Създавате ли наистина дълги документи в Word? Ако е така, вероятно знаете, че Word не винаги играе добре с тях. Обикновено е по-разумно да разделите дългите документи на няколко файла на Word.
Но как да се уверите, че страниците са номерирани правилно и лесно да създадете таблица със съдържание и индекс за целия документ? Това е мястото, където функцията на главния документ на Word може да ви помогне. Той ви позволява да комбинирате няколко Word файлове в един Word файл.
Основният документ е файл на Word, който съдържа връзки към набор от други, отделни файлове на Word, наречени "втори документи". Съдържанието на вторичните документи не е включено в главния документ. Основният документ съдържа само връзки към поддокументите. Това ви позволява да редактирате отделни документи. Всички направени промени в документите за вписване се включват автоматично в главния документ. Ако има няколко души, които работят върху един документ, главен документ ви позволява да изпращате различни части от документа на различни хора, за да работят.
В тази статия ще ви покажем основите на създаването на основен документ и подкатегориите от самото начало и създаването на основен документ от съществуващи втори документи. Също така ви показваме как лесно да добавите таблица на съдържанието към началото на главния документ.
Ако стартирате нов главен документ без съществуващи втори документи, можете да го създадете от самото начало. За да направите това, създайте нов, празен документ на Word и го запишете, като посочите в името на файла, че той е основен документ.
След като запазите файла на основния документ, кликнете върху раздела Изглед и кликнете върху Очертай в секцията "Изгледи на документи" в раздела.
Започнете да въвеждате заглавията на документа в очертана форма, като използвате падащия списък на стиловете на нивата и зелените стрелки вдясно и наляво в раздела Очертаване на инструментите в раздела Очертаване, за да промените нивата на заглавията си.
Когато въведете всички заглавия, които искате, кликнете върху Показване на документ в секцията Главен документ в раздела Очертаване.
Още опции стават достъпни в раздела "Главен документ" в раздела "Очертаване". Изберете целия контур в документа и кликнете върху Създаване.
Кликването върху Създаване включва всеки документ в собствената му кутия. Запазете файла на основния документ отново в този момент.
Всяко поле в основния документ става отделен файл, както е показано по-долу. Името на първата позиция във всяко поле в главния документ се използва като име на файл за всеки файл с подсветки.
За да се върнете към предишния изглед, например Разпределение на печат, кликнете върху Затваряне на изгледа с очертания в секцията Затвори в раздела Очертаване.
За да добавите таблица със съдържание към главния документ, поставете курсора в началото на документа и кликнете върху раздела Референции. Кликнете върху падащия бутон "Съдържание" в секцията "Съдържание". Изберете една от опциите за автоматична таблица, за да вмъкнете автоматично генерирана таблица на съдържанието в точката на вмъкване.
За да видите разделите, въведени от Word, когато сте създали вторичните документи, щракнете върху раздела Начална страница и щракнете върху бутона за символ от параграф в секцията Параграфи.
Word показва раздели на секциите и какви са типовете им.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато създавате основен документ от самото начало, Word вмъква непрекъсната секция преди и след всеки създаден от вас подменен документ. Това означава, че в документа няма странични паузи. Можете лесно да променяте типа на всяка секция за почивка.
Следното изображение показва начина, по който изглежда вашият документ в режим на очертаване, с декодери, показващи разширената.
Ако имате някои съществуващи документи, които искате да включите в главен документ, можете да създадете нов файл с главен документ и да вмъкнете съществуващите документи като поддомейни. За да направите това, създайте нов празен документ на Word и го запазете, както споменахме по-рано, когато създавате основен документ от самото начало.
Кликнете върху раздела Изглед и след това върху Очертай в секцията "Изгледи на документи". Разделът Очертаване става достъпен и активен. Кликнете върху Показване на документ в секцията Главен документ, за да активирате допълнителни опции. За да добавите втори документ към главния документ, кликнете върху Вмъкване.
В диалоговия прозорец Insert Subdocument, отидете до местоположението на документите, които искате да вмъкнете. Изберете първия файл и кликнете върху Отваряне.
ЗАБЕЛЕЖКА: Може да е по-лесно да съхранявате файловете за поддомейни в същата директория като файла на основния документ.
Ако се покаже следният диалогов прозорец, който ви разказва за стил, който съществува както в документа за поверителност, така и в главния документ, щракнете върху бутона Да до всички. Това запазва всички стилове във втори документа в съответствие със стиловете в главния документ.
Повторете стъпките за вмъкване на допълнителни документи за всеки от документите, които искате да включите в главния документ. Когато приключите, можете да свиете вторичните документи, ако желаете. За да направите това, щракнете върху Свиване на подкатегориите в секцията Основен документ в раздела Очертаване.
Трябва да запазите документа си, за да свиете вторичните документи, така че следващия диалогов прозорец да се показва, ако не сте го направили. Кликнете върху OK, за да съхраните документа.
Обърнете внимание, че пълният път към всеки от файловете ви за поддомейни се показва във всяка подкатегория. За да отворите втори документ за редактиране, можете или да щракнете двукратно върху символа на документа в горния ляв ъгъл на полето за поддомейни, или Ctrl + Кликнете върху връзката към файла.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато импортирате съществуващи файлове в Word в файл с главен документ, Word вмъква следващата прекъсване на секцията на следващата страница и се прекъсва непрекъсната секция след всеки подменен документ. Отново, можете лесно да промените типа на всяка секция, ако е необходимо.
За да видите основния документ в изглед без очертание, кликнете върху раздела Преглед и кликнете върху Оформление за печат или друг вид изглед в секцията Преглед на документи.
Можете да добавите таблица със съдържание по същия начин, по който споменахме по-горе, когато създавате основен документ и подкатегории от самото начало.
След като включите всички вторични документи в главния документ, можете да добавите или редактирате заглавки и долни колонтитули, да създадете съдържанието (както е илюстрирано), да създадете индекс и да работите върху други части от документа, които са общи за целия документ.
За двата метода, разгледани в тази статия за създаване на главни документи, при редактиране на документ, включен в главен документ, съдържанието на този поддокумент се актуализира в главния документ.
Основните документи в по-ранните версии на Word понякога повреждат документите. Може да срещнете този проблем в Word 2010. Вижте сайта на Microsoft Answers за повече информация.
