Системата за обикновени пликове за водене на финансови записи

Снимката е по погрешка

Не се притеснявайте, че не разполагате с време, за да въведете всичките си финансови транзакции в сложна електронна таблица или програма. Системата за пликове за водене на финансови записи е с ниска поддръжка, рентабилна и лесна за изпълнение в малко време. Всичко, от което се нуждаете, са пликове, каучукова лента, писалка, острие, открояващо устройство, кутия за съхранение, час в края на месеца и всички междинни разписки.

Системата за пликове е лесен и забавен начин да запазите, организирате и съхранявате своите приходи и да поддържате надеждни финансови записи.

Стъпка 1: Запишете всичките си постъпления през месеца

През целия месец получавате разписка за всяка покупка, която правите. Ако даден касиер не ви даде разписката ви, не забравяйте да попитате. Когато правите онлайн покупки, незабавно отпечатайте разписките. Ако можете, отпечатайте ги на тънка хартия и форматирайте ги така, че те да са подобни по форма и размер спрямо нормалните разписки.

Съхранявайте разписките си в портфейла си, докато те започнат да преливат, след което ги заредете в определен плик у дома. Не забравяйте да маркирате плика като "Текущи приходи" и да го съхранявате в безопасно и леснодостъпно място.

Стъпка 2: Организирайте Вашите приходи в края на месеца

Преди да можете да съхранявате записите си по организиран начин, трябва да организирате разписките. И преди да можете да ги организирате, трябва да финализирате всеки разпис поотделно.

Преминете през всяка една и подчертайте:

• Датата
• Общата сума, изразходвана (или възстановена)
• Типът транзакция (например парични средства, дебит, чек, карта за подарък)

Уверете се, че използвате светлоотразител, така че мастилото от касовата бележка все още да се вижда. Някои разписки имат много светло мастило, което избледнява, след като е маркирано. В този случай просто отбележете отдолу информацията в права линия, така че да не се изплъзва в информацията.

След осветяването напишете бележките директно върху разписките според нуждите:

• Отбележете данъчните разходи, които могат да бъдат свързани с бизнеса или за благотворителност
• Забележка се връща, защо са направени, колко пари са възстановени, както и новите нетни суми
• Посочете касовите бележки, където не е очевидно веднага къде са направени покупките, на кого са направени или защо са направени
• Запишете всякакви други бележки, които ще ви помогнат да поддържате по-добри записи, евентуално да постигнете бъдещи възвръщаемост, бюджет в бъдеще и да бъдете по-добър потребител (например да забележите как използването на определен купон ви спести наполовина, когато се е появила голяма продажба и т.н. )

Ако установите, че няма достатъчно място в конкретна разписка за вземане на тези бележки, след това ги напишете на малка част от хартията и ги закопчайте до гърба на съответната разписка. Не забравяйте да напишете напомняне за самата разписка, за да препратите към допълнителните бележки на следващата страница.

Ето какво трябва да изглежда финализираната разписка (имайте предвид, че тя е основна за други разписки под нея):

След като приключите с отбелязването, организирайте партидата в хронологичен ред и я закопчайте. Като алтернатива можете да използвате и щипка за хартия. Няма значение дали вместо това използвате обратния хронологичен ред (с най-новите приходи отгоре), но каквото и да изберете - да го запазите последователно. В противен случай ще ви е трудно да намерите отделни разписки по-късно, когато трябва да превключвате между две различни системи за поръчка.

Стъпка 3: Съхранявайте Вашите приходи с използване на пликове и кутии

След като подготвите месечната партида от разписки, я поставете в плик. Може да се наложи да сгънете някои разписки, за да може пакетът да се побере. Помислете за цветово кодиране на плик за сезона или месеца, ако това ви помага да останете организирани.

След това сгънете плика (без да го запечатате) и го преобърнете. Използвайте черен или тъмно оцветен артикул, за да маркирате плика. Следвайте примера по-долу, с месеца и годината в горния ляв ъгъл или с етикета по начин, по който е по-лесно да работите.

След като сте събрали повече от един месец, подредете пликовете заедно в хронологичен ред (запазете го в съответствие с реда, който имате за действителните разписки). Поставете гумена лента около пакета.

В края на годината ще разполагате с всичките си финансови отчети в дванадесет плика. Повече от няколко години ще събирате няколко връзки.

Съхранявайте пакетите си за пликове, съхранявани в кутия. Съхранявайте кутията някъде безопасно и лесно достъпно. С течение на времето може да се натрупат няколко кутии, които ще бъдат лесни за подреждане и съхранение. И всеки път, когато трябва да отнесете финансовите си записи, те ще бъдат лесни за намиране и достъп.

Идеално е да използвате визуално привлекателна кутия, която представлява вашите финансови цели. Кутията в примера по-долу показва удобни столове на релаксираща плажна сцена, тъй като повече време за почивка е една от мерките за финансов успех.

С лесната за изпълнение система за пликове можете да съхранявате всичките си финансови отчети на едно място с малко караница. И можете да го забавлявате с помощта на цветни писалки, маркиращи и пликове и визуално привлекателна кутия, която ви държи на фокус върху финансовия успех!