахване" и след това върху "OK".
Върнете се в прозореца "Разширени настройки за изглед", кликнете върху бутона "Сортиране",
В падащото меню "Сортиране на елементите по" изберете "От", след което кликнете върху "OK".
Сега кликнете върху "OK" в Настройките за разширено показване. Изгледът на папките вече е променен, така че колоната "Месец" е скрита и папката е сортирана от човека, който е изпратил пощата.
Това са само два бързи примера за това, което можете да направите. Можете да добавяте или премахвате много различни колони, да групирате и да сортирате съобщенията по различни начини и дори да променяте шрифтовете и стиловете, използвани за показване на съобщения. Играйте наоколо с различните опции, за да намерите най-доброто за вас.
След като персонализирате изгледа си, можете да приложите същия изглед към всяка друга папка, без да е необходимо да го персонализирате. Кликнете отново върху View> View Settings и този път кликнете върху командата "Apply Current View to Other Folders".
Изберете папките, към които искате да приложите изгледа, след което кликнете върху "OK".
Можете да изберете толкова папки (или подпапки), колкото искате.
Също така можете да запазите персонализирания си изглед като шаблон, така че да можете да го приложите и към други папки в бъдеще. Кликнете върху Изглед> Настройки за изглед отново и изберете командата "Запазване на текущия изглед като нов изглед".
Това отваря прозореца за копиране, където можете да дадете на изгледа си име и да изберете кой може да вижда изгледа. Кликнете върху "OK", когато сте задали всичко.
Ако щракнете отново върху Преглед> Настройки за преглед, Outlook показва новия ви изглед като налична опция. Кликнете върху "Управление на изгледите", за да видите всички изгледи, до които имате достъп.
Прозорецът Управление на всички изгледи ви позволява да добавяте, редактирате и изтривате изгледи, както и да видите настройките, приложени към всеки изглед.
Ако искате да създадете чисто нов изглед, кликнете върху бутона "Нов" в прозореца "Управление на всички изгледи". Това отваря прозореца Създаване на нов изглед.
Изберете типа на основния изглед, от който искате да започнете, и кликнете върху бутона "OK". Отваря се прозорецът Разширени настройки за показване и можете да персонализирате изгледа си така, както искате. Когато сте готови, кликнете върху "OK", докато се върнете в прозореца "Управление на всички изгледи" и след това върху "Прилагане на изгледа", за да приложите изгледа към текущата папка.
След като създадете нов изглед, можете да го приложите към всяка друга папка, да го персонализирате допълнително или да го използвате като основа за нов нов изглед.
Ако сте направили някои персонализации към съществуващия си изглед, можете лесно да върнете обратно към съществуващия изглед. Това е добър начин да изпробвате нещата, без да се притеснявате да ги отмените, ако промените не работят за вас. Кликнете върху Преглед> Възстановяване на изгледа, за да премахнете всички незапазени персонализации от текущата папка.
С тези инструменти за разглеждане можете да направите папките си да работят точно както искате и да започнете да ощипвате този препълнен списък с съобщения.
