Ако сте свикнали да използвате по-стари версии на Excel, опциите за условно форматиране в Excel 2007, 2010 и 2013 ще ви учудят. Защо тогава искате да се занимавате с условно форматиране? Е, това са няколко причини, поради които обичам да използвам тази функция на Excel:
1. За да направите данните си по-визуални.
2. За да направите своите електронни таблици по-лесни за разбиране с един поглед.
3. Да се идентифицират определени типове номера за помощ при решаване на проблеми.
4. Да ви помогнем при извличането на заключения от вашите данни.
5. За да визуализирате на потребителя какво е "добро" или "лошо", като използвате зелено и червено.
Сега можете да използвате условно форматиране, за да форматирате всяка клетка в диапазон въз основа на вашите собствени критерии (и има много възможности за форматиране, от които да избирате). Ако например имате график за печалба и искате да оцветявате всички печалби по-големи от 200 долара като зелени и всички печалби, по-малки от 200 щ.д. като жълти и всички загуби като червени, можете да използвате условно форматиране, за да извършите бързо цялата работа за вас ,
Условното форматиране ви позволява бързо и лесно да форматирате значителни количества данни - като същевременно можете да различавате различни видове данни. Можете да създадете правила за опциите за форматиране, които ще позволят на Microsoft Excel да форматира автоматично за вас. Наистина трябва само да следвате три прости стъпки.
Етап 1: Изберете клетките, които искате да форматирате.
Стъпка 2: Кликнете върху Условно форматиране бутон в менюто "Начало", раздел "Стилове".
Стъпка 3: Изберете правилата си. Има Маркирайте правилата за клетките и Правила за горния / долния ред на върха, който ви позволява да правите сравнения със стойностите. За този пример наложихме три правила. Първата беше, че всяка стойност, по-голяма от $ 200, е зелена.
Струва си да се отбележи, че само секцията Highlight Cells Rules може да се използва за сравняване на набор от данни с друг набор от данни. Всичко останало ще използва само един набор от данни, които сте осветлили и сравнявате стойностите една срещу друга. Например, когато използваме правилото "По-голямо от това", мога да сравнявам стойности от А1 до А20 срещу определен брой или да сравнявам А1 с А20 срещу В1 до В20.
Същата логика беше приложена към второто и третото правило. Второто правило бе, че всичко между $ 0 и $ 200 е форматирано жълто. Третото правило е, че всичко по-малко от $ 0 е форматирано в червено. Ето какво изглежда част от завършената електронна таблица.
Ако не ви харесват тези опции за форматиране, Excel има много различни опции за условно форматиране, от които можете да използвате. Можете например да вмъквате икони като цветни стрелки (Икона Състава), бар диаграми, както във втория пример (Барове за данни) или дори набор от автоматично избрани цветове, като в последния пример (Цветни везни). Тези три опции сравняват само стойности от един и същи набор от данни. Ако изберете A1 до A20, той ще сравнява само тези стойности един спрямо друг.
Ако по-късно решите, че не искате клетките да бъдат условно форматирани, всичко, което трябва да направите, е да изчистите форматирането. За да направите това, изберете бутона Условия за форматиране и изберете Ясни правила, След това изберете дали искате да изчистите правилата само от избраните клетки или от целия работен лист.
Също така, ако сте създали няколко правила, може да забравите какви правила сте приложили за това какви клетки. Тъй като можете да приложите много правила към един и същ набор от клетки, може да стане доста объркващо, особено ако някой друг създаде електронната таблица. За да видите всички правила, кликнете върху бутона Условен формат, след което кликнете върху Управление на правила.
Когато имате повече от едно правило, приложено към един и същи набор от клетки, правилата се оценяват в порядък от по-висок приоритет до по-нисък приоритет. По подразбиране най-новото добавено правило ще има по-висок приоритет. Можете да промените това, като кликнете върху правилото и след това с помощта на бутоните със стрелка нагоре и надолу, за да промените реда. Също така можете да кликнете върху падащото меню в най-горната част и да видите правилата само за текущия избор или за всеки лист в работната книга.
Има и квадратче за отметка, наречено Стоп Ако е вярно, което тук няма да вляза в подробности, защото е доста сложно. Можете обаче да прочетете тази публикация от Microsoft, която я обяснява подробно.
Просто всичко е същото в Excel 2010, когато става дума за условно форматиране, което е включено в Excel 2007. Но има една нова функция, която наистина го прави много по-мощен.
По-рано споменах, че Маркирайте правилата за клетките можете да сравните един набор от данни с друг набор от данни в една и съща електронна таблица. През 2010 г. можете да препратите към друг работен лист в една и съща работна книга. Ако се опитате да направите това в Excel 2007, той ще ви позволи да изберете данните от друг работен лист, но ще ви даде съобщение за грешка, когато опитате да кликнете върху OK в края.
В Excel 2010 можете да направите това, но това е малко трудно, така че ще го обясня стъпка по стъпка. Да приемем, че имам два работни листа и на всеки лист имам данни от B2 до B12 за нещо като печалба. Ако искам да видя кои стойности от B2 до B12 от лист 1 са по-големи от стойностите от B2 до B12 на лист 2, първо трябва да избера стойностите B2 до B12 в лист 1 и след това да кликна върху Страхотно съгласно Правилата за маркиране на клетки.
Сега кликнете върху референтния бутон за клетки, който показах по-горе. Кутията ще се промени и иконата на курсора ще стане бял кръст. Сега продължете напред и кликнете върху лист 2 и изберетеСАМО клетка В2. правя НЕ изберете целия диапазон от B2 до B12.
Ще видите, че кутията вече има стойност = Sheet2! $ B $ 2, Ще трябва да сменим това = Sheet2! $ B2, По принцип, просто се отървете от $ който предхожда 2. Това ще запази колоната фиксирана, но ще позволи номерът на реда да се промени автоматично. По каквато и да е причина, не само ще ви позволи да изберете целия диапазон.
Кликнете отново върху референтния бутон за клетки и след това върху OK. Сега стойностите в лист 1, които са по-големи от лист 2, ще бъдат форматирани според опциите за форматиране, които сте избрали.
Надяваме се, че всичко има смисъл! Когато разглеждате Excel 2013, не изглежда да има нови функции, когато става дума за условно форматиране. Като последен съвет, ако смятате, че правилата по подразбиране не съвпадат с онова, което се опитвате да постигнете, можете да кликнете върхуНово правило и започнете от нулата. Какво е страхотно за създаването на ново правило е, че можете да използвате формула, за да определите кои клетки да форматират, което е много мощно.
Въпреки че условното форматиране изглежда сравнително лесно и просто на повърхността, може да стане доста сложно в зависимост от вашите данни и вашите нужди. Ако имате някакви въпроси, не се колебайте да публикувате коментар. Наслади се!
