С размера на имейлите, които получавате в даден ден, е трудно да ги задържите направо, без значение как организирате входящата си поща. Днес ви показваме как да използвате функцията "Бележки", за да получите по-добра организация.
Една от характеристиките в Outlook, за която не се говори много и може би е недостатъчно, е Notes. Използването на бележки, докато сте в Outlook, може да ви помогне да запомните важните идеи и да организирате работата си. Тук разглеждаме използването на Notes в Outlook 2010, но функцията е достъпна в Office 2002 и нагоре.
Използване на бележки в Outlook 2010
За да отворите функцията за бележки в Outlook 2010, кликнете върху бутона Notes в панела за навигация.
Можете също така да кликнете върху бутона със стрелка, за да показвате повече или по-малко елементи. По този начин можете да имате Бележки като по-голям бутон за по-лесен достъп, ако го използвате много.
Функцията "Бележки" се отваря и създава ново кликване върху бележка Нова бележка от лентата.
След като създадете бележката си, тя ще се затвори автоматично и ще се запази автоматично в списъка ви.
Под раздела Начало в текущия изглед можете да промените опциите за преглед на бележките си. Тук сме го настроили Списък с бележки така че лесно можем да видим съдържанието на бележката и друга подробна информация.
Ако ги показвате като икони, можете да задържите курсора на мишката над бележката и да видите предварителен преглед на съдържанието му.
Също така можете да сортирате бележките си по азбучен ред в Icon View. Кликнете с десния бутон върху празно място в прозореца и изберете Сортиране от Контекстното меню.
В екрана Сортиране изберете Подреждане на елементите по тема и ако искате тя да бъде Възходяща или Низходяща и щракнете върху OK.
Ето! Вашите бележки се сортират по азбучен ред. Можете също така да ги сортирате по Цвят, Контакт, Икона ... и т.н.
Ако имате няколко бележки, отворени в Windows 7, можете лесно да получите достъп до тях от лентата на задачите заедно с всичко останало, което може да сте отворили в Outlook.
Добавете нов бутон за бележки към лентата с инструменти за бърз достъп
Ако установите, че използвате функцията за бележки много, може да искате да я добавите към лентата с инструменти за бърз достъп. За да го добавите, кликнете върху падащото меню и изберете Още команди.
Опциите на Outlook ще отворят ... падащото меню на командите и изберете Всички команди.
След това превъртете надолу и маркирайте Нова бележка и кликнете върху бутона Добавяне.
Трябва да го видите под секцията Персонализиране на лентата с инструменти за бърз достъп, щракнете върху OK, за да затворите опциите на Outlook.
Сега ще видите иконата Нова бележка в лентата с инструменти за бърз достъп.
Кликнете върху него и ще можете да създадете нова бележка, докато разглеждате входящата си поща, без да влизате в секцията "Бележки".
Имейл бележки
Друга добра функция с Notes в Outlook е, че можете да ги изпратите по имейл. Кликнете с десния бутон върху бележката, която искате да изпратите, и изберете Препращане напред.
Сега го изпратете, както бихте направили всеки друг имейл.
Можете също така да свържете бележките към вашите контакти. Отворете бележка и кликнете върху иконата в горния ляв ъгъл и изберете Контакти.
Сега въведете името на контакта, на когото искате да свържете бележката, или щракнете върху бутона Контакти, за да прегледате списъка си с контакти.
Преместване или копиране на бележки в календара или други папки
Понякога може да искате да преместите или копирате бележките си на друго място в Outlook. Тук ще разгледаме копирането на бележка в календара. Изберете падащото меню Преместване от лентата, след което изберете да я преместите или да я копирате на друго място.
Изберете къде искате да преместите или копирате в ... в този случай Календар, след което кликнете върху OK.
Календарът ще се отвори, след което можете да минете през и да го планирате как искате. Забележки
Персонализирайте бележките си
Ако не сте доволни от появата на типичния жълт вид на вашите бележки, те могат да бъдат персонализирани. Кликнете върху раздела "Файл", за да отворите изгледа "Басейн" и кликнете върху "Опции".
Кликнете върху "Бележки и дневник" и под "Бележки" можете да персонализирате цвета, шрифта и размера.
Ето един пример за бележка, след като персонализирахме цвета, размера и шрифта.
заключение
Ако живеете в Outlook през работния ден и искате бърз и лесен начин да си отбележите мислите, използването на функцията "Бележки" може да ви помогне. Това ръководство трябва определено да започне да разбирате и използвате Notes в Outlook. Ами ти? Използвате ли функцията за бележки? Смятате ли, че те са полезен инструмент за по-добро организиране на работата ви? Оставете коментар и ни уведомете.
