Word има удобна функция, която автоматично форматира това, което въвеждате, докато го въвеждате. Това включва промяната на котировки към "Интелигентни котировки", автоматично създаване на списъци с подбрани и номерирани и създаване на хиперлинкове от уеб адреси. Какво става, ако имате съществуващ документ, който искате автоматично да форматирате?
Функцията AutoFormat в Word не работи само върху текст, докато го въвеждате, но също така е достъпна при поискване, за да форматирате целия съществуващ документ. Това е полезно, ако получите документ от някой друг, който се нуждае от малко малко форматиране на ретуши. Забележете в изображението по-горе, че уеб и имейл адресите не са форматирани като хипервръзки и списъкът с два елемента не е форматиран като номериран списък. Ще ви покажем как да настроите Word, за да можете лесно да промените форматирането в целия документ с няколко кликвания.
Инструментът AutoFormat на Word не се предлага на никоя от лентите на лентата. Затова трябва да го добавите към лентата с инструменти за бърз достъп, за да го използвате. Кликнете върху стрелката надолу от дясната страна на лентата с инструменти за бърз достъп и изберете "Още команди" от падащото меню.
Екранът "Бърз достъп до лентата с инструменти" се показва в диалоговия прозорец "Опции на Word". Изберете "Команди, които не са в лентата" от падащия списък "Изберете команди от".
Превъртете надолу в списъка под падащия списък "Избор на команди от", докато не намерите командите на AutoFormat. Изберете "Автоформат ..." и кликнете върху "Добавяне".
ЗАБЕЛЕЖКА: Командата "AutoFormat ..." е тази, която извежда диалоговия прозорец "AutoFormat", за да можете да промените настройките, преди да приложите автоматично форматиране към вашия документ. Можете също така да добавите командата "Автоматично форматиране", ако знаете, че настройките са така, както ви харесват, и просто искате автоматично да използвате автоматичното форматиране. За този пример искаме да влезем в диалоговия прозорец "Автоформат" от "Бърз достъп до лентата с инструменти".
Командата "Автоматична форма ..." се добавя към списъка в дясната част на диалоговия прозорец. Използвайте бутоните със стрелки вдясно от списъка, за да преместите командата "Автоматично форматиране ..." на друго място в "Бърз достъп до лентата с инструменти".
Кликнете върху "OK" в лентата с инструменти "Word Options", за да го затворите.
Сега функцията AutoFormat е достъпна в "Бърз достъп до Toolbar". Щракнете върху бутона "AutoFormat Dialog" на лентата с инструменти.
Появява се диалоговият прозорец "Автоформация". Можете да изберете автоматично да форматирате всичко в документа едновременно ("Автоматично форматиране сега") или да прегледате всяка промяна, когато Word ги срещне ("Автоматична форма и преглед на всяка промяна").
Можете също така да посочите вида на документа ("Общ документ", "Писмо" или "Имейл"), за да улесни Word да прилага точно процеса на автоматично форматиране.
Има допълнителни опции, които можете да зададете, за да определите какво Word да променя, когато автоматично форматира документа. Кликнете върху "Опции ...", за да получите достъп до тези настройки.
Разделът "Автоматична форма" в диалоговия прозорец "Автоматична корекция" се показва. Изберете елементите, които искате да форматира Word автоматично. Кликнете върху "OK".
Връщате се в диалоговия прозорец "Автоформация". Кликнете върху "OK", за да започнете процеса на автоматично форматиране.
Забележете, в нашия пример, че връзките в мрежата и електронната поща сега са форматирани хипервръзки и списъкът става форматиран номериран списък.
Имайте предвид, че е много малко вероятно функцията Автоматична формат да обхване всички необходими формативни промени в документа ви. Всеки документ е различен и трябва да прегледате документа, след като приложите автоматичното форматиране, за да видите дали има други промени във форматирането, които трябва да приложите ръчно.
