Ограничаването и защитата на документ гарантира, че сте крайната власт над напредъка си.
УЧИЛИЩНА НАВИГАЦИЯВъпреки че може да искате други рецензенти да предлагат промени и да правят коментари за документ, може да има моменти, когато искате да ги ограничите от редактиране и промяна на форматирането.
Освен това може да искате да принудите всички проследяващи промяната или да ограничите рецензентите само да коментират. Цялата цел е да се уверите, че вашият документ не може да бъде променян по такъв начин, че да не отговаря на вашето виждане или стил.
В този урок ще ви покажем как да ограничите форматирането и видовете редактиране, които другите рецензенти могат да изпълнят в документа ви. След като документът ви е близо до окончателното състояние, можете да го означите като окончателен, за да избегнете невнимание.
Освен това, може да искате да ограничите достъпа до вашия документ, за да включите само екипа от рецензенти. Ще ви покажем как да защитите документа си с парола. След това можете да кажете само на вашия екип паролата и никой друг няма да може да отвори документа.
Ще започнем нещата, като ви запознаем с ограничаването на форматирането в документ.
Когато разпространявате документ за други, които да бъдат прегледани, може да не искате те да променят форматирането на документа. Word ви позволява да ограничите всички или някои от темите и стиловете, както и да позволите на рецензенти да променят някои от темите и стиловете. За целта кликнете върху "Ограничаване на редактирането" в секцията "Защита" в раздела "Преглед".
Панелът "Ограничаване на редактирането" се показва отдясно на главния текст. В секцията "Ограничения при форматиране" изберете "Ограничаване на форматирането до избор на стилове" и кликнете върху връзката "Настройки ...".
В диалоговия прозорец "Ограничения при форматиране" всички стилове в полето "Позволени стилове в момента са разрешени" са избрани по подразбиране. За да изберете само определени стилове, които да се използват в документа, можете да използвате бутона "Няма", за да премахнете всички стилове и след това да изберете тези, които искате да разрешите. Можете да използвате и препоръчителните минимални стилове на Word, които да позволите, като кликнете върху "Препоръчан минимален". Ако желаете, изберете допълнителни ограничения в секцията "Форматиране" в долната част на диалоговия прозорец и кликнете върху "OK", когато сте готови.
Следният диалогов прозорец показва дали искате да премахнете стилове, които не са разрешени. Препоръчваме ви да не го направите. Може да се окаже, че искате да използвате тези стилове в документа в бъдеще. Другите рецензенти няма да могат да ги променят или да ги прилагат.
Кликнете върху "Не", за да запазите стиловете, които не са разрешени в документа ви.
Преди да можете да приложите тези ограничения, трябва да започнете да прилагате защита. Ще обсъдим това, след като ви покажем как да ограничите редакцията.
В допълнение към ограничаването на форматирането за рецензенти на даден документ можете също така да ограничите типа на редакторите, които могат да извършват ревизирането на документ. В екрана "Ограничаване на редактирането" изберете квадратчето "Позволи само този вид редактиране в документа" и изберете опция от падащия списък, за да посочите вида редактиране, който искате да разрешите в документа. Можете да позволите на други рецензенти да следят само промените, да въвеждат коментари или да попълват формуляри. Можете дори да ограничите документа, така че други хора да могат да го прочетат само и да не правят промени.
Може да попитате каква е разликата между ограничаването на редактирането само до проследяваните промени и блокирането на "Проследяване на промените", както е описано в урок 2. Всъщност няма разлика; функционалността е еднаква. Можете да използвате по-лесен начин за вас.
Можете да посочите изключения от ограниченото форматиране и редактиране или хора, на които е позволено свободно да редактират документа. Кликнете върху връзката "Повече потребители ..." в секцията "Изключения (по избор)" на екрана "Ограничаване на редактирането".
В диалоговия прозорец "Добавяне на потребители" можете да добавяте потребители от текущия компютър, от домейн, чийто текущ компютър е част или чрез въвеждане на имейл адрес на някого. Отделете всички потребители и имейл адресите с точка и запетая и кликнете върху "OK", когато сте готови.
Хората, които добавихте в диалоговия прозорец "Добавяне на потребители", ще се покажат в полето "Лица" в секцията "Изключения (по избор)" на прозореца "Ограничаване на редактирането". Изберете цялото или част от документа, който искате човек да може да редактира, след което поставете отметка в квадратчето "Лица".
След като сте ограничили форматирането и редактирането на документа по желание, трябва да кажете на Word да започне да прилага защитата, за да влезе в сила. В секцията "Стартиране на изпълнението" на екрана "Ограничаване на редактирането" кликнете върху "Да, стартиране на Защита за защита".
В диалоговия прозорец "Стартиране на защитата за защита" се уверете, че е избрана опцията "Парола", въведете парола два пъти и кликнете върху "OK".
Имайте предвид, че не е необходима парола и не защитава напълно документа (документът не е шифрован). Просто помага да се предотврати възможността хората да изключват ограниченията за форматиране и редактиране.
Ако изберете "Потвърждаване на потребител", вероятно ще видите следната грешка:
"Устройството ви не е настроено за управление на информационните права (IRM). За да настроите IRM, влезте в Office, отворете съществуващо IRM защитено съобщение или документ или се свържете с бюрото за помощ. "
Препоръчваме да използвате парола. Това е много по-лесно.
След като ограниченията бъдат приложени, прозорецът "Ограничаване на редактирането" показва подходящия текст, позволяващ на рецензентa да изпълнява само разрешените задачи за редактиране и форматиране.
