Търсене в имейл в Outlook може да се окаже трудна задача, ако сте човек като мен с множество PST файлове и десетки хиляди имейли, продължили десетилетия. Повечето корпоративни среди използват Outlook за имейл и много хора в крайна сметка имат бизнес и личен имейл, съхранявани в Outlook.
В по-старите версии на Outlook сте имали нужда от добавки на други производители, като Xobni, за бързо търсене в имейла ви. За щастие, от средата на Office 2010, Microsoft е създала функционалност за търсене, която всъщност работи и ви позволява да намирате имейли бързо, използвайки голямо разнообразие от филтри. Можете да търсите текст, адреси, прикачени файлове, податели и т.н. и можете да филтрирате по дата, размер, тема, значение и др.
В тази статия ще ви покажа как да се уверите, че всичките ви имейли се индексират от Windows и след това как да извършвате различни видове търсения в зависимост от това, което търсите.
Обърнете внимание, че тази статия предполага, че работите по Office 2010, 2013 или 2016, тъй като тези версии са най-подходящи за търсене.
Преди да можете да извършвате бързи търсения в Outlook, трябва да се уверите, че всичките ви имейли са индексирани. За да проверите това, продължете и кликнете в полето за търсене, което виждате в горната част на пощенската ви кутия за електронна поща.
Когато кликнете в полето за търсене, ще видите Инструменти за търсене се появява в лентата. Най-вдясно кликнете върху Инструменти за търсене и след това кликнете върху Опции за търсене.
при Източници, кликнете върху Опции за индексиране бутон.
Това ще ви отведе до Windows Опции за индексиране където можете да изберете и да изберете различните места, които искате да индексирате. Ако не виждате Microsoft Outlook в списъка, трябва да кликнете върху Промяна бутон.
Продължете, проверете Microsoft Outlook и след това кликнете върху OK.
Windows ще започне да индексира имейлите незабавно и можете да проверите, за да видите кога е направено, като кликнете върху Състояние на индекса под инструментите за търсене, както е показано по-горе.
Ще видите съобщение, показващо колко елемента остават да бъдат индексирани и след като сте завършили, ще се каже, че Outlook завърши индексирането на всичките ви елементи. Сега нека да научим как да търсите в Outlook.
За да започнете да търсите в Outlook, кликнете върху Входящи или кликнете върху конкретна папка. Ако кликнете върху "Вх. Поща", ще забележите, че кутията ще има Търсене в текущата пощенска кутия изброени. Можете да кликнете върху малката падаща парола надясно и да изберете от други опции като Текуща папка, Подпапките, и Всички елементи от Outlook.
Когато кликнете върху Входящи, Текуща пощенска кутия се избира автоматично. Това ще претърси цялата поща в цялата пощенска кутия, включително всичко в "Вх. Поща", "Изпратени", "Изтрити", "Изходящи" и т.н. Ако кликнете върху конкретна папка, полето за търсене по подразбиране ще Текуща папка, който ще търси само имейл в тази конкретна папка без да включва подпапки.
Ако имате папка, която има под-папки, уверете се, че сте избрали Подпапките от падащото меню, за да търсите само под-папки.
Сега, когато разберем това, нека се научим как да изпълняваме различни видове търсения в Outlook. Има два начина да го направите: използвайте лентата за търсене или използвайте синтаксиса на заявката за търсене. Както бихте могли да разберете, последният вариант е по-технически, но ви позволява да създавате някои сложни търсения.
Нека да започнем с по-лесния метод, който ще работи добре за повечето хора. Кликнете в полето за търсене, след като сте избрали Входящи или папка и след това кликнете върху Инструменти за търсене в лентата. Нека да разгледаме всички различни варианти.
В най-лявата страна е Обхват, което е същото като падащото меню, което споменах по-горе. Следва Резултати, които няма да са активни, докато не извършите търсене. По подразбиране, Outlook ще ви покаже само най-новите елементи, които съответстват на търсенето и може да не ви показват всички резултати. Можете да кликнете върху Включване на по-стари резултати за да покажете всички резултати или да превъртите надолу до дъното на резултатите от търсенето и да изберете Покажи повече.
Уточнете е мястото, където наистина можем да пробием и да намерим точно това, което търсим. Първо, как да търсим точен текст в Outlook? Да приемем, че искате да намерите всички имейли с вашия SSN или с конкретна дума. В тези случаи просто използвайте двойни кавички.
По-горе търсех думата Шерлок като го постави в двойни кавички. Ако думата е в обекта, тя ще бъде маркирана в жълто. Когато кликнете върху някоя от имейлите, ще видите и думата, която е подчертана за вас, което е удобно.
Това е един от най-често срещаните видове търсения. Друго често срещано търсене е по изпращача. Това е много лесно да се направи в Outlook. Просто кликнете върху от бутон в лентата и започнете да пишете в името на лицето или имейл адреса.
Ако искате да добавите още критерии за търсене, като например да виждате само имейли от определен подател, който има прикачени файлове, просто щракнете върху Има прикачени файлове бутон.
Можете да продължите да добавяте още филтри, за да намалите резултата от имейли. Повечето от другите опции са доста обясними като непрочетени, маркирани, важни и т.н. Ако искате да търсите по дата, можете да кликнете върху Тази седмица и ще получите няколко опции като тази седмица, този месец, това Година и т.н., но това е за него.
Ако искате да търсите по дата или да направите нещо като да намерите най-старите имейли в Outlook, трябва да използвате опцията за разширено търсене или синтаксиса на заявката. Нека да започнем с разширено търсене. За да стигнете до него, трябва отново да кликнете върху Инструменти за търсене и да изберете Разширено търсене.
Имайте предвид, че това търсене търси само текущата папка, която сте избрали по подразбиране. Ако искате да търсите всичко, трябва да кликнете върху паса в горния десен ъгъл.
Ако искате да търсите всичко, изберете Входящи и след това проверете Търсене на подпапки в дъното.
Сега на главния екран за търсене ще видите път на дъното, но ви дава само същите опции като падащото меню в лентата. За да направите по-разширено търсене, трябва да кликнете върху напреднал раздел.
Тук трябва да създадете собствени критерии за търсене. Кликнете върху поле, след което отидете Полета Дата / Час и изберете приет, Сега кликнете върху състояние и превъртете надолу до дъното, докато не видите други опции като на или след, на или преди, и между.
Ако изберете между, тогава можете да въведете дати като 01/01/2005 и 12/31/2005 и след това щракнете върху Добави към списъка, Ето как изглежда моето търсене.
Имайте предвид, че можете да продължите да добавяте повече критерии към списъка, за да стесните резултатите. В моя пример по-горе, аз просто ще получа всички имейли в този период от време, което вероятно ще бъде твърде много.
Ако искате да намерите най-стария имейл в Outlook, изберете на или преди състояние и след това просто въведете всяка дата, която според вас е доста стара.
Регулирайте датата в зависимост от броя на имейлите, които получавате. Трябва да е сравнително лесно да намерите най-старата поща в целия Outlook файл, като използвате това търсене.
Друго популярно търсене е да търсите най-големия имейл във вашия PST файл. За да направите това, кликнете върху Още опции в Разширено търсене и ще видите опция за размер в долната част. Избирам по-велик от и след това въведете стойност в килобайти. Ако искате да намерите имейли, по-големи от 5 MB, например, бихте въвели 5000.
Това са само някои от търсенията, които можете да извършите с помощта на разширено търсене. Освен това можете да въведете всичко това в полето за търсене, като използвате синтаксиса за търсене и получавате същите резултати. Например, мога просто да въведете MESSAGESIZE:> 5MB и да получите същите резултати.
Няма да премина през всички различни опции за търсене в тази публикация, защото Microsoft има страница, която изброява всички различни опции за синтаксис за търсене. Надяваме се, с помощта на инструментите по-горе, ще можете да намерите имейла, който търсите. Наслади се!
