За последния урок в тази серия Geek School ще говорим за проследяване на версиите в Word и сравняване и комбиниране на документи.
УЧИЛИЩНА НАВИГАЦИЯФункцията за версиите в Word бе премахната в последните версии на Word. В Word 2013 единственият начин да имате достъп до предишни версии на даден документ в Word е да отворите предишните автоматично запаметени (самозаписани) версии на документа. Можете също така да отворите последните неспасени документи. Въпреки това, няма официална функция за редактиране в Word. Ще ви покажем алтернатива, която лесно можете да добавяте в Word безплатно, която ще ви предостави тази възможност.
Ако няколко човека са работили по различни копия на същия файл, вместо да използват функцията Проследяване на промените на едно копие на файла, можете да сравните двете версии на файла, за да видите разликите. Word съдържа инструмент за сравняване, който ви позволява да сравнявате два файла, стига да имат различни имена на файлове. Ще ви покажем как да използвате тази функция и как да прочетете резултатите от сравнението.
В допълнение към сравняването на документи можете да комбинирате документи, след като ги сравнявате. Ще ви покажем как да обедините две версии на същия документ, както и как лесно да обедините два различни документа, в случай че няколко автори са работили по отделни части на документ.
След като направите всички промени, направите необходимите сравнения и комбинирате направените документи, можете лесно да споделяте документа си с Microsoft OneDrive. Можете също така да използвате OneDrive във всеки един момент от процеса на съвместна работа, за да осигурите достъп до документа за други рецензенти.
Word имаше официална функция за редактиране, която ви позволи да запазите различни версии на документ в самия документ. Тази функция е изчезнала и единственият начин да извлечете предишни версии на документ е чрез функцията за автоматично запазване или чрез достъп до незапазени документи, ако има такива.
По подразбиране Word автоматично записва документа ви на определени интервали от време. Това е функцията за автоматично запазване. За да се върнете към предишно автоматично запазено копие на документа, кликнете върху раздела "Файл" и изберете елемент "(автозаснемане)" от списъка под "Версии".
Можете също така да увеличите или намалите интервала за функцията Auto-Save в Word.
Ако сте затворили документа случайно, без да сте записали, или сте загубили властта и компютърът е бил неочаквано изключен, можете да възстановите непарираните документи. За да направите това, кликнете върху раздела "Файл" и кликнете върху бутона "Управление на версиите" на екрана "Инфо". Изберете "Възстановяване на неа съхранявани документи" от падащото меню.
Ако имаше незапазени файлове, те биха били изброени в диалоговия прозорец "Отвори", който се показва.
Има алтернативи за добавяне на система за редактиране в Word. Единият е добавка за Word, наречена Save Versions, а другата е приставка, която работи с външна програма за контрол на версията, наречена Perforce.
Добавката "Запазване на версиите" ви позволява лесно да записвате номерирани версии на Word документ от файла.
Perforce е програма за контрол на версиите, достъпна безплатно за максимум 20 потребители. Те предоставят плъгин за Microsoft Office, който позволява на Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project файлове лесно да се съхраняват и управляват в Perforce от рамките на програмите.
Ако рецензент е забравил да използва функцията "Проследяване на промяната" и не сте го заключили в документа, все пак можете да сравните двете версии на документа и да приемете и отхвърлите промените въз основа на сравнението. Необходимо е само вашият оригинален документ и преработеният документ. Всеки файл трябва да има различно име.
Функциите "Сравняване" и "Комбиниране" са сходни, но всеки има за цел. Ако имате само два документа, които искате да сравните, а никой от тях не съдържа проследени промени, използвайте функцията "Сравнение". Ако имате два или повече документа, които съдържат проследявани промени и трябва да следите кой промени кое и кога, използвайте функцията "Комбиниране", описана по-късно в този урок.
За да сравните оригиналната и преработената версия на документ, кликнете върху "Сравняване" в секцията "Сравняване" в раздела "Преглед" и изберете "Сравняване" от падащото меню.
ЗАБЕЛЕЖКА: Не можете да сравните два документа, ако някой от тях е защитен за следени промени или има някаква защита на документи. Премахнете защитата на документи, за да продължите да сравнявате документите. Вижте Урок 2 за информация как да отключите функцията за проследявани промени и Урок 4 за информация относно премахването на ограничения за форматиране и редактиране от документ и парола, присвоена на документ, за да я отворите.
В диалоговия прозорец "Сравняване на документи" изберете "Оригинален документ" от падащия списък.
Изберете "Ревизиран документ" от падащия списък. В "Ревизиран документ" посочете етикет, който да се приложи към промените, за да знаете кой ги е направил в полето за редактиране "Етикети промени с". Това може да е името на потребителя или каквото ви харесва.
Кликнете върху "Още", за да получите достъп до повече опции.
В секцията "Сравнение на настройките" изберете елементите, които искате да сравнявате в двата документа. По подразбиране всички елементи са избрани.
ЗАБЕЛЕЖКА: Елементът "Вмъквания и изтривания" винаги е в сиво и винаги е проверен. Когато използвате "Сравнение" или "Комбинирай", вмъкванията и изтриванията винаги ще бъдат сравнявани.
В секцията "Показване на промените в" изберете да сравнявате символа по символ ("Ниво на знаците") или по дума ("Ниво на Word"). "Ниво на знаците" ви позволява да видите точните промени, които сте направили. Например, ако в оригиналния документ има дума "до" и преработеният документ има думата "твърде", към която е добавен "o", настройката "Ниво на Word" ще ви покаже, че "до" "Въпреки това, настройката" Ниво на знаците "ще покаже факта, че е добавен" o ".
По подразбиране функцията "Сравнение" поставя промените в нов документ, както е показано в секцията "Показване на промени в". Можете обаче да поставите промените в "Оригинален документ" или "Ревизиран документ".
Кликнете върху "OK", след като направите избора си.
Сравнението между двата документа се прави и промените се показват в посочения документ. В нашия пример избрахме да приемем стойността по подразбиране за показване на промените в нов документ. "Оригиналният документ" и "Ревизираният документ" се показват в панел отдясно на "Сравнителния документ", който се използва за справка. Те не могат да бъдат редактирани.
Ако не виждате панела, съдържащ оригиналните и преработените документи, кликнете върху "Сравняване" в секцията "Сравнение" в раздела "Преглед". След това изберете "Показване на източника на документа" и след това "Покажи и двете". Можете също така да изберете "Показване на оригинала" или "Показване на променения", ако не искате да виждате и двете.
"Панелът за преглед", разгледан накратко в Урок 2 и по-подробно в Урок 3, също се показва отляво на "Сравнителния документ".
В "Сравнения документ" можете да преминете през проследяваните промени, както е описано в Урок 2, като приемете или отхвърлите всяка промяна.
След това запазете сравнения документ с различно име и ще имате документ, съдържащ промени както от оригиналния, така и от ревизираните документи.
