Попълващата дръжка в Excel ви позволява автоматично да попълвате списък с данни (номера или текст) в ред или колона само чрез плъзгане на дръжката. Това може да Ви спести много време, когато въвеждате последователни данни в големи работни листове и да ви направи по-продуктивни.
Вместо ръчно да въвеждате числа, часове или дори дни от седмицата отново и отново, можете да използвате функциите "Автоматично попълване" (дюзата за запълване или командата "Пълнене" на лентата), за да запълните клетките, ако данните ви следват модел или се основават на данни в други клетки. Ще ви покажем как да запълвате различни типове серии от данни, като използвате функциите "Автоматично попълване".
Един от начините да използвате дръжката за зареждане е да въведете серия от линейни данни в ред или колона на съседни клетки. Линейната серия се състои от номера, при които следващото число се получава чрез добавяне на "стъпка" към числото, което е преди нея. Най-простият пример за линейна серия е 1, 2, 3, 4, 5. Линейна серия обаче може да бъде серия от десетични числа (1.5, 2.5, 3.5 ...), намаляващи числа с две (100, 98, 96 ...) или дори отрицателни числа (-1, -2, -3). Във всяка линейна серия добавяте (или изваждате) същата стъпка.
Да приемем, че искаме да създадем колона от последователни числа, увеличавайки се с една във всяка клетка. Можете да въведете първото число, натиснете Enter, за да стигнете до следващия ред в тази колона и въведете следващия номер и т.н. Много досаден и отнема време, особено за големи количества данни. Ще се спасим известно време (и скука), като използваме дръжката за попълване, за да попълним колоната с линейната серия от номера. За да направите това, напишете 1 в първата клетка в колоната и след това изберете тази клетка. Забележете зеления квадрат в долния десен ъгъл на избраната клетка? Това е дръжката за пълнене.
Когато преместите курсора на мишката върху дръжката за запълване, тя се превръща в черен знак плюс, както е показано по-долу.
С надписа "черен плюс" над дръжката за запълване кликнете и преместете дръжката надолу по колоната (или надясно по реда), докато достигнете броя клетки, които искате да запълните.
Когато пуснете бутона на мишката, ще забележите, че стойността е била копирана в клетките, през които сте плъзгали дръжката за запълване.
Защо не изпълни линейната серия (1, 2, 3, 4, 5 в нашия пример)? По подразбиране, когато въвеждате един номер и след това използвате дръжката за запълване, този номер се копира в съседните клетки, а не нараства.
ЗАБЕЛЕЖКА: За да копирате бързо съдържанието на клетка над текущо избраната клетка, натиснете Ctrl + D или за да копирате съдържанието на клетката вляво от избраната клетка, натиснете Ctrl + R. Бъдете предупредени, че копирането на данни от съседна клетка замества всички данни, които понастоящем са в избраната клетка.
За да замените копията с линейни серии, кликнете върху бутона "Автоматично попълване", който се показва, когато завършите дръпването на дръжката за запълване.
Първият вариант, Copy Cells, е по подразбиране. Ето защо ние завършихме с пет 1s, а не линейни серии от 1-5. За да запълним линейните серии, избираме "Изпълнение на сериите" от изскачащото меню.
Другите четири се заменят с 2-5 и нашата линейна серия е попълнена.
Можете обаче да направите това, без да се налага да изберете Попълнете серията от менюто "Автоматично попълване". Вместо да въвеждате само едно число, въведете първите две числа в първите две клетки. След това изберете тези две клетки и плъзнете дръжката за попълване, докато не изберете всички клетки, които искате да запълните.
Тъй като сте му предоставили две данни, тя ще знае стойността на стъпката, която искате да използвате, и съответно попълнете останалите клетки.
Можете също така да кликнете и плъзнете дръжката за запълване с прав бутон на мишката, вместо на ляво. Все пак трябва да изберете "Fill Series" от изскачащо меню, но това меню автоматично се показва, когато спрете да дърпате и освобождавате десния бутон на мишката, така че това може да е удобен пряк път.
Ако имате проблеми с използването на дръжката за запълване или просто предпочитате да използвате команди на лентата, можете да използвате командата за попълване в раздела Начална страница, за да попълните серия в съседни клетки. Командата Попълване също е полезна, ако попълвате голям брой клетки, както ще видите малко.
За да използвате командата за попълване на лентата, въведете първата стойност в клетка и изберете тази клетка и всички съседни клетки, които искате да запълните (надолу или нагоре в колоната или наляво или надясно в реда). След това кликнете върху бутона "Запълване" в секцията "Редактиране" в раздела Начална страница.
Изберете "Серия" от падащото меню.
В серийния диалогов прозорец изберете дали искате Серията в редове или колони. В полето Type въведете "Linear" за момента. По-късно ще обсъдим опциите "Растеж и дата", а опцията "Автоматично попълване" просто копира стойността на останалите избрани клетки. Въведете "Стойността на стъпката" или стъпката за линейната серия. За нашия пример увеличаваме числата в нашата серия с 1. Натиснете "OK".
Линейната серия се попълва в избраните клетки.
Ако имате наистина дълъг колона или ред, който искате да запълните с линейна серия, можете да използвате стойността Стоп в диалоговия прозорец Серия. За да направите това, въведете първата стойност в първата клетка, която искате да използвате за серията в реда или колоната, и отново кликнете върху "Запълване" в раздела Начална страница. В допълнение към опциите, които разгледахме по-горе, въведете стойността в квадратчето "Стоп стойност", което искате като последна стойност в серията. След това кликнете върху "OK".
В следващия пример поставяме 1 в първата клетка от първата колона и номерата 2 до 20 ще бъдат въведени автоматично в следващите 19 клетки.
За да направим пълния работен лист по-четлив, понякога пропускаме редове, като поставяме празни редове между редиците от данни. Въпреки че има празни редове, все още можете да използвате дръжката за попълване, за да запълните линейна серия с празни редове.
За да прескочите ред при попълване на линейна серия, въведете първото число в първата клетка и след това изберете тази клетка и една съседна клетка (например следващата клетка надолу в колоната).
След това плъзнете дръжката за пълнене надолу (или надясно), докато не попълните желания брой клетки.
Когато приключите с издърпването на дръжката за запълване, ще видите, че линейната ви серия изпълва всеки друг ред.
Ако искате да пропуснете повече от един ред, просто изберете клетката, съдържаща първата стойност, и след това изберете броя редове, които искате да пропуснете веднага след тази клетка. След това плъзнете дръжката за пълнене върху клетките, които искате да запълните.
Можете също да пропускате колони, когато попълвате редовете.
Можете също така да използвате дръжката за пълнене, за да разпространявате формули в съседни клетки. Просто изберете клетката, съдържаща формулата, която искате да запълните в съседни клетки, и плъзнете дръжката за запълване надолу по клетките в колоната или в клетките в реда, който искате да запълните. Формулата се копира в другите клетки. Ако сте използвали относителни референтни клетки, те ще се променят съответно, за да се отнасят към клетките в съответните им редове (или колони).
Можете също така да запълвате формули, като използвате командата за попълване на лентата. Просто изберете клетката, съдържаща формулата и клетките, които искате да запълните с тази формула. След това кликнете върху "Попълване" в секцията "Редактиране" в раздела Начална страница и изберете "Надолу", "Надясно", "Нагоре" или "Наляво", в зависимост от това в коя посока искате да запълните клетките.
ЗАБЕЛЕЖКА: Копираните формули няма да бъдат преизчислени, освен ако не сте активирали изчислението на автоматичната работна книга.
Можете също така да използвате клавишните комбинации Ctrl + D и Ctrl + R, както е описано по-горе, за да копирате формули в съседни клетки.
Можете бързо да запълните линейна серия от данни в колона, като кликнете двукратно върху дръжката за запълване. Когато използвате този метод, Excel само попълва клетките в колоната въз основа на най-дългата съседна колона от данни във вашия работен лист. Съседна колона в този контекст е всяка колона, която Excel среща вдясно или отляво на попълнената колона, докато не бъде достигната празна колона. Ако колоните директно от двете страни на избраната колона са празни, не можете да използвате метода с двойно кликване, за да запълните клетките в колоната. Освен това, по подразбиране, ако някои от клетките в обхвата на клетките, които попълвате, вече разполагат с данни, само празните клетки над първата клетка, съдържаща данни, се попълват. Например в изображението по-долу има стойност в клетката G7, така че когато щракнете двукратно върху дръжката за запълване на клетка G2, формулата се копира само през клетката G6.
Досега обсъждахме попълването на линейни серии, където всеки номер от серията се изчислява, като се прибави стъпката към предходния номер. В серия на растеж или геометричен модел, следващото число се изчислява по умножаване предишния номер по стъпка.
Има два начина за запълване на серия за растеж, като се въвеждат първите две номера и като се въведе първият номер и стъпката.
За да попълните серия за растеж, като използвате първите две числа, въведете двете числа в първите две клетки на реда или колоната, които искате да запълните. Щракнете с десния бутон на мишката и плъзнете дръжката за пълнене върху колкото се може повече клетки, колкото искате да запълните. Когато приключите с издърпването на дръжката за запълване над клетките, които искате да запълните, изберете "Growth Trend" от изскачащото меню, което автоматично се показва.
ЗАБЕЛЕЖКА: За този метод трябва да въведете две номера. Ако не го направите, опцията Тенденция на растеж ще бъде сива.
Excel знае, че стъпката е 2 от двете числа, които въведехме в първите две клетки. Така че всеки следващ номер се изчислява, като умножите предишния номер с 2.
Какво ще стане, ако искате да започнете с номер, различен от 1, използвайки този метод? Например, ако искате да стартирате горната серия на 2, ще въведете 2 и 4 (защото 2 × 2 = 4) в първите две клетки. Excel ще разбере, че стъпката е 2 и ще продължи растежната серия от 4, като умножи всеки следващ брой с 2, за да получи следващата по ред.
За да попълните серия за растеж, основана на един номер и стъпка, въведете първото число (не трябва да е 1) в първата клетка и плъзнете дръжката за запълване над клетките, които искате да запълните. След това изберете "Series" от изскачащото меню, което автоматично се показва.
В диалоговия прозорец Серия изберете дали да попълвате серията в редове или колони. Под Тип изберете: "Растеж". В полето "Стойност на стъпката" въведете стойността, която искате да умножите, за да получите следващата стойност. В нашия пример искаме да умножим всеки номер с 3. Натиснете "OK".
Селекцията на растежа се попълва в избраните клетки, като всеки следващ номер е три пъти по-голям от предишния.
Досега сме се заели как да запълним поредица от числа, както линейни, така и растежни. Можете също така да заредите серии с елементи като дати, дни от седмицата, делнични дни, месеци или години, като използвате дръжката за запълване. Excel има няколко вградени серии, които могат автоматично да се запълнят.
Следващото изображение показва някои от сериите, които са вградени в Excel, разширени в редове.Елементите в получер и червен цвят са първоначалните стойности, които въведохме, а останалите елементи във всеки ред са разширените стойности на сериите. Тези вградени серии могат да се запълнят с помощта на дръжката за пълнене, както описахме по-горе за линейни и растежни серии. Просто въведете първоначалните стойности и ги изберете. След това плъзнете дръжката за запълване над желаните клетки, които искате да запълните.
Когато попълвате поредица от дати, можете да използвате командата за попълване на лентата, за да определите нарастването, което да използвате. Въведете първата дата в серията си в клетка и изберете тази клетка и клетките, които искате да запълните. В секцията "Редактиране" в раздела Начална страница кликнете върху "Попълване" и след това изберете "Серия".
В серийния диалогов прозорец опцията Series in автоматично се избира така, че да съответства на избрания от вас набор от клетки. Типът също автоматично е настроен на Дата. За да укажете нарастването, което да се използва при попълването на серията, изберете елемента Дата (ден, ден на седмицата, месец или година). Посочете стойността на стъпката. Искаме да запълним серията с всяка дата за деня, така че да въведем 1 като стойността на стъпката. Кликнете върху "OK".
Серията е изпълнена с дати, които са само през делничните дни.
Можете също така да попълните серия със свои собствени елементи. Кажете, че фирмата ви има офиси в шест различни града и често използвате тези имена в работните си таблици в Excel. Можете да добавите този списък от градове като персонализиран списък, който ще ви позволи да използвате дръжката за попълване, за да попълните серията, след като въведете първия елемент. За да създадете персонализиран списък, кликнете върху раздела "Файл".
На екрана зад кулисите кликнете върху "Опции" в списъка с елементи отляво.
Кликнете върху "Разширени" в списъка с елементи в лявата част на диалоговия прозорец Опции на Excel.
В десния панел превъртете надолу до секцията Общи и кликнете върху бутона "Редактиране на персонализираните списъци".
След като сте в диалоговия прозорец Персонализирани списъци, има два начина да запълните серия от персонализирани елементи. Можете да базирате серията на нов списък от елементи, които създавате директно в диалоговия прозорец "Персонализирани списъци" или в съществуващ списък, който вече е в работен лист в текущата работна книга. Ще ви покажем и двата метода.
В диалоговия прозорец "Персонализирани списъци" се уверете, че е избран NEW LIST в полето Custom lists. Кликнете в полето "Записи в списъка" и въведете елементите в персонализираните си списъци - един елемент на ред. Не забравяйте да въведете елементите в реда, в който искате да бъдат попълнени в клетките. След това кликнете върху "Добавяне".
Персонализираният списък се добавя в полето "Персонализирани списъци", където можете да го изберете, за да можете да го редактирате, като добавите или премахнете елементи от полето "Списък на записите" и кликнете върху "Добавяне" отново. Можете да изтриете списъка, като кликнете върху "Изтриване". Кликнете върху "OK".
Кликнете върху "OK" в диалоговия прозорец Опции на Excel.
Сега можете да въведете първия елемент в своя персонализиран списък, да изберете клетката, съдържаща елемента, и да плъзнете дръжката за запълване над клетките, които искате да запълните със списъка. Вашият персонализиран списък автоматично се попълва в клетките.
Може да съхранявате персонализирания си списък на отделен работен лист в работната ви книга. Можете да импортирате списъка си от работния лист в диалоговия прозорец "Персонализирани списъци". За да създадете персонализиран списък въз основа на съществуващ списък в работен лист, отворете диалоговия прозорец "Персонализирани списъци" и се уверете, че в полето "Лични списъци" е избрано NEW LIST, точно както при първия метод. За този метод, обаче, кликнете върху бутона за обхвата на клетките вдясно от полето "Импортиране от клетки".
Изберете раздела за работния лист, който съдържа вашия персонализиран списък в долната част на прозореца на Excel. След това изберете клетките, съдържащи елементите в списъка ви. Името на работния лист и обхвата на клетките автоматично се въвеждат в полето за редактиране на персонализирани списъци. Кликнете върху бутона за обхват на клетки отново, за да се върнете към пълния диалогов прозорец.
Сега кликнете върху "Импортиране".
Персонализираният списък се добавя в полето "Персонализирани списъци" и можете да го изберете и да редактирате списъка в полето "Списък на записите", ако искате. Кликнете върху "OK". Можете да запълвате клетките с вашия персонализиран списък, като използвате дръжката за запълване, точно както направихте с първия метод по-горе.
Дръжката за попълване в Excel е много полезна, ако създавате големи работни листове, съдържащи много последователни данни. Можеш да си спестиш много време и глупости. Честит пълнеж!
