Microsoft Word е чудесно средство за работа с документи в екип. Има много функции, които поддържат лесното сътрудничество, включително шаблони, проследяване на промени и ревизии, коментари, ограничаване и защита на документи, както и сравняване и сливане на документи.
УЧИЛИЩНА НАВИГАЦИЯИнструментите за сътрудничество на Word Ви позволяват да постигнете неща, които още преди 20 години щеше да изискват отпечатване на всичко, да ги предадете на рецензент или рецензенти, където тогава щяха да маркират всичко с мастило и след това да ви върнат обратно , След това ще направите промените си, ще ги отпечатате отново и ще ги върнете за още един кръг от прегледи. Това е едновременно отнема време и разточително.
С Word, обаче, можете просто да правите коментари и корекции на документа, докато лесно можете да проследявате всяка промяна, така че всеки, който сътрудничи, да може да види къде отива и как се оформя. Няма нужда да отпечатвате или да я предавате. Можете просто да запазите работата си в споделена папка или да я изпратите по имейл, за да спестите много ценно време!
Целта на тази серия е да ви запознае и запознае с функциите за сътрудничество в Microsoft Word 2013, въпреки че голяма част от онова, което обсъждаме, трябва да се предлага и в предишни версии. Това ще бъде полезно, ако сте просто студент, който предаде хартията си на някой друг, за да коригира или редактира голяма публикация, която ще премине през няколко редакции и рецензенти.
Когато си сътрудничим с екипна настройка, е необходимо да имаме последователно форматиране. Можете лесно да постигнете това, като използвате шаблони.
Например, можете да дефинирате всички стилове и форматиране в шаблон, да прикачите шаблона към документа и да разпространявате шаблона за всеки, който работи върху документа. Шаблонът по същество е ръководството на Word за начина, по който вашият документ и работна среда трябва да се появят.
Всеки документ в Word се основава на шаблон. Всеки път, когато създавате нов документ в Word, шаблонът се прикрепя автоматично, дори когато създавате нов "празен документ".
Новият документ, базиран на шаблона, съдържа всички стилове и форматиране, от които се нуждаете. Може дори да включва стандартни текстове, стилове, заглавки, долни колонтитули, специални ленти с инструменти и всяка друга обща информация, необходима за подобни документи въз основа на шаблона. Можете също така да прикачите шаблон към съществуващ документ, ако сте създали шаблона, след като сте започнали работа по документа.
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато прикачите шаблон към съществуващ документ, информацията за настройка на страницата, като ориентация на страницата и полета, не се прилага към документа. Това е така, защото информацията за настройката на страницата е различна за всеки раздел на вашия документ, ако разделите документа на части. Word не знае коя секция да приложи информацията за настройка на страницата.
Поради тази причина препоръчваме да планирате напред, когато работите върху документ в съвместни настройки и да създадете шаблон за документа, който можете да приложите към новия документ, преди да започнете работа по него.
Word инсталира с нормален шаблон и повече шаблони са на разположение на Office.com. Можете също да създадете колкото се може повече от вашите собствени персонализирани шаблони, колкото искате. Ако не изберете вграден или персонализиран шаблон, Word автоматично задава шаблона "normal.dotm", за да документирате.
Има две разширения, използвани за шаблонни файлове, DOTX и DOTM. DOTX се използва за шаблони, които не използват макроси, и DOTM се използва за създаване на шаблони.
Шаблонът "Нормален" се намира в папката "C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates" заедно с шаблони, които можете да изтеглите от Office.com. Обърнете се към Ръководството ни за форматиране на Word 2013 за повече информация.
ЗАБЕЛЕЖКА: В цялата тази серия може би се питате защо изображенията показват раздели в Word с малки и малки букви (или заглавие), вместо с всички главни букви, тъй като може да са на вашия компютър. Има трик за промяна на изписването на главни букви на разделите, които обясняваме в статията ни "Как да промените капитализацията на панела за ленти на Office 2013".
Персонализираните персонализирани шаблони се съхраняват на различно място от шаблона Normal и шаблоните, изтеглени от Office.com. Word запазва персоналните шаблони по подразбиране в "C: \ Users \ Documents \ Custom Office Templates".
Това местоположение обаче може да бъде променено. За целта кликнете върху раздела "Файл".
Кликнете върху "Опции" в списъка с елементи отляво на екрана "Info".
В диалоговия прозорец "Опции на Word" кликнете върху "Разширени" в списъка с елементи отляво.
В секцията "Общи" кликнете върху "Местоположения на файлове".
В диалоговия прозорец "Местоположения на файла" изберете "Шаблони на потребителите" в списъка с типове файлове и местоположения и кликнете върху "Модифициране".
В диалоговия прозорец "Промяна на местоположението" отидете до папката, в която искате да запазите личните шаблони, изберете го и кликнете върху "OK".
Новият път се показва в диалоговия прозорец "Местоположения на файла". Кликнете върху "OK".
Кликнете върху "OK", за да затворите диалоговия прозорец "Опции на Word".
Също така трябва да посочите местоположението по подразбиране за персонални шаблони, за да имате достъп до личните си шаблони на екрана "Нов", когато създавате нов документ. За да направите това, кликнете върху раздела "Файл" и изберете "Опции". Този път в диалоговия прозорец "Опции" кликнете върху "Запазване" в списъка вляво.
В секцията "Запазване на документи" въведете същия път, който сте посочили в диалоговия прозорец "Местоположения на файла" по-рано в полето "По подразбиране на персонализираните шаблони" и кликнете върху "OK".
