Винаги ни е казано, че архивирането на данните ни е добра идея. Е, същата концепция може да обхване и имейл. Може да искате да архивирате имейла си толкова често, като месечни, тримесечни или дори годишни.
Ще ви покажем как да архивирате имейла в Outlook 2013 и да го направите лесно достъпни в програмата. Вашият имейл се съхранява в .pst файл. За да архивираме имейлите, ще преместим имейла в архивен .pst файл.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато архивирате имейла си в друг .pst файл, целият имейл, който изберете да архивирате, се премества в архивния файл и вече не се предлага в главния .pst файл.
За да започнете да архивирате имейла си, кликнете върху раздела "Файл" на лентата.
На екрана Информация за профила кликнете върху бутона "Почистване" до "Почистване на пощенската кутия".
Изберете "Архивиране ..." от падащото меню.
Показва се диалоговият прозорец Архив Изберете "Архивиране на тази папка и всички подпапки" и изберете папка за архивиране. Ако искате да архивирате целия си имейл, изберете възела с имейл адреса си в горната част.
Кликнете върху падащия списък "Архивиране по-стари от", за да изберете последната дата за архивиране на елементите. Появява се календар. Изберете дата за текущия месец, като кликнете върху датата или превъртете до различен месец, за да изберете дата. Всички елементи, по-стари от избраната дата, ще бъдат архивирани.
Ако искате да архивирате елементи, които не са зададени да архивират автоматично с помощта на AutoArchive, поставете отметка в квадратчето "Включване на елементи с" Автоматично архивиране "отметка".
ЗАБЕЛЕЖКА: Автоматичното архивиране в Outlook 2013 работи по същия начин, както в Outlook 2010.
Кликнете върху бутона "Преглед", ако искате да промените местоположението, където ще бъде запазен архивния файл, и името на архивния файл. Кликнете върху OK, след като сте направили избора си.
Архивираният .pst файл се запазва в избраното място.
Забележете, че всички имейл съобщения, които сте избрали да архивирате, вече не са налице в основния .pst файл. Архивираният .pst файл трябва да стане достъпен автоматично в Outlook. Ако обаче не го направите, кликнете върху раздела "Файл".
В синия панел отляво на екрана "Информация за профила" кликнете върху "Отваряне и експортиране".
На екрана "Отвори" кликнете върху "Отваряне на файла с данни на Outlook".
Отваря се диалоговият прозорец "Отваряне на файла с данни за Outlook". Придвижете се до мястото, където сте запазили архивирания .pst файл, го изберете и щракнете върху OK.
В левия панел на главния прозорец на Outlook Mail се показва секция "Архиви", а имейлите, които архивирате, са налице.
Архивирането на имейли може да Ви помогне да организирате имейлите си, да улесните намирането на по-стари имейли и да запазите в пощенската си кутия и папките ясни.
