Ако ни кажете, че електронната поща е паднала от модата, бихме ви помолили да погледнете входящите ни кутии. Да можеш да сортираш и да организираш бъркотията на съобщенията, които пристигат ежедневно, е доста ключова за поддържането на здравословното състояние на работното място.
Това не е само за спам. Спам все още съществува, досаден факт от живота, но има начини да се справим с това. Това е смазване на други имейли, които получаваме - актуализации за софтуер, покани за събития, пощенски списъци, с които сме се абонирали, но никога не забравяйте да прекратите абонамента си - всички от които налагат някакъв начин да организирате, сортирате и изпращате съобщения на правилното им място , независимо дали е определена папка или кошчето.
Говорихме доста за Outlook, включително основите на електронната поща като композиране и изпращане, начини за добавяне и получаване на прикачени файлове, както и за импортиране на контакти и за управление на адресни книги. Искаме да насочим вниманието си сега към по-голямата картина, като се съсредоточим върху управлението на входящата кутия.
Outlook има богат набор от функции, които да ви помогнат да филтрирате пощата си на подходящите места. За да започнете, ако кликнете с десния бутон върху съобщение или мишка до лентата, ще забележите, че има функция, наречена "Бързи стъпки".
Ако го разширим от лентата, можем да видим тази функция в пълен размер.
Първото нещо, което трябва да запомните, е, че бързите стъпки са основно правила (има функция, наречена Правила, която ще обсъдим скоро). Второто нещо, което трябва да запомните, е, че за разлика от правилата, които работят зад кулисите без вашите данни, Бързи стъпки разчитат на входа ви да работи.
Първото нещо, което ще направите, е да изберете бързата стъпка, която искате да създадете. Нека направим един прост, за да илюстрираме нашето мнение.
В тази Бърза стъпка избираме съобщение, което считаме за различно, и кликнете върху Бърза стъпка, която ще премести съобщението в папката Misc и ще маркира съобщението като прочетено.
Ако кликнете върху бутона "Опции", можете да видите как е конструирана Quick Step и можете да я редактирате, като добавите или премахнете части към или от нея.
Например в тази екранна снимка можете да премахнете стъпката, в която съобщенията са означени като "Прочетени", така че всичко се премества в папката "Разни", но състоянието й остава непроменено.
Ето как работят Бързите стъпки, можем да отделяме доста време, показвайки ви различни начини, по които могат да бъдат създадени и приложени, но искаме да преминем към Правилата, за да илюстрираме разликата.
Както споменахме, "Бързи стъпки" са нещо, по което действате, докато правилата действат автоматично, зад кулисите, според критериите, които посочвате. Когато кликнете върху бутона "Правила", трябва да изберете "Създаване на правило ..." от падащия списък.
Основните условия за създаване на правила са доста основни и може би дори не е нужно да се впускате в някакви разширени опции, така че нека продължим и да разгледаме някои от техните по-прости аспекти.
В следващото изображение виждате, че можете да насочвате пощата от определени податели или въз основа на обекта или на кого е изпратено. От там можете да имате Outlook ви предупреждава визуално и / или със звук. Можете също така да преместите съобщението в конкретна папка, която за разлика от използването на бърза стъпка ще се случи без вашите данни.
Ако кликнете върху бутона "Създаване на правило", ще видите следния диалогов прозорец на помощника.
Можете също да кликнете върху "Ново правило" от прозореца "Правила и сигнали".
Това ще отвори първия прозорец на съветника за правила, който ще ви преведе през процеса.
Правилата са изненадващо неусложнени, ако вече знаете какво искате правилото да прави. Кликнете върху "Разширени опции ..." и ще видите какво имаме предвид. Не само ще видите опциите от основния екран "Създаване на правила", ще намерите съвсем нов свят от други правила, които можете да използвате.
Представете си, че ще предприемем стъпката Quick Step, която създадохме по-рано и искаме да я превърнем в правило. Искаме да изберем критериите си от опциите, показани по-горе, и след това да кликнем върху "Напред". В този случай ще преместим пощата, изпратена до нашия профил "Как да".
На следващия екран избираме опцията "преминете към определена папка", а след това в долната част щракнете върху подчертаната връзка "го преместете в посочената папка". След това се показват опции, които ще ни позволят да насочваме пощата към каквото и да било папка, която избираме, което в този случай е "Разни".
След като кликнете върху "Напред", ще бъдете попитани дали има изключения от това ново правило. Ако няма, можете да кликнете върху "Напред" и ще преминете към последния екран, където ще бъдете помолени да назовете новото си правило, независимо дали искате да го включите, да го изпълните след завършването му и накрая , ще можете да го прегледате.
Това е, кликнете върху "Finish" и вие сте добре да отидете. Можете да видите това правило, като кликнете върху бутона "Правила" и след това върху "Управление на правила и сигнали" от падащите секции.
Можете да се върнете по всяко време, за да промените правилото си, да добавите нови, да копирате, изтриете и други функции. Не забравяйте, че ако искате да запазите правило, но не искате то да се изпълнява през цялото време, можете просто да махнете отметката от квадратчето до него.
Ако искате да научите повече за автоматично преместване на съобщения до конкретна папка, препоръчваме Ви да разгледате тази статия.
Ще получите много електронна поща, която не искате или не, независимо дали става дума от прекалено бушуващ родител, или направо спам, запазването на вашите входящи кутии и добре подготвеното ще бъде голямо предизвикателство, ако не го направите знаете как да използвате инструментите, с които разполагате.
Както можете да видите на видно място в лентата, има раздел изцяло посветен на изтриването на неща, най-забележим е големият бутон "Изтриване" и неговия гигант X.Можете също така просто да изберете съобщение или група съобщения и да кликнете върху този бутон или просто да докоснете "Изтриване" на клавиатурата.
Нека да разгледаме тази секция за изтриване малко повече и да видим какво друго тя може да предложи. Първо, има бутон "Игнориране".
Какво прави "Игнориране"? Когато изберете съобщение или разговор и кликнете върху "Игнориране", се появява диалогов прозорец.
Разликата между това и просто изтриването на един разговор е, че игнорирането му ще се прилага към това и всички бъдещи съобщения, което означава, че ако сте в пощенски списък и респондентите продължават да отговарят, няма да ги виждате, което е доста полезно ,
Другият забележителен вариант е функцията за почистване. Кликването върху бутона "Почистване" ще задейства падащо меню със следните опции
Независимо от опцията, която изберете, ще видите диалогов прозорец, който предлага същия резултат, всички излишни съобщения ще бъдат преместени.
Ако кликнете върху бутона "Настройки", ще бъдете подканени до опциите за почистване на разговорите. Както можете да видите, можете да използвате функцията за почистване, за да архивирате старите резервирани разговори в алтернативна папка, която вероятно е най-полезната опция тук. Често е по-добре просто да архивирате неща, вместо да ги изтривате, в случай че трябва да ги направите по-късно.
Макар че тези функции са страхотни и ние виждаме очевидните заслуги в тях, те няма да окажат много влияние върху това несвястящо сблъсък на пощенските кутии: спам.
Спам не получава едни и същи заглавия, какъвто някога е правил, защото в по-голямата си част съвременните спам филтри вършат доста добра работа, за да отрежат всичко. Ако използвате Gmail или други услуги за електронна поща, най-вероятно не виждате много от тях, което не означава, че не е там, особено ако направите неприличната грешка, че сте съгласни да дадете на компанията споделяне на адреса ви със своите маркетингови партньори или кликнете върху грешната кутийка и погрешно се регистрирате, за да сте в списък за разпространение.
Въпросът е, че спамът все още се случва, но Outlook ви дава начини да се надяваме, че ще го държи до голяма степен под контрол с боклуци филтри. Когато получите съобщение, което е ясно нежелано или спам, можете да изберете това съобщение, след което да кликнете върху бутона "Junk" за падащ списък с опции. За нежелани съобщения ще изберете "Блокиране на изпращача", но за всичко останало, ще искате да коригирате опциите за нежелана електронна поща.
Колкото по-рестриктивно е нивото на филтриране, толкова по-голям е шансът нещо, което всъщност искате или трябва да видите, да бъде отстранено по невнимание. Ако това се случи, ще трябва да се отнасяте към засегнатите имейли, като използвате опциите, които сте виждали на предишната екранна снимка.
Добра идея е да отделите известно време за проучване на опциите за нежелана електронна поща. Можете да настроите бели списъци от определени податели и определени получатели, като същевременно блокирате изрично изпращачите, за които знаете, че нямате доверие.
Поддържането на вашата пощенска кутия постно и безусловно изисква отдаденост и внимание към детайлите. За да бъда честен, няколко добре дефинирани правила могат да компенсират много работа, но винаги ще има нови предизвикателства. Запомнете тези инструменти - Бързи стъпки, Правила, игнориране и Нежелани филтри - и вие ще сте на път да укротите вашия имейл.
Сега да чуем от вас. Разкажете ни за вашите предпочитани Бързи стъпки и правила или как се справяте със спама. Нашият дискусионен форум е отворен, затова ни задавате вашите коментари и въпроси.
