Днешният урок за Geek School ще разшири дискусията ни за етикети в Gmail, за да включим филтри и след това да преминем към проследяването на важни имейли със звезди.
УЧИЛИЩНА НАВИГАЦИЯЕтикетите са страхотни, но могат да се използват много по-ефективно чрез включване на филтри, така че съобщенията, които пристигат, отговарящи на определени критерии, автоматично да имат етикет или етикети. Това помага значително в организацията и може значително да намали хаоса на входящата пощенска кутия.
За да създадете нов филтър, ще посочим опции за търсене в полето "Търсене" и ще създадем филтър от търсенето. За целта кликнете върху стрелката надолу в полето "Търсене".
Въведете критериите си за търсене в полето за опции за търсене. Можете да изберете да търсите съобщения от конкретно лице или цял домейн (@ example.com), с определени думи в темата, както и други условия.
За да създадете филтър въз основа на това търсене, кликнете върху връзката "Създаване на филтър с това търсене".
Показват се опциите за филтриране. Изберете квадратчетата за отметка, които показват какво искате да правите със съобщенията, които отговарят на критериите за търсене.
Например, ние избрахме винаги да маркираме съобщенията, които идват от посочения имейл адрес с етикета "HTG School" и винаги да маркираме тези съобщения като "важни". Решихме също да приложим филтъра към всички съществуващи имейли от този човек.
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако искате етикетите ви да действат като папки, можете да изберете "Пропускане на входящата поща (архивиране)", за да придвижите имейлите автоматично към етикетите при пристигането им. Това поддържа по-организираните имейли, но може да рискувате да пропуснете важно съобщение, защото няма да се покаже автоматично във входящата ви поща.
След като зададете филтърните си критерии, кликнете върху "Създаване на филтър".
ЗАБЕЛЕЖКА: Когато изберете да препратите съобщение като действие във филтър, ще бъдат засегнати само нови съобщения. Всички съществуващи съобщения, за които се отнася филтърът, няма да бъдат препращани.
Показва се съобщение, че филтърът е създаден. Забележете в тази екранна снимка, всички съобщения от този човек са означени с етикета "HTG School".
Съобщенията също бяха маркирани като важни автоматично (иконите на маркерите отляво на изпращачите са попълнени в жълто).
Също така можете да създадете филтър в "Настройки".
Влезте в екрана "Настройки", както е описано по-рано, и кликнете върху връзката "Филтри" в горната част.
Кликнете върху връзката "Създаване на нов филтър".
Посочете критериите за търсене и филтриране по същия начин, споменат в предишния метод, и кликнете върху "Създаване на филтър" в диалоговия прозорец за опции за филтриране.
Вместо да завършите обратно във входящата си поща, ще бъдете върнати в екрана "Филтри" и новия ви филтър ще бъде изброен. Можете да го редактирате, изтриете или да го изберете, за да бъде експортиран (филтрите за експортиране ще бъдат разгледани по-късно в този урок).
Кликнете върху етикета "Вх. Поща", за да се върнете във входящата си поща.
Също така можете да създадете филтър въз основа на съществуващо съобщение. За да направите това, изберете съобщение в списъка си с съобщения или в етикет.
Кликнете върху бутона "Още" и изберете "Филтриране на подобни съобщения" от падащото меню.
Забележете, че полето "От" в диалоговия прозорец "Филтър" автоматично се попълва. Въведете всички останали критерии за филтриране, които искате, и кликнете върху "Създаване на филтър с това търсене".
Посочете филтърните критерии, като изберете опциите за филтриране в следващия диалогов прозорец, както е описано по-горе.
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да използвате този метод, за да настроите филтри за автоматично изтриване на нежелани имейли, докато ги получавате.
Можете да използвате един филтър за управление на съобщения от няколко различни имейл адреса. Например, можем да посочим, че етикетите на много хора са етикетирани с етикета "HTG School". За да направите това, отворете диалога за опции за търсене, като използвате стрелката надолу в полето "Търсене".
Добавете всеки имейл адрес в полето "От", разделен с думата "ИЛИ", и кликнете върху "Създаване на филтър с това търсене".
За да приложите същия етикет към съобщенията от който и да е от тези имейл адреси, поставете отметка в квадратчето "Прилагане на етикета" и изберете желания етикет от изскачащия списък. Прилагайте други действия за този филтър и кликнете върху "Създаване на филтър".
ЗАБЕЛЕЖКА: Не забравяйте да поставите отметка в квадратчето "Използвайте и филтъра за съответстващи разговори", ако искате да приложите този филтър към съобщенията, които вече сте получили от тези два имейл адреса.
След като научихте как да настроите филтрите, вероятно сте създали някои много полезни филтри, които може да искате да използвате в други профили в Gmail. Можете да експортирате филтри от един профил и да ги импортирате в друг.
За да експортирате филтър, първо отворете екрана "Филтри" в екрана "Настройки" (използвайки бутона "Настройки"). След това изберете филтъра, който искате да експортирате в списъка, и кликнете върху "Експортиране".
ЗАБЕЛЕЖКА: Можете да изберете няколко филтъра за експортиране наведнъж.
В диалоговия прозорец "Запиши като" отидете на мястото, където искате да запазите филтъра. Филтърът се записва като XML файл с име по подразбиране, което можете да промените, ако искате, просто оставете разширението като .xml и кликнете върху "Запазване".
Сега имате файл, който можете да архивирате, прехвърляте на друг компютър, споделяте с приятел или импортирате в друг профил в Gmail.
За да импортирате филтър в профила си в Gmail, отворете "Филтри" в екрана "Настройки" и кликнете върху връзката "Импортиране на филтри".
Под "Филтри за импортиране" кликнете върху "Изберете файл".
ЗАБЕЛЕЖКА: Ако промените решението си за импортиране на филтъра, кликнете върху връзката "Отказ за импортиране".
В диалоговия прозорец "Отвори" отидете до мястото, където сте запазили вашия експортиран филтър. Изберете файла и кликнете върху "Отваряне".
Името на файла е в списъка до бутона "Избор на файл". Кликнете върху "Отваряне на файла", за да отворите файла и да импортирате филтрите.
В полето "Търсене" се показва съобщение, докато файлът на филтъра се отваря. Това може да отнеме известно време, в зависимост от броя на филтрите във файла.
Всички филтри в избрания файл са изброени под "Импортиране на филтри". Изберете филтрите, които искате да импортирате. Ако искате да приложите импортираните филтри към съществуващи имейл съобщения (точно както при създаването на нов филтър), поставете отметка в квадратчето "Прилагане на нови филтри към съществуваща поща" и кликнете върху "Създаване на филтри".
Показва се диалогов прозорец, показващ напредъка на процеса на създаване на филтъра. Можете да отмените създаването на филтрите, като кликнете върху "Спиране".
Когато филтрите са създадени, те се показват в списъка ви на екрана "Филтри".
Звездата на Gmail ви позволява да маркирате най-важните си имейли, за да можете лесно да ги намерите по-късно. По подразбиране съобщенията със звезда са означени с жълта звезда, но можете да добавите друг цвят и видове звезди.
Звездите се показват вляво от името на подателя във входящата ви поща.
За да добавите звезда към съобщение във входящата си поща, кликнете върху иконата със звездичка до името на подателя, както е показано по-горе.
Можете също така да добавите звезда към съобщение, докато е отворена. За целта кликнете върху иконата на звезда в горния десен ъгъл на съобщението вдясно от датата. В разговорите ще бъде отдясно на първото съобщение в горната част на разговора.
За да добавите звезда към съобщение, което композирате, кликнете върху стрелката "Още опции" в долния десен ъгъл на прозореца "Изготвяне".
Преместете курсора на мишката върху опцията "Етикет" и след това изберете "Добави звезда" от подменюто.
В съобщението "Изпратено писмо" съобщението, което сте изпратили, е означено със звезда.
Gmail ви позволява да използвате различни цветове и видове "звезди", за да разграничавате съобщенията един от друг.
Тази функция е полезна, ако искате да маркирате няколко съобщения с различни нива на важност. Например, може да използвате звънец със златист цвят за съобщения, които искате да прочетете отново, както и червена удивителна точка за съобщенията, които трябва да следвате.
Кликнете върху бутона "Настройки" и изберете "Настройки" от падащото меню. В раздела "Общи" превъртете надолу до секцията "Звезди". Плъзнете иконите от секцията "Не се използва" в секцията "В употреба", за да добавите различни типове звезди. Ако използвате повече от един вид звезда, щракнете върху иконата със звезда до имейл съобщение, циркулираща през всички използвани звезди. Ако звездате съобщение, докато е отворено, се прилага само първия тип звезда.
За да видите всички съобщения със звезда, кликнете върху етикета "За означаване със звезда" в лявата част на главния прозорец на Gmail. Можете също така да търсите съобщения със звезда, като въведете "е: звезда" в полето "Търсене".
Ако сте използвали няколко различни типа звезди, за да маркирате съобщенията си, можете да търсите конкретен тип звезда. За да направите това, търсете с "has:" с името на звездата (напр. "Has: red-bang").
За да намерите името на определена звезда, отворете раздела "Общи" в екрана "Настройки" и задръжте курсора на мишката над желания тип звезда. Името на звездата се показва в изскачащ прозорец.
Има и списък с имена на звезда в темата за помощ за разширено търсене в помощ на Gmail.
Ако организирате входящата си поща чрез конфигурируемите раздели, споменати по-рано в този урок, в раздела "Основни" също са включени съобщения от други раздели, маркирани със звезда. Ако не искате да виждате съобщения със звезда от другите раздели в раздела "Основно", можете да го изключите.
Кликнете върху иконата "+" вдясно от разделите.
В диалоговия прозорец "Избор на раздели за активиране" премахнете отметката от квадратчето "Включи звезда в основния" и кликнете върху "Запазване".
Ние сме тук сега в края на Урок 4, но вече сте на път да станете Gmail pro! Само за четири кратки дни вече знаете колкото трябва да знаете, за да направите вашата пощенска кутия блестяща, а съобщенията автоматично ще намерят пътя си до определените си етикети, без да попълвате входящата ви поща.
В следващия урок ще говорим за подписи и за това как да защитите профила си и да архивирате данните.
