Outlook включва функция Бързи стъпки, която ви позволява да прилагате няколко действия към съобщение с едно кликване. Outlook включва няколко бързи стъпки по подразбиране, но можете също така да създадете своя собствена (и да изтриете стандартните, ако нямате нужда от тях). Ако редовно изпълнявате същите действия, създаване на бърза стъпка и задаване на клавишна комбинация може да ви спести много време. Ето как работят те.
Можете да намерите бързи стъпки в раздела "Начало" на Outlook. Когато стартирате за първи път, ще видите стандартните бързи стъпки там. Можете да кликнете върху някое от тях, за да приложите включените действия към избрано съобщение.
Бързите стъпки по подразбиране включват:
Outlook показва само наличните бързи стъпки. Ако не сте избрали съобщение например, тогава се показва само "Бърза стъпка за екип", защото другите по подразбиране работят върху съществуващо съобщение.
За да добавите нова бърза стъпка, кликнете върху опцията "Създаване на нова" в полето Бързи стъпки.
Това отваря нов прозорец, където можете да именувате бързата стъпка и да изберете действията, които искате да изпълните.
Когато кликнете върху падащото меню "Изберете действие", ще получите списък с възможни действия, всеки от които може да Ви даде допълнителни опции за избор.
Ще добавим две действия: една, за да преместите съобщението в папка и едно, за да го означите като прочетено.
Изберете действието "Преместване в папка" и изберете папката, до която искате да се преместят съобщенията.
След това кликнете върху "Добавяне на действие", за да добавите второ действие.
Изберете "Маркирай като прочетено" от падащото меню.
По желание можете да изберете един от вградените клавишни комбинации и да добавите текст, който да се показва, когато задържите курсора на мишката върху бързата стъпка с показалеца (кратко описание, което ви напомня за действията, които бърза стъпка е от полза).
Кликнете върху "Завършване" и новата ви бърза стъпка ще се появи в полето Бързи стъпки в Outlook. Ако задържите курсора на мишката над бързия етап, ще видите клавиша за бърз достъп, който сте избрали, и текста на текста, който въведохте.
Сега всичко, което трябва да направите, е да изберете съобщенията си и да кликнете върху новия QuickStep (или да натиснете комбинацията за бърз достъп), за да приложите неговите действия.
Ако искате да редактирате или изтриете бърза стъпка, кликнете върху малката стрелка в долния десен ъгъл на групата "Бързи стъпки" на лентата.
Това отваря прозореца "Управление на бързите стъпки".
Тук имате опцията за редактиране, дублиране (което създава точно копие на избраната Бърза стъпка, ако искате подобна, но с леки вариации) или да изтриете Бърза стъпка.
Можете също така да промените реда, в който се показват вашите бързи стъпки на лентата или да създадете нова бърза стъпка.
И накрая, има опцията "Reset to Defaults".
Избирането на опцията "Повторно напомняне" изтрива всички създадени от Вас бързи стъпки и пресъздава всички бързи стъпки по подразбиране, които може да сте изтрили. Той също така премахва всички промени, които сте направили в стандартните Бързи стъпки. Тъй като не можете да отмените това действие, ще получите предупреждение. Кликнете върху "Да", за да извършите нулиране.
И това са бързи стъпки. Не сме преминали през всички възможни действия, които можете да добавите към Бърза стъпка, защото има много такива и е доста интуитивен интерфейс, щом знаете как работи. Ако искате да направите своя опит в Outlook по-ефективен и по-малко отнемащ време, Quick Steps са чудесно място за стартиране.
