Очаквайте скоро да напуснете офиса и трябва да настроите Извън офиса, далеч или ваканция съобщение в Outlook? Бихте мислили, че ще бъде супер лесно, но за съжаление не е така! Всъщност има два начина за създаване на автоматичен отговор и зависи от това дали Outlook е самостоятелен или използва Microsoft Exchange.
Ако се намирате в корпоративна среда и Outlook е свързан с MS Exchange, настройването на отсъствие от офиса е много лесно. Нека първо да преминем този метод и след това ще обсъдим как да го направите, ако не използвате Exchange.
В Office 2007 и по-рано отидете на Инструменти и кликнете върху Асистент извън офиса, Обърнете внимание, че това трябва да се извършва автоматично в Outlook 2003 и Outlook 2007, когато използвате Exchange. Ако не виждате опцията, не използвате Exchange.
В Office 2010 и Office 2013 трябва да кликнете върху досие , след това Информация и ще видите бутон, наречен Автоматични отговори (извън офиса).
В Office 2007 и по-рано кликнете върху Понастоящем съм извън офиса и въведете съобщението в Автоматичен отговор кутия.
Отидете напред и поставете датата, на която ще бъдете изтеглени, и въведете всякаква информация за контактите в случай на спешност и т.н. Ако кликнете върху OK, всички ще получат това съобщение, докато не се върнете в този диалогов прозорец и го промените на Аз съм в офиса.
Можете също така да добавяте правила към входящите съобщения, докато сте извън офиса, като кликнете върху Добавяне на правило, Това е полезно, ако искате да извършвате определени действия по имейли, идващи от различни хора. Ако например получите имейл от клиент, може да искате да го препратите на телефона си или да отговорите с друг шаблон за имейл, отколкото този, използван за вътрешни служители. Ако не знаете как да използвате правила, прочетете предишната ми публикация за това как да създадете правила на Outlook.
В Outlook 2010 и 2013, това е малко по-различно. Когато кликнете върху Автоматични отговори, ще получите диалогов прозорец като този, показан по-долу.
Изберете Изпратете автоматични отговори и след това проверете Изпращайте само през този период от време ако знаете точните дати, които ще изчезнат. Ако го оставите непроверено, той просто ще остави автоматичния отговор, докато ръчно дойдете и изберете Не изпращайте автоматични отговори.
Това, което също е готино за тази версия, е, че можете да имате отделна настройка за автоматичен отговор за хората вътре и за хората извън организацията ви. Отново, както при предишните версии на Office, кликнете върху правилник ако искате да добавите изключения към автоматичния отговор.
Така че това е страхотно, ако имате Outlook с Exchange, но какво, ако нямате достъп до Асистент извън офиса или Автоматични отговори? Ами има начин, по който можете да EMULATE извън офиса асистент чрез създаване на автоматично правило отговор, заедно с шаблон от офис. Ето стъпките по-долу.
Етап 1: Първо създайте ново съобщение в Outlook, като че ли ще напишете някого имейл. Не поставяйте нищо в кутиите TO или CC. Въведете вашето имейл съобщение и го поставете и на тема.
Кликнете върху бутона Microsoft Office или върху досие в по-новите версии на Office и изберете Запази като, В полето за тип "Съхранение като тип" изберете Шаблон за Outlook, Въведете име като Отговор Отвън в Име на файл и кликнете върху него Запази.
Стъпка 2: Сега всичко, което трябва да направите, е да създадете правило и да кажете на Outlook да използва новия шаблон за електронна поща, който току-що създадохме. За Office 2007 кликнете върху Инструменти и отидете на Правила и сигнали.
В Office 2010 и 2013 кликнете върху У дома , след което кликнете върху правилник и след това кликнете върху Управление на правила и сигнали.
Кликнете върху Ново правило при Правила за електронна поща за да създадете ново правило на Outlook.
Под секцията Започнете от празно правило, продължете и кликнете върху Проверете съобщенията, когато пристигнат в по-старите версии на Office или Прилагайте правило за съобщенията, които получавамe в по-новите версии на Office, след което щракнете върху Следващия.
След това ще трябва да изберете условията, ако има такива, които искате да проверите. За отговорите на автоматите извън офиса, обикновено не проверявам нищо, тъй като искам да се прилага към всеки имейл, който получавам.
Кликнете върху Напред и след това върху мерки, поставете отметка в квадратчето "Отговорете, като използвате конкретен шаблон"И след това във второто текстово поле в долната част кликнете върху връзката, която се казва специфична температуракъсен.
Сега изберете шаблона, който сте създали по-рано от списъка с шаблони. Ако не виждате шаблона си, кликнете върху Погледни вътре и изберете Използвайте шаблони в файловата система.
Кликнете отворено и след това щракнете върху завършек, Сега, когато получите нов имейл, ще бъде изпратен автоматичен отговор чрез шаблона за автоматичен отговор. Outlook запомня кого изпраща съобщенията и ще го изпрати само веднъж на всеки имейл адрес.
За да го изключите, трябва да се върнете в "Правила и сигнали" и да махнете отметката от квадратчето до правилото. Също така трябва да се уверите, че Outlook е отворен на вашия компютър, преди да тръгнете, за да може да изпрати автоматичните отговори! Ако имате някакви въпроси, можете да оставите коментар. Наслади се!
