Тази статия за гости бе написана от Askar, шефът зад техния сайт DemoGeek.
Ако работите в екип или когато имате работа с клиентите си, може да искате да се уверите, че разпространявате документите си по правилния начин, така че информацията в документа да достигне до подходящата аудитория и да се спазва поверителността на информацията.
Word 2007 има функция, с която можете официално да подготвите вашия Word документ за правилно разпространение на група хора или дори на хора с определен фактор за доверие.
подготовка
Стартирайте Word 2007 и създайте документа по начина, по който искате.
Щом сте доволни от документа и сте готови да го разпространявате, поставете пауза за момент, преди да натиснете приложението за електронна поща и следвайте тези прости стъпки, за да получите документа готов за разпространение. Имайте предвид, че тези стъпки са изолирани и какво означава това, че можете да изберете и да изберете стъпките, които искате да следвате.
Кликнете върху Бутон за Office и кликнете върху "приготви се"Опция от менюто. Има 7 различни опции, които трябва да можете да видите. Ще обясня всяка от тези опции, така че да можете да изберете и да изберете правилната комбинация от опции за вашите изисквания за разпространение.
Свойства на документа
Първият в списъка е "Имоти' с която можете да въведете информация за метаданни за документа.
Можете да въведете името на автора на документа, заглавие, тема, ключови думи, категория, състояние и коментари.
Някои от тях могат да се видят чрез досие >> Имоти диалогов прозорец.
Имайте предвид, че след като финализирате документа, няма да можете да видите тези свойства, но дотогава можете да свържете свойства с документа си за други, за да получите представа за документа, преди да го отворите.
Проверете документа
Втората опция в списъка е "Проверете документа"Опция. Като част от подготовката за разпространение на документа можете да прегледате документа за коментари, ревизии, ревизионни знаци, анотация на мастило. Можете да проверите за скрити метаданни или всяка лична информация, която е била запазена с документа. Можете да прегледате всички персонализирани XML данни, съхранени с документа. Можете също така да проверявате за всяка информация за заглавки, долни колонтитули и за водни знаци. И накрая, можете също да проверите скритите текстове в документа.
Изберете опциите за проверка, които искате да сте сигурни, преди да разпространявате документа, и когато натиснете "Огледайте"Бутон Word ще провери документа и ще ви уведоми за всички елементи, които той намира при проверката.
Елементите, които се нуждаят от вашето внимание, ще бъдат маркирани с удивителен знак и можете да изберете да ги инспектирате, ако искате.
Шифроване на документ
Трето в списъка е "Шифроване на документ"Опция. Изберете тази опция, ако искате документът да се показва само от определени хора, на които имате доверие. Той ви позволява да шифровате документа с парола по ваш избор и потребителите трябва да въведат тази парола, за да видят документа.
Изберете парола, която можете да разпространявате в групата. Моят съвет е да не изберете парола, която лично използвате, а по-скоро парола, която никой не може да използва, за да проследи обратно до вашите онлайн профили или каквито и да е чувствителни акаунти, които използвате лично.
Потвърдете паролата още веднъж. Паролите са чувствителни към малки и големи букви и не забравяйте да запазите / запомните паролата, тъй като няма начин да възстановите паролата, ако забравите и няма начин да отворите файла, ако забравите паролата.
След като сте шифровани, трябва да можете да видите, че опцията в менюто има малко фонов цвят, за да покаже, че този документ е шифрован.
Когато хората в групата ви за разпространение се опитат да отворят шифрован документ, те ще бъдат подканени да въведат парола.
Без парола изобщо няма да могат да отворят документа.
Ограничаване на разрешението
На четвърто място в списъка е "Ограничаване на разрешението"Опция. Можете да използвате опцията "Ограничаване на разрешението", за да ограничите това, което хората могат да направят с документа. Ако документът е чувствителен, можете да използвате "Ограничаване на разрешенията", за да ги ограничите от редактиране, копиране и отпечатване на документа.
Ограничете разрешението използва клиент за управление на права на Windows за изпълнение на ограниченията.
Може да бъдете подканени да инсталирате Управление на правата на Windows инструмент. Не се притеснявайте, продължете напред и го инсталирайте, тя е от доверения източник. След като сте инсталирали, трябва да сте в състояние да конфигурирате какво могат да правят хората с документа.
Добавете цифров подпис
Пети в списъка е "Добавете цифров подпис"Опция. Цифровите подписи гарантират целостта на документа. Помислете за цифровите подписи като подпис на хартия, но направено по електронен път за удобство. Когато документът има цифров подпис, то означава целостта и доверието на документа. Това би било полезно, ако разпространявате документа на много голяма аудитория.
Кликнете върху "Добавете цифров подпис"И Word ще ви подканя с горепосочения диалогов прозорец, за да търсите доставчици на цифрови подписи в Office Marketplace.
На неговия Office Online Marketplace трябва да можете да намерите доставчик на цифрова подпис, който можете да използвате за подписване на документа.
Стартирайте Checker за съвместимост
Да преминем към последната опция "Стартирайте Checker за съвместимост"Първо. Ако сте използвали функции, които са специфични за Word 2007 и ако подозирате, че вашата аудитория може да използва по-стари версии на Word, може да искате да изпълните "Check Compatibility Checker", за да сте сигурни, че вашият документ може да бъде прочетен от цялата аудитория.
Word 2007 ще изпълнява набор от предварително зададени проверки за съвместимост и ако открие проблеми със съвместимостта, ще ги изброи в горния диалогов прозорец, ако не сте добре да преминете към последната стъпка, преди да разпространите документа.
Марк като финал
Това трябва да е последната стъпка, която искате да следвате, преди да разпространите документа в групата. Както показва името, това действие ще маркира документа като всички зададени за разпространение.
Тъй като това прави значителни промени в документа, ще бъдете подканени да се уверите, че искате да маркирате документа като окончателен.
След като даден документ бъде отбелязан като окончателен, документът не може да бъде редактиран и ще бъде изчистен от всякакви доказателства, коментари и т.н.
Финализираните документи получават нова икона в лентата на състоянието, която прилича повече на хартия.
Получаването на документ подготвен за разпространение може да ви помогне да избегнете някои очевидни грешки, които правите, когато разпространявате документ на голяма група хора. Не е нужно да следвате всички стъпки; по-скоро можете да изберете и да изберете кой искате / предпочитате. Word 2007 е достатъчно гъвкава, за да направи това, което искате да направи, когато подготвя документ за разпространение.
Надявам се, че ще намерите това полезно и се надявам да използвате възможността на Word 2007 да завърши правилно документа преди разпространението му. Ако имате въпроси или коментари, моля, уведомете ни в коментарите.
