Организирането и следенето на ежедневните електронни писма в офиса може да бъде работа за себе си. Днес разглеждаме използването на цветни кодове, за да улесним идентифицирането на темите на съобщенията и кой ги изпраща.
Тази функция е налице в Office 2007 от самото начало, но никога не сме я покривали и това е нещо, което пренебрегвах. След като се забавлявах с него за известно време, открих, че това е добър начин да управлявам множеството имейли, които получавам всеки ден. Тук ще преминем през колоритните контакти, които изпращат съобщения, така че да са по-лесни за разпознаване. Също така, категоризирането на предмета в различни цветови групи изглежда спомага за запазване на правдата.
Изпращачи на цветни кодове
Отворете "Outlook" и кликнете, за да откроите съобщението, за което желаете цветния код.
Отворете "Инструменти" и след това "Организиране".
Начините за организиране на Входящи се отварят и искате да кликнете върху Използване на цветовете. Сега можете да изберете цвета, който искате да свържете с този контакт. Можете също така да изберете конкретен цвят за съобщенията, изпратени само до вас, което е полезно като начин за разграничаване между групови и лични съобщения.
Ето един пример за това какво може да се направи с цветовете. Бихте могли само да създадете няколко цвята за най-важния подател, макар че аз бях малко зад борда с този пример.
Категории цветове
Друг полезен начин за визуално организиране на вашите съобщения е добавянето на цветови категории към тях. Можете да персонализирате кои имейл обекти са свързани с всяка цветна категория.
В съобщението ще има лентата за цветовете на категорията в горната част и можете да щракнете с десния бутон на мишката върху лентата, за да промените цвета.
Можете също така да кликнете с десен бутон върху съобщение в раздела Категории, за да промените категорията.
Можете да преименувате всяка категория на всичко, което има смисъл за вас.
Може да искате да направите нова категория за различни имейли. Отидете на Действия \ Категоризирайте и Всички категории.
В екрана "Цветови категории" кликнете върху "Ново" и дадете на името и цвета на категорията, можете също така да й присвоите клавишна комбинация.
Сега можете да сортирате вашите имейл съобщения въз основа на вида на категорията, в която се намират.
Ако искате да можете бързо да разгледате имейла си, за да получите представа за това, което е налице, използването на категории цветове може да ви бъде от полза. Надяваме се, че това може да ви помогне да започнете да организирате имейлите си, за да знаете какво искат да правите по-ефективно босовете.
