Когато създавате формули в Excel, можете да посочите клетки от друга част на работния лист във формулите си. Но ако имате много формули, всички тези референции могат да се объркат. Има лесен начин да премахнете объркването.
Excel включва функция, наречена "Имена", която може да направи формулите ви по-разбираеми и по-малко объркващи. Вместо да посочите клетка или диапазон от клетки, можете да зададете име на тази клетка или диапазон и да използвате това име във формулите. Това ще направи формулите ви много по-лесни за разбиране и поддръжка.
Във формулата по-долу ние посочваме набор от клетки (в получер шрифт) от друг работен лист, наречен "Продуктова база данни", в една и съща работна книга. В този случай името на работния лист ни дава добра представа за това, което се съдържа в диапазона от клетки "A2: D7". Можем обаче да използваме име за този диапазон от клетки, за да направим формулата по-кратка и по-лесна за четене.
= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL "База данни за продукти "! A2: D7, 2, невярно))
ЗАБЕЛЕЖКА: За повече информация относно функцията VLOOKUP, използвана във формулата по-горе, вижте статията ни за използването на VLOOKUP в Excel. Можете също така да научите как да използвате функцията "IF" и други полезни функции.
За да зададете име на набор от клетки, изберете клетките, които искате да назовете. Клетките не трябва да бъдат съседни. За да изберете несъседни клетки, използвайте клавиша "Ctrl", когато ги избирате.
Кликнете с мишката в полето "Name Box" над решетката на клетките.
Въведете име за диапазона клетки в полето и натиснете "Enter". Например, нарекохме избраните клетки в работния лист "Продуктова база данни" "Продукти". Има правила за синтаксис, които трябва да спазвате при избора на име. Можете да започнете само име с буква, подчертание (_) или обратно наклонена черта (\). Останалата част от името може да се състои от букви, цифри, периоди и долни черти. Има допълнителни правила за синтаксиса за това какво е валидно, а не за дефинирането на имена.
Запомни формулата от началото на тази статия? Той съдържаше препратка към работния лист "Продуктова база данни" в работната книга и набор от клетки в този работен лист. Сега, че създадохме името "Продукти", за да представим диапазона от клетки в нашия работен лист "Продуктова база данни", можем да използваме това име във формулата, показана с удебелен шрифт по-долу.
= IF (ISBLANK (A11), "", VLOOKUP (ALL,Продукти, 2, невярно))
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато създавате име, използвайки полето "Name Box", обхватът на името е по подразбиране към работната книга. Това означава, че името е налице, за да може да се използва във всеки работен лист в текущата работна книга, без да се посочва конкретен работен лист. Можете да изберете да ограничите обхвата до конкретен работен лист, така че името на работния лист да се използва, когато се позовава на името, например в примера в началото на тази статия.
Excel предоставя инструмент, наречен "Name Manager", който улеснява намирането, редактирането и изтриването на имената в работната ви книга. Можете също така да използвате Name Manager за създаване на имена, ако искате да зададете повече подробности за името. За да отворите Мениджър на имена, кликнете върху раздела "Формули".
В раздела "Дефинирани имена" в раздела "Формули" кликнете върху "Име мениджър".
Появява се диалоговият прозорец "Мениджър име" За да редактирате съществуващо име, изберете името в списъка и кликнете върху "Редактиране". Например ще редактираме името "Продукти".
Показва се диалоговият прозорец "Редактиране на име". Можете да промените самата "Име", както и да добавите "Коментар" към името, предоставяйки повече подробности за това, което името представлява. Можете също така да промените диапазона от клетки, на които е присвоено това име, като кликнете върху бутона "Разгъване на диалога" от дясната страна на полето "Отнася се до".
ЗАБЕЛЕЖКА: Ще видите, че падащият списък "Обхват" е сив. Когато редактирате съществуващо име, не можете да промените "Обхват" на това име. Трябва да изберете обхвата при първото създаване на името. Ако искате обсегът да бъде конкретен работен лист, а не цялата работна книга, можете да създадете име по начин, който ви позволява първоначално да определите обхвата. Ще ви покажем как да направите това в по-късна секция.
Като пример, да кажем, че сме добавили друг продукт към нашата продуктова база данни и искаме да го включим в клетъчния диапазон с име "Продукти". Когато кликнете върху бутона "Разгъване на диалога", диалоговият прозорец "Редактиране на име" се свива, за да съдържа само полето за редактиране "Отнася се до". Избираме диапазона от клетки директно в работния лист "Продуктова база данни", включително реда, съдържащ новосъздадения продукт. Името на работния лист и обхватът на клетките автоматично се въвеждат в полето за редактиране "Отнася се до". За да приемете избора си и да се върнете към пълния диалогов прозорец "Редактиране на име", кликнете върху бутона "Свиване на диалога". Кликнете върху "OK" в диалоговия прозорец "Редактиране на име", за да приемете промените в името.
Ако решите, че вече нямате нужда от име, лесно можете да го изтриете. Просто отворете диалоговия прозорец "Name Manager", както бе обсъдено в предишната секция. След това изберете името, което искате да изтриете, от списъка с имена и кликнете върху "Изтриване".
В диалоговия прозорец за потвърждение, който се показва, кликнете върху "OK", ако сте сигурни, че искате да изтриете избраното име.Връщате се в диалоговия прозорец "Мениджър на имена". Кликнете върху "Затваряне", за да го затворите.
Когато създавате ново име, като изберете една или повече клетки и след това въведете име в полето "Name Box", основната област на името е цялата работна книга. И така, какво правите, ако искате да ограничите обхвата на име само до определен работен лист?
Изберете клетките, към които искате да зададете името. Кликнете върху раздела "Формули" и след това върху "Дефиниране на име" в секцията "Дефинирани имена".
ЗАБЕЛЕЖКА: Не е необходимо първо да изберете клетките. Можете също така да ги изберете, като използвате бутона "Разгъване на диалога" по-късно, ако искате.
Появява се диалоговият прозорец "Ново име". Забележете, че е много подобно на диалоговия прозорец "Редактиране на име", споменат по-рано. Основната разлика е, че сега можете да промените обхвата на името. Кажи, че искаме да ограничим обхвата на името само до работния лист "Фактура". Ще направим това, ако искаме да можем да използваме същото име за цял набор клетки в друг работен лист.
Първо, ще въведете името, което искаме да използваме, което в нашия случай е "Продукти". Помнете правилата за синтаксис при създаването на името си. След това, за да ограничим обхвата на името на "Продукти" само до работния лист "Фактура", ние го избираме от падащия списък "Обхват".
ЗАБЕЛЕЖКА: Диалоговият прозорец "Ново име" може да бъде достъпен и чрез кликване върху "Нов" в диалоговия прозорец "Име на мениджъра".
Въведете повече подробности за името, ако желаете, в полето "Коментар". Ако не сте избрали клетките, към които сте назначили името, кликнете върху бутона "Разгъване на диалога" вдясно от полето за редактиране "Отнася се до", за да изберете клетките по същия начин, както когато редактирахме името по-рано , Кликнете върху "OK", за да завършите създаването на новото име.
Името автоматично се вмъква в едно и също "Име кутия", което сме използвали за задаване на име на диапазон от клетки в началото на тази статия. Сега ние можем да заменим референтната стойност на клетката ("Product Database"! $ A $ 2: $ D: 7) с името (Products) във формулите на работния лист "Фактури", както направихме по-рано в тази статия.
Не е необходимо да се отнасяте към клетките, когато създавате име. Можете да използвате име, за да представите константа или дори формулата. Например в работния лист по-долу е посочен обменният курс, използван за изчисляване на цената в евро за различните размери на джаджи. Тъй като валутният курс се променя често, би било полезно, ако се намира на място, което лесно се намира и актуализира. Тъй като имената са лесни за редактиране, както бе обсъдено по-рано, можем да създадем име, което да представлява валутния курс и да зададем стойност на името.
Забележете, че формулата съдържа абсолютна клетка на клетка, съдържаща текущия валутен курс. По-скоро бихме използвали име, което ще се отнася до текущия обменен курс, така че е по-лесно да се промени и формулите, използващи валутния курс, са по-лесни за разбиране.
За да създадете име, което ще бъде присвоено към постоянна стойност, отворете диалоговия прозорец "Ново име", като кликнете върху раздела "Формули" и след това върху "Дефиниране на име" в секцията "Дефинирани имена". Въведете име, което да представлява постоянната стойност, като "ExchangeRate". За да зададете стойност на това име, въведете знак за равенство (=) в полето за редактиране "Отнася се до", последвано от стойността. Не трябва да има интервал между равен знак и стойност. Кликнете върху "OK", за да завършите създаването на името.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако има формула, която използвате на много места в работната си книга, можете да въведете тази формула в полето "Отнася се до", за да можете просто да въведете името във всяка клетка, където трябва да използвате формулата.
Сега можем да използваме новото име във формулите, където искаме да използваме валутния курс. Когато кликнете върху клетка с формула, която съдържа абсолютна клетка, забележете, че резултатът е "0.00". Това е така, защото премахнахме обменния курс от съответната клетка. Ще заменим тази клетка с новото име, което създадохме.
Маркирайте референтната клетка (или друга част от формулата, която искате да замените с име) и започнете да въвеждате името, което сте създали. Докато пишете, всички съответстващи имена се показват в изскачащ прозорец. Изберете името, което искате да вмъкнете във формулата, като кликнете върху него в изскачащото поле.
Името се въвежда във формулата. Натиснете "Enter", за да приемете промяната и да обновите клетката.
Обърнете внимание, че резултатът се актуализира, като се използва валутният курс, посочен от името.
Имената са много полезни, ако създавате сложни работни книги на Excel с много формули. Когато трябва да разпространявате вашите работни книги на други хора, използването на имена улеснява другите, както и самите вас, да разберат вашите формули.
