Ако излизате извън града, може да искате да поставите бележка върху имейла си, за да уведомите хората, че няма да сте на разположение или да се свържете с някой друг, докато сте далеч.
Повечето услуги за електронна поща предлагат начин да изпратите автоматичен отговор на входящите съобщения, когато не сте в състояние да проверите имейла си. Ето как да настроите ваканция отговор за най-популярните услуги за електронна поща.
Когато става въпрос за настройка на почивка отговор, вие сте в една от няколко лодки:
Ще ви покажем как да настроите отговор на ваканция в Gmail, Yahoo, Windows 10 Mail (за Microsoft сметки), Outlook.com, Outlook за Windows (за IMAP и POP3 акаунти), Exchange и дори в Apple Mail for Mac (за профили IMAP и POP3).
За тези от вас, които имат адрес в Gmail или дори да стартирате малка компания, която използва Google Приложения, настройването на отзивчив отпуск в Gmail е проста. Просто влезте в профила си в Gmail, кликнете върху менюто Настройки в горния десен ъгъл на екрана си и изберете Настройки. Когато се отвори страницата "Настройки" в нов раздел, превъртете надолу, докато видите раздел, наречен "Отворен отговор". Опциите са много интуитивни. Просто включете Вашия отговор, изберете Първи ден и Последния ден (ако е приложимо) и въведете тема и съобщение. Ако не искате отговорът за почивка да излезе на всеки, който ви изпрати имейл, поставете отметка в квадратчето "Изпращане само на отговор на хора в моите контакти", за да позволите само отговор на ваканцията да излезе на хора в списъка ви с контакти в Google.
За да настроите отговор на ваканция в Yahoo Mail, отворете браузър и влезте в профила си в Yahoo Mail. След това кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на прозореца на браузъра и кликнете върху "Настройки" в падащото меню. В диалоговия прозорец "Настройки" кликнете върху "Отговор за почивка" в списъка с опции отляво и поставете отметка в квадратчето "Активиране на автоматичния отговор по време на тези дати (включително)". Изберете от датите От и До и въведете автоматичния отговор, който искате да изпратите. Ако искате различен отговор, изпратен до един или повече конкретни домейни, поставете отметка в "Различен отговор на имейли от конкретен домейн", въведете домейните и след това въведете съобщението, което да бъде изпратено до имейли от тези домейни.
Yahoo също ви позволява да имате различни имейл отговори въз основа на това кой ще отиде. Проверете отметката в квадратчето "Различен отговор на имейли от конкретен домейн" и добавете имейл домейни, за които искате различен отговор.
Кликнете върху "Запазване" в долната част на диалоговия прозорец "Настройки", когато сте готови. Отговорът ви за почивка ще бъде изпратен автоматично по време на посочените дати.
Windows 10 Mail само ви позволява да настройвате ваканционни отговори за имейл акаунти на Microsoft, включително профили outlook.com, live, com, hotmail.com и Office 365. За да настроите отговор на ваканция в Windows 10 Mail, отворете приложението и кликнете върху иконата на зъбно колело в долния ляв ъгъл на прозореца. След това кликнете върху "Автоматични отговори" в панела "Настройки", който се извежда вдясно, и изберете профила, за който искате да изпратите автоматични отговори от падащото меню "Избор на профил". Кликнете върху плъзгача "Изпращане на автоматични отговори", така че да стане тъмно сиво и да прочетете Вкл. Въведете съобщението, което искате да изпратите, като автоматичен отговор в полето под плъзгача. Ако искате отговорът да бъде изпратен само до хората в списъка ви с контакти, поставете отметка в квадратчето "Изпращане на отговорите само до моите контакти". Можете да настроите автоматични отговори за всички поддържани профили в Mail, но трябва да направите това отделно за всеки.
За да настроите автоматичен отговор на Outlook.bg, отидете на http://www.outlook.com в любимия си браузър и влезте в имейл акаунта на Microsoft, от който искате да изпратите автоматичен отговор. След това кликнете върху иконата на зъбно колело в горния десен ъгъл на страницата на Outlook.bg и изберете "Автоматични отговори" от падащото меню. Кликнете върху "Изпращане на автоматични отговори" в прозореца, който се излъчва от дясната страна на прозореца. Задайте време за начало и край и въведете съобщението, което искате автоматично да бъде изпратено. Изберете всички други опции, които искате, като например дали искате автоматичните отговори да се изпращат само на хора от вашия списък с контакти или на всички, които ви изпращат имейли.
Когато приключите с настройването на автоматичния отговор, кликнете върху "OK" в горната част на прозореца. Персонализираното ви съобщение автоматично ще излезе през периода, който сте задали в отговор на получените имейли, отговарящи на изискванията, които сте задали.
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да използвате Outlook.com само с Microsoft email accounts-live.com, outlook.com, hotmail.com и msn.com.
Ако сте свързани с Microsoft Exchange Server (обикновено по ваше желание), ще можете да се възползвате от асистента извън офиса, който е едно и също нещо като Вашия Responder за почивка. За да направите това, кликнете върху раздела "Файл", за да влезете в изгледа зад кулисите и кликнете върху бутона "Автоматични отговори".
Оттук, настройването на ваканционния отговорник е доста лесно.Просто кликнете върху опцията "Изпращане на автоматични отговори" и поставете отметка в квадратчето "Изпращане само в този период от време", ако искате да ограничите автоматичните отговори до определена времева рамка. Изберете датите и часовете "Начално време" и "Крайно време". След това можете да въведете съобщение, което да бъде изпратено "Вътре в моята организация" или "Извън организацията ми" или и двете.
Ако не сте свързани с Exchange сървър на вашата работа, но може би сте използвали Outlook в дома си, можете да настроите ваканционно отговорно лице чрез Outlook. Това обаче работи само ако компютърът Ви остане в действие, докато сте изчезнали, затова е най-добре да проверите дали вашият имейл акаунт поддържа отзивчици на почивка в своята услуга за електронна поща. Ако не, Outlook ще направи щипка.
За да настроите ваш отговор в Outlook за Windows, първо трябва да настроите шаблон за имейл със съобщението, което искате да изпратите. За да създадете шаблон за имейл, основно създавате ново имейл съобщение, въведете съобщението, което искате да запаметите (без "До", "Копие", "Скрито" или "Предмет"), и след това запазете съобщението като шаблон за Outlook. След като създадете шаблона си за електронна поща, създайте правило, което автоматично ще изпраща този шаблон за имейли до имейли, получени през определен период от време.
Когато някой ви изпрати имейл, избраният от вас шаблон ще бъде автоматично изпратен до тях по време на зададения от Вас период от време.
Apple Mail няма вградена функция за отговорите извън офиса, но можете да настроите едно или повече правила автоматично да изпращате персонализирани отговори на входящи имейли за всеки IMAP или POP3 акаунт, който сте добавили към приложението. За да настроите отпадане от офиса за имейл акаунт в Apple Mail, настроите правило в екрана Rules (Правила) в диалоговия прозорец Preferences (Предпочитания) (отидете на Mail> Preferences, след което щракнете върху бутона "Rules"), уточнявайки условията, (сметката, за която искате да изпратите автоматични отговори) и действието, което трябва да се изпълни (отговор на съобщението със специфичен текст на съобщението). Можете да добавите и други условия, като например да проверите дали изпращачът е в контактите ви или не, или да проверите дали полето До има конкретен имейл адрес.
Избраното от вас правило за отсъствие от работа може да бъде направено активно или неактивно на екрана "Правила", като поставите отметка или премахнете отметката от квадратчето до правилото. Тъй като не можете да зададете период от време за правило, трябва да включите правилото ръчно, когато искате да се изпълнява, и след това да го изключите, когато не искате да работи повече. Така че, не забравяйте да махнете отметката от квадратчето за правилото в диалоговия прозорец "Предпочитания", когато се върнете от ваканцията или бизнес пътуването си.
Докато правилото е активно, всеки получен имейл, който отговаря на избраните условия, се отговаря с персонализираното съобщение, което сте настроили. Всеки изпращач ще получи автоматичния отговор всеки път, когато ви изпрати имейл.
ЗАБЕЛЕЖКА: Трябва да оставите Apple Mail отворен на вашия Mac, за да може правилото да се изпълнява. Ако затворите Apple Mail, автоматичните отговори няма да бъдат изпратени, но те ще станат след като отново отворите Apple Mail и ще получите имейл съобщения във входящата си поща за профила, избран в правилото. По-добре е да настроите отговор на почивката в настройките за електронна поща на електронната ви поща, ако има такива, така че не е нужно да оставяте компютъра си включен.
