Outlook ви позволява да създавате и персонализирате изгледите на папки по много начини, като добавяне и премахване на колони или групиране и сортиране на съобщения. Можете също така да приложите правила, за да накарате Outlook съобщенията да се показват по различни начини въз основа на техните свойства (като например подателя, тематичната линия или таймаут). Това се казва условно форматиране, Нека да разгледаме как работи.
Актуализация: Един от нашите читатели ни съобщи, че условното форматиране е достъпно само за Windows версията на Outlook ине версия на MacOS. Благодаря, Кристи!
За да започнете да създавате условно форматиране, отидете на View> View Settings.
Можете също така да получите достъп до Разширени настройки за показване, като кликнете с десния бутон върху главата на папката и изберете командата "Преглед на настройките".
Прозорецът Разширени настройки на изгледа ви позволява да персонализирате изгледа на папките. Кликнете върху бутона "Условно форматиране".
Това ви води до прозореца за условно форматиране, който ще използвате, за да настроите различни правила за форматирането на съобщенията.
Елементите, показани в списъка "Правила за този изглед", са стандартните правила, които идват с показване на персонализирани папки. Например, можете да видите, че "Непрочетените съобщения" се показват в получер шрифт от Segoe UI с размер 11 точки.
"Правилата" са условията, на които съобщението трябва да отговаря за Outlook, за да приложи форматирането. В правилата по подразбиране например правилото "Непрочетени съобщения" се активира, когато едно съобщение е означено като непрочетено. Когато това правило е активирано, Outlook използва по-дръзки, сини, 11-точков шрифт на Segoe UI, за да го покаже.
Outlook използва правила от началото на списъка. Правилата, посочени по-горе в списъка, имат предимство пред правилата, които са по-ниски. Как действа това на практика? Да приемем, че имате две правила, една в горната част на списъка, която променя шрифта в зелено и един по-надолу в списъка, който променя шрифта в червено. Ако дадено съобщение отговаря на условията и на двете правила, шрифтът ще бъде променен на зелено, защото това правило е по-високо в списъка - правилото, което задава червения шрифт, се игнорира.
С правилата по подразбиране можете да промените шрифта само. Не можете да изтриете правилата по подразбиране или да преместите поръчката наоколо или да промените условията за правилото. Можете обаче да изключите правилата по подразбиране, като ги премахнете от отметката в списъка "Правила за този изглед".
В прозореца "Условно форматиране" кликнете върху бутона "Добавяне". Ще бъде добавено ново правило, наречено "Untitled". Дайте името си на правилото си и кликнете върху бутона "Състояние".
Прозорецът Филтър ви позволява да решите състоянието или условията, които трябва да отговарят на съобщенията, за да бъдат форматирани.
Ние просто ще използваме един прост пример тук и ще търси съобщения, изпратени от "Rob Woodgate" и ще съдържа думата "Outlook" в полето Subject.
За да направите това, първо кликнете върху бутона "От", който отваря адресната книга и изберете контакт.
След това добавяме "Outlook" в полето "Търсене на думата (думите)", като се уверите, че в падащия списък "In" е избрана опцията "Subject Subject Only". Кликнете върху "OK", когато сте готови.
Назад в условното форматиране кликнете върху бутона "Шрифт".
Ще направим съобщенията, които съответстват на филтъра, който сме настроили, да бъдат показани в лилаво и получерно. Задайте вашите желания, кликнете върху бутона "OK", натиснете "OK" отново, за да затворите прозореца Conditional Formatting и след това още веднъж, за да затворите прозореца Advanced View Settings.
Правилата се прилагат незабавно. Можете да видите по-долу, че посланията, отговарящи на условията ни, сега са смели и лилави.
Това е само един прост пример - можете да добавите много условия, дори и много сложни. Назад в този прозорец Филтър можете да превключите към раздела "Още опции", за да видите куп допълнителни условия, които можете да изберете.
Тук можете да изберете да съответствате на съобщение дали:
Преминете към раздел "Разширени" и можете да създавате сложни условия.
Разделът Разширени ви позволява да изберете което и да е поле от всяко място в Outlook и изберете състоянието, което искате да съответства. Това може да се окаже съвсем проста, като например съвпадане на изпращача с точен адрес, но имате много възможности за избор. Да приемем, че искате правилото ви да съвпада с имейлите, които сте получили. Кликнете върху бутона "Поле", посочете "Полета за дата / час" и след това кликнете върху опцията "Получено".
Кликнете върху падащото меню "Състояние", за да изберете състоянието си.
Изборът е много по-голям, отколкото може да очаквате:
И другите полета, които можете да изберете, предлагат подобни количества опции.
Изберете състоянието си, добавете стойност и кликнете върху бутона "Добавяне към списъка".
Можете да добавите колкото се може повече условия към списъка, колкото искате.За да ви дам известна представа колко полета има, ето един поглед към менюто "Всички пощи".
Менюто "Всички полета за контакти" има над четири колони от опции - толкова много не можахме да го поставим в разумна екранна снимка. Така че няма да преминем през всяка от полетата и условията, но сега знаете къде са и как да ги използвате.
Можете да настроите няколко правила в едно правило, за да получите нещата толкова специфични, колкото искате. Искате да разполагате с Outlook дисплейни съобщения в червен шрифт 16pt, ако те са от определен контакт, получен през последните седем дни, съдържат определена дума в темата, и да включите прикачен файл? Не е проблем.
Ако сте създали правило и вече не го искате, лесно можете да го изтриете. В прозореца "Условно форматиране" изберете правилото, което искате да изтриете, и кликнете върху бутона "Изтриване". Само не забравяйте, че можете да изтриете само правилата, които сте създали, а не вградените стандартни правила на Outlook.
Можете да добавяте колкото се може повече условия и да имате колкото се може повече правила. И както ви показахме преди, след като сте получили условните правила за форматиране така, както искате, можете да копирате изгледа в друга папка или във всички папки, ако искате.
