Microsoft Access се използва в много фирми за съхраняване и достъп до информация. Можете също така лесно да създадете прост отчет, като използвате Помощника за отчети.
Отворете базата данни за достъп и кликнете върху Отчети, намиращи се под полето "Обекти" от лявата страна. В горната лента с инструменти кликнете върху бутона "Нов", за да започнете нов отчет.
В прозореца Нов отчет изберете Report Wizard и по-долу изберете от падащия списък коя заявка или таблица искате да събирате, за да създадете отчета. В този случай искам да създам отчет за клиентите на Tech_Company. След като изберете правилните данни, кликнете върху OK.
Тази следваща част на помощника ви позволява да изберете различните полета от избраната от вас таблица или заявка. Това е чудесно, когато искате само да създадете отчет въз основа на конкретни данни в таблицата. Маркирайте информацията в наличните полета и натиснете бутона със стрелка, за да я преместите в избраните полета. Тук избрах клиентите, име, фамилия, град и телефонен номер. В този момент можете да изберете Завършване, но нека използваме малко повече функционалност на съветника, кликнете върху Next.
В този прозорец можете да изберете да добавите групиране към различни части от данните си. Тъй като демонстрирам прост доклад (скоро ще се появят допълнителни уроци по писане на персонализирани отчети), трябва само да кликнете върху "Напред".
Тук избирате какъв ред ще бъдат данните в отчета. Това е персонализиране, за което трябва да решите въз основа на това как искате да представите данните. Тук решавам да сортирам фамилното име на всеки клиент във възходящ ред.
Това е мястото, където ще изберете оформлението на отчета. Още веднъж, в зависимост от това как искате да представите данните, ще определите оформлението. За този отчет избирам Разпределение = Табличен, Ориентация = Портрет и обикновено намирам за най-добре да проверя полето "Регулиране на ширината на полето, така че всички полета да се поберат на страница. Това гарантира, че всички съответни данни са на всяка страница и не са разпръснати на няколко страници. Кликнете върху Напред.
След това ще изберете стила или външния вид на отчета. За пореден път използвайте най-добрата творческа преценка. За този доклад избирам Bold. Кликнете върху Напред.
Вие сте почти готови! Изберете име за отчета си. Ако това ще бъде отчет, който планирате да съхранявате и пускате от време на време, уверете се и използвайте добра конвенция за именуване, така че вие и другите потребители на база данни лесно да намерите доклада и да го изпълните. След като наименувате отчета си, кликнете върху Завършване.
Сега ще видите резултатите от създадения от Вас отчет. От тук можете да отпечатате отчета, да се върнете и да направите промени в дизайна или да добавите допълнителни таблици или полета. Ако сте доволни от това как изглежда отчетът, запазете го и след това ще можете да го издърпате, когато имате нужда от него.
Ако не сте запознати с Access изобщо, бих препоръчал да отидете в пътната карта за обучение 2003.
